En todas las industrias, los coordinadores de reuniones y eventos son algunas de las personas más trabajadoras que existen. Son planificadores y comunicadores expertos y, en última instancia, son responsables de crear experiencias que den vida a la visión del cliente.
En nuestro último libro electrónico gratuito, nos sumergimos en lo que se necesita para ser un coordinador de eventos moderno y descubrimos algunas cosas que establecen lo mejor #eventoprofes por encima del resto.
Estos son los 10 mejores consejos para la planificación de eventos que nunca aprendiste en la escuela:
Consejo #1: Conviértete en el mejor amigo de los datos
Cada decisión que tome puede y debe estar respaldada por datos. Eso significa que necesita identificar formas de cuantificar y aprender de sus esfuerzos como planificador.
Empezar a experimentar con la medición de NPS e implementar encuestas que van más allá de opiniones y anécdotas. Utilice métricas cuantificables para determinar que las decisiones que toma tienen un efecto real.
Tener buenos datos es valioso más allá de solo brindarle la capacidad de iterar y diseñar mejores eventos cada vez. Le permite negociar y retroceder cuando los clientes tienen ideas que puede demostrar que nunca funcionaron en el pasado.
Lee mas: Cómo la integración de datos de eventos puede resolver los misterios del ROI de su evento
Consejo #2: La creatividad es clave
Comunicador… listo. Organizador… listo. Artista…?
Dedicamos tiempo y esfuerzo al diseño de eventos porque la experiencia importa. Manténgase creativo por buscando inspiración fuera del mundo de los eventos.
Apóyate en tus socios creativos, como artistas, proveedores de muebles y diseñadores, que son responsables del atractivo visual de tu evento. Desafíelos y sea deliberado sobre cada detalle del diseño.
Consejo #3: Piensa como un antropólogo
Si administra eventos en ciudades de todo el país (o del mundo), debe comprender la cultura y la gente de ese lugar. ¿Estás planeando un evento en Los Ángeles? Es mejor que tengas una buena comprensión de la situación del tráfico. Considere la naturaleza y la composición demográfica de la ciudad en la que se encuentra su evento. para evitar descuidos graves.
Al elegir un destino, tenga en cuenta el mensaje que envía. Trabaje con el CVB en el área para vincular la cultura de la comunidad con los temas de su evento de destino.
Hay mucho más sobre cómo elegir el lugar adecuado (¡eficientemente!) en nuestro nuevo libro electrónico.
Lee mas: Cómo elegir destinos útiles para eventos inolvidables
Consejo #4: Fotos o no sucedió
¿Cómo sabes que has diseñado un evento memorable? Una forma es averiguar si los asistentes comparten fotos o usan el hashtag de su evento en las redes sociales.
Diseñe su evento de una manera que fomente la interacción en las redes sociales. Por ejemplo, cree una cabina de fotos emergente o pegue el logotipo de Instagram en todo el lugar como un llamado a la acción. (¡Aún más ideas aquí!)
Al considerar el diseño del evento, recuerde que todo en su evento es un telón de fondo para una foto. Piense en los elementos visuales que harían que se detuviera y tomara una foto, e incorpórelos a su evento.
Consejo #5: Anótalo y ámalo
Si está leyendo esto, probablemente le guste pensar en términos de listas de verificación, viñetas y elementos de acción.
Pero ese podría no ser el caso para todos los involucrados en el proceso de planificación. Al delegar tareas, pídale a su equipo que reformule lo que se le pide en forma de lista. para asegurarse de que no se malinterprete absolutamente nada.
Lee mas: La lista de verificación de planificación de eventos imprimible
Consejo #6: encuentre propiedades en las que confíe y haga crecer su red
La razón principal por la que los planificadores dedican tanto tiempo a las visitas al sitio es que no siempre tienen lugares o contactos de confianza en una ciudad determinada. Podría continuar dedicando su tiempo a examinar los espacios de reunión con sus propios ojos, pero sería mejor que explorara nuevas conexiones humanas, que ya tienen las respuestas que está buscando.
En esta industria, las conexiones lo son todo, así que no dudes en pedir presentaciones.
Encuentre un mentor en la ciudad de su evento en quien confíe con recomendaciones locales.Haz clic para twittear
Consejo #7: Sea proactivo: Pida y recibirá
Es hora de un poco de inversión de roles. Está acostumbrado a cumplir con la mayor cantidad posible de solicitudes de clientes. Pero asegúrese de pedirles a sus socios que hagan un esfuerzo adicional por usted.
Por ejemplo, pregunte a sus proveedores de A/V para incorporarse al proceso de toma de decisiones. Pregunta a tus socios para unirse a usted en las visitas al sitio; podrían captar los detalles que normalmente pasaría por alto.
Consejo #8: Si descansas, te oxidas
Invierte en tu aprendizaje. Pasas todo tu tiempo reuniendo a la gente para celebrar, hacer conexiones o educarse a sí mismos. ¿Qué estáis haciendo para mejorar la calidad de vuestros eventos?
Recuerda que el aprendizaje ocurre fuera de tu zona de confort. No se limite a recurrir a lo que funcionó en el pasado. Ofrezca su tiempo con una organización de la industria. O Regístrese para eventos y ferias que siempre has soñado con asistir.
Consejo #9: Haz que los eventos vuelvan a ser verdes
Es hora de que todos hagamos nuestra parte y busquemos oportunidades para disminuir nuestra huella de carbono. Pregunta por los programas de eventos ecológicos o alternativas sostenibles disponibles en los lugares con los que está trabajando. Esto puede ser un gran punto de venta para su evento. Promociona el hecho de que has diseñado una experiencia de evento con sostenibilidad en mente.
Consejo #10: Sea un héroe, salve el día y hágalo de nuevo
No hay forma de enseñar esto, pero a través de la experiencia, los mejores planificadores modernos mejorarán su capacidad de pensar sobre la marcha. ¿Por qué siempre parece que lo único para lo que no tenía un plan alternativo es lo único que sale mal?
Los planificadores heroicos pueden convertir grandes desastres en pequeñas victorias. Para mitigar el riesgo, encontrar un socio responsable para servir como control y equilibrio, alguien que puede actuar como un segundo par de ojos en los planes de su reunión.
No siempre es fácil, pero tampoco es imposible. La parte más emocionante del trabajo es lo desconocido. Con todo el esfuerzo que ponemos en coordinar un evento perfecto, siempre existe la posibilidad de que algo salga mal. Ahí es donde los planificadores de reuniones modernos pueden intervenir para salvar el día.
Los consejos para coordinadores de eventos que lee hoy son mucho más fáciles con herramientas y tecnología colaborativas, no solo para ahorrar tiempo sino también para desarrollar las mejores experiencias de eventos trabajando en grupo.
Después de todo, es lo que mejor saben hacer; unen a las personas para lograr grandes cosas. No olvide tomar estos consejos (y más) sobre la marcha en nuestro descargable gratuito.
¿Necesita más consejos para la planificación de eventos?
¿Cómo se planifica un evento?
Comience temprano, concéntrese en los detalles, delegue responsabilidades, tenga un plan de respaldo para su plan de respaldo y siempre concéntrese en el asistente.
¿Qué hace a un buen planificador de eventos?
Fuertes habilidades organizativas, una red amplia y comprometida, las habilidades para hacer crecer constantemente esa red, creatividad, enfoque en el cliente y resiliencia.
¿Cuáles son los pasos de la gestión de eventos?
– Establece un objetivo para tu evento
– Reúna a su equipo
– Planifica los detalles (cuándo, dónde, quién)
– Determinar el día de la logística
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