¿Sabías que cada año se celebran más de 2 millones de bodas en los EE. UU.? Gracias a estas y otras estadísticas de bodas, sabemos que ser un planificador de bodas puede ser gratificante tanto financiera como emocionalmente. Ya sea que tenga una o una docena de bodas en su agenda este año, aquí hay algunos consejos de planificación de bodas que todos los organizadores profesionales de eventos y planificadores de bodas pueden usar para aprovechar al máximo los días especiales de sus clientes.
1. Amplíe su conjunto de habilidades relacionadas con la boda.
Aprende diseño de bodas, fotografía y elaboración de pasteles para que sepas la diferencia entre lo que es bueno y lo que es realmente genial. También puede ofrecer esos servicios en un paquete junto con su planificación. Lleva algo de tiempo, pero este es un consejo de planificación de bodas que los organizadores de eventos pueden usar en cada boda que realicen.
Además de ser de gran ayuda para la feliz pareja, también es un sentido comercial inteligente. Agregar estas habilidades a su lista puede ayudarlo a destacarse de su competencia. También lo ayudará a vender más servicios y ganar más dinero que si limitara su trabajo a solo la planificación.
2. Organice una reunión inicial de planificación de la boda.
Las reuniones iniciales de planificación sientan las bases del éxito de la boda en todos los aspectos. Primero deberá establecer y administrar las expectativas de acuerdo con los presupuestos, las fechas y otros componentes importantes del evento de la boda.
También querrá pasar este tiempo revisando su contrato. Más específicamente, qué incluye o no incluye el contrato. Si las llamadas nocturnas de pánico en los meses previos al gran día no son bienvenidas, hágales saber que si le envían un correo electrónico, siempre recibirán una respuesta a las 10 am del día siguiente.
Lo siguiente que deberá cubrir son las preferencias. ¿Qué ideas tienen ya? ¿Esas ideas encajan en un tema cohesivo? ¿Cómo puede expandirlos de una manera creativa y económica para hacer que su boda sea más única y especial? Lluvia de ideas juntos para llenar los vacíos.
Ah, y asegúrese de hacer un seguimiento de la reunión con documentación escrita de todo lo que ha discutido. Las cosas pueden cambiar en el camino, pero es bueno asegurarse de que todos están en la misma página ahora para que no haya sorpresas.
3. Recuerde que los clientes tienen la última palabra.
Aunque tengan mal gusto. Lo que más importa es que la pareja esté contenta con todas las elecciones que han hecho. Si a ti, a sus familias, a su cortejo nupcial oa cualquier otra persona no les gusta, es una lástima. Es su día especial por lo que deberían tener derecho a vetar lo que quieran.
Dicho esto, muchos planificadores de bodas novatos terminan siendo abrumados por parejas más asertivas que aman la idea pero la odian en su ejecución. Aquí es donde deberá equilibrar su experiencia en la planificación de bodas con sus habilidades de servicio al cliente. Si su idea es imposible o no es probable que tenga éxito, es su trabajo asegurarse de sugerir una o más formas de ayudarlos a lograr su objetivo y aún así lograrlo.
4. Forme relaciones con sus proveedores de bodas favoritos.
Es importante recordar esto incluso cuando recién está comenzando. Todos los planificadores de eventos de boda aportan su propia experiencia, estilo y experiencia. ¿Pero un organizador de bodas que también trae consigo un ejército de proveedores súper talentosos y probados? Ahora eso está por encima y más allá.
Asegúrese de tener una amplia variedad de proveedores en su lista que se ajusten a cada presupuesto y estilo. ¡Nunca se sabe lo que un cliente puede pedir! Incluso puede llegar a definir su propio estilo personal de planificación de bodas. Si ese es el caso, querrá seleccionar categorías de proveedores que, sin importar qué marcas se elijan, puedan trabajar bien juntos tanto en términos de ambiente como de comunicación.
Reúna los equipos de sus sueños desde el principio y hágase amigo de los proveedores más talentosos que pueda encontrar.
5. Tenga un plan de respaldo para todos los componentes principales de la boda.
Según la Guía nupcial, los contratiempos más comunes en una boda incluyen:
- Vino tinto o comida manchando el vestido de novia.
- Un invitado a la boda emborrachándose demasiado y montando una escena.
- Cambios climáticos inesperados a mitad del evento.
- Una novia, novio o invitado se desmaya.
- El personal de su evento llega tarde o alguien se reportó enfermo.
Al leer esa lista, ¿ya tenía ideas en mente sobre cómo manejaría la situación mientras mantenía a los invitados cómodos y optimistas? Si no, es hora de empezar a planificar.
Pero no le hable a sus clientes sobre estos planes hasta que necesite usarlos. Sí, deberían sentirse cómodos cuando lo contraten, ya que saben que estará allí para interferir en todos estos temas y más.
Sin embargo, si les muestra las muchas (y nos referimos a muchas) cosas que pueden salir mal incluso en las bodas más simples, pueden sentirse abrumados rápidamente. Así que hágales saber que los tiene cubiertos, pero no los preocupe con los detalles. Y cuando llegue el momento, estarán mucho más impresionados con tus habilidades de superhéroe mientras salvas el día de su boda de un desastre cercano.
6. Agilice el papeleo de la boda.
El papeleo es una necesidad absoluta cuando se planea una boda. Pero es mejor mantener estas pilas de contratos, acuerdos de proveedores y propuestas organizadas y fuera de la vista hasta que se necesiten. Por eso es tan importante contar con un sistema para la recepción de documentos, la recuperación de firmas y el mantenimiento de registros. Asegurarse de que a todos se les pague y estén en la misma página en todo momento es muy importante, ¡así que haga que su documentación sea colaborativa y fácil de acceder para todas las partes interesadas cuando sea necesario!
7. Forme relaciones con lugares para eventos de bodas.
Los lugares para bodas son un mundo competitivo, especialmente si usted es un planificador de bodas en una gran ciudad con espacios de alta demanda o en un pueblo pequeño donde las opciones son encantadoras pero limitadas durante la temporada alta. Trabajar en equipo con lugares para bodas te ayuda a ti y a tus clientes. Si es un placer trabajar con usted, a los lugares para eventos de bodas les encantará tenerlo nuevamente en su espacio en el futuro. Incluso pueden recomendarlo a parejas que buscan un planificador de bodas local talentoso.
Y si tiene una pareja cuyo sueño de boda se centra en un lugar en particular que generalmente tiene una gran demanda, puede informarles que tiene una relación preexistente con su equipo de administración. Si puede obtener una reserva prioritaria, ¡genial! Pero incluso si esa no es una posibilidad, el simple hecho de saber que ha trabajado con ese lugar en el pasado es un excelente punto de venta para los nuevos clientes a medida que exploran el sitio web de su empresa.
8. Tenga un plan de crisis.
Ya hemos discutido lo importante que es tener un plan de respaldo para las actividades de la boda o los componentes que salen mal el día de la boda. Pero, ¿qué pasa con un plan para manejar las emociones de sus clientes antes del gran evento? Si alguien tiene un colapso, será su trabajo asegurarse de que el problema se resuelva y, lo que es más importante, que la persona se sienta relajada, feliz e incluso emocionada nuevamente.
Estos problemas pueden incluso ir más allá del alcance de lo que puede controlar, especialmente si se trata de conflictos interpersonales. Como su planificador de bodas, solo se beneficiará de tener un método sistemático para ayudar a animarlos en el lugar con anticipación. Pensar rápido es una de tus mejores cualidades como organizadora de bodas. ¡Y tener un plan de crisis lo hará mucho más fácil!
9. Cree un sitio de cartera detallado.
Los sitios de cartera de bodas son excelentes para su negocio. Lo ayuda a ser descubierto en línea, organiza cuidadosamente sus experiencias relevantes y presenta lo que puede ofrecer a sus clientes. ¡Pero también es genial para tus clientes! Es posible que tengas fotos de bodas similares, lookbooks anteriores o blogs sobre historias entre bastidores que puedes compartir para inspirar su propio evento.
Al construir su sitio de cartera, asegúrese de incluir cada uno de los siguientes:
- Una lista detallada de los servicios que brinda y el costo aproximado de cada paquete.
- Tu filosofía de planificación de bodas y una explicación de cómo trabajas con los clientes.
- Fotos de eventos pasados junto con descripciones de lo que hiciste para que fuera tan perfecto.
- Una selección de referencias examinadas para que los nuevos clientes se registren.
- Cualquier premio profesional relevante, membresía o educación que agregue credibilidad a sus habilidades de planificación de bodas.
Junto con el resto de los elementos en su kit de herramientas de planificación de bodas, querrá asegurarse de tener
10. Utilice una o más herramientas de planificación de bodas para gestionar varios proyectos a la vez.
¿Estás planeando varias bodas a la vez? Entonces realmente necesitará estar al tanto de su juego de organización para mantener todo en orden. Afortunadamente para ti, hay muchas herramientas que son gratuitas (o asequibles), fáciles de usar y cubren una amplia gama de tareas de planificación de bodas. Hemos enumerado algunas de nuestras herramientas de planificación de bodas aquí.
Puede usar aplicaciones, herramientas y sitios web de planificación de bodas para completar y organizar tareas como:
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Herramientas de diagramación de bodas para ayudar a organizar su boda y compartir detalles relevantes que necesitarán sus proveedores de catering, animadores y otros proveedores. Pruebe el software gratuito de diseño de bodas en 3D.
- Aplicaciones de publicación sin papel que se sincronizan con su lista de invitados digital para enviar automáticamente recordatorios por correo electrónico, invitaciones y confirmaciones de asistencia a intervalos designados.
- Una lista seleccionada de proveedores y lugares locales con ejemplos de bodas reales para ayudarlo a reducir su búsqueda.
Básicamente, para cualquier cosa relacionada con la boda que necesite hacer, hay una aplicación para eso.
Conclusiones principales: consejos para planificadores de bodas profesionales
Ya sea que recién esté comenzando o que tenga algunos años de experiencia en la planificación de bodas, siempre es bueno obtener nuevas ideas sobre cómo mejorar. Si recuerda algo de este artículo, tenga en cuenta estas ideas clave:
- No existe el exceso de planificación. Desde planes de fusión hasta aplicaciones de diagramación de eventos, ¡siempre será útil tener tantas herramientas y planes a su disposición como sea posible!
- Invertir en la superación personal. Agregar nuevas habilidades o perfeccionar el sitio web de su evento lo ayuda tanto a usted como a los clientes de su boda. Así que pague por esa clase, la herramienta de diagrama de asientos o la membresía de una asociación profesional. Valdrá la pena.
- Enfócate en tus relaciones. Clientes, proveedores, administradores de espacios para eventos. Son todas personas importantes que ayudan a hacer su negocio y su vida. Asegúrese de pasar tiempo cultivando relaciones personales con estas personas tan importantes.
Al final del día, estás haciendo realidad los sueños. ¡En realidad! Y mientras hagas lo mejor que puedas y sigas consejos como estos, cada boda que planees será un éxito. ¿Listo para aprender más sobre la planificación de bodas? Echa un vistazo a 15 sencillos pasos para crear el mejor plano de asientos para bodas.