Como planificadores, vivimos y morimos según nuestras bandejas de entrada de correo electrónico. La ironía es que, incluso con tantas herramientas de productividad para cada tarea, la colaboración en la planificación de eventos aún implica la comunicación por correo electrónico. Estamos en contacto con todos, incluidos nuestros equipos, clientes, gerentes de lugares y proveedores.
Para aprovechar adecuadamente este poderoso medio y convertirlo en el poderoso canal de colaboración que es, la comunicación efectiva por correo electrónico es clave. Aquí hay diez consejos para ayudarle a lograr precisamente eso.
A pesar de la gran cantidad de herramientas de colaboración, la planificación de eventos aún implica la comunicación por correo electrónico.
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1. Tener una meta
La comunicación por correo electrónico es gratuita, pero esto no significa que sea un boleto gratis para abusar de su bandeja de salida.
Antes de presionar el botón Enviar, pregúntese qué espera lograr con cada correo electrónico. Si no hay una razón sólida de por qué lo está haciendo, es mejor no enviarlo. Además, de esta manera, puede condicionar a su equipo para que solo espere correos electrónicos importantes de usted, dignos de una interacción instantánea.
Las personas ya tienen suficiente en su plato, especialmente en la planificación de eventos, así que evite enviar spam a su bandeja de entrada ahogándolos en correos electrónicos triviales marcados como de alta prioridad.
2. Mantenlo claro y conciso
El correo electrónico de formato largo es cosa del pasado y, si bien hay ocasiones en las que es necesario, la comunicación efectiva por correo electrónico de eventos exige que sea conciso en lo que desea transmitir.
A la gente le encanta la brevedad, y nadie quiere verse atrapado en el largo (aburrido) fuego cruzado de los correos electrónicos. Sólo di lo que hay que decir y vete. También te ahorrará un montón de tiempo.
3. Sea rápido en su respuesta
Las respuestas oportunas son una mejor práctica de correo electrónico. Ser rápido en sus respuestas será apreciado por el remitente mientras se quita de encima el mono de los correos electrónicos sin responder.
Un truco para abordar esto es emplear la respuesta de un minuto, en la que se toma un minuto o menos para responder a los correos electrónicos que recibe, con la única excepción de los correos electrónicos de formato largo (consulte el punto 4). Si puede responder un correo electrónico rápidamente, hágalo. Pero, como planificadores, no siempre estamos en nuestro escritorio. Por lo tanto, no hay necesidad de responder en el segundo exacto en que un correo electrónico llega a su bandeja de entrada.
Las respuestas oportunas son una mejor práctica de correo electrónico.
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4. Posponer correos electrónicos que requieren respuestas más largas
Algunos correos electrónicos generalmente requieren respuestas más elaboradas y las frases sencillas no sirven. Si tiene poco tiempo, posponga el correo electrónico hasta el momento en que esté listo para manejarlo.
Es posible que sienta la necesidad de responder con una respuesta rápida en las líneas de «Entendido, le responderé más tarde». Pero esto solo contribuye a la sobrecarga de correo electrónico, y no necesariamente desea establecer una reputación como alguien que responde súper rápido, a menos que no pueda evitarlo.
Cuando finalmente te pongas manos a la obra, elabora una respuesta bien pensada que haga avanzar la conversación. De eso se trata la comunicación eficaz por correo electrónico.
5. Ten un asunto claro
Una línea de asunto fuerte y clara no solo debe ser una reserva del marketing de eventos. También debe estar en el centro de todas las comunicaciones internas por correo electrónico.
Tener una línea de asunto directa permitirá a los destinatarios saber lo que necesita de ellos en un instante, incluso antes de que abran el correo electrónico. A su vez, esto le permitirá reducir el tiempo que dedica a redactar el correo electrónico, ya que el destinatario ya conoce la mitad de la historia.
Ejemplos de una línea de asunto clara:
Se necesita una respuesta URGENTE: el plano de planta final vence el 21 de febrero de 2018
Responda: Presupuesto provisional para la reunión de desayuno XYZ
Y hablando de destinatarios previstos…
6. Envíe/responda solo cuando sea necesario
La comunicación eficaz por correo electrónico también significa enviar el correo electrónico adecuado a la persona adecuada. No desea incluir a su equipo de Cuentas en los correos electrónicos de problemas de diseño de banners, ni tampoco desea realizar actualizaciones de venta de boletos con el coordinador de equipos.
¿Por qué? Esto ahorra a todos en el equipo un tiempo precioso. Y reduce las posibilidades de que su correo electrónico se pierda en el ruido blanco porque todos asumirán que alguien responderá.
El mismo caso se aplica a las respuestas por correo electrónico. Use la sección «Responder a todos» con prudencia, a menos que todos los miembros de la cadena de correo electrónico necesiten saberlo.
7. Seguimiento oportuno
Se espera un seguimiento oportuno en el mundo de los eventos. Sus clientes, el lugar y/o los servicios de catering esperan un seguimiento relativamente oportuno cuando se trata de los eventos en los que están trabajando.
En cuanto a los seguimientos, no existe una fórmula estricta. Pero a menudo es bueno mantenerlo 1. breve y 2. al grano. Puede comenzar con una línea neutral y cordial, luego infórmele al destinatario que le está dando seguimiento.
Evite la línea «Como se ve en el correo electrónico a continuación» y, en su lugar, sea claro al reiterar sus intenciones en una o dos líneas, antes de cerrar con «Avíseme si tiene alguna pregunta» o «Espero recibir sus pensamientos». .
Y, eh, deshazte de las sutilezas y las disculpas a medias: «No quiero molestarte, pero…» o «Lamento haber obstruido tu bandeja de entrada…» Tu lector apreciará que vayas al grano antes de tiempo. luego.
Sea más eficaz en las comunicaciones por correo electrónico al reiterar claramente sus intenciones en una línea o dos.
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8. Elige un momento adecuado
Hay muchas teorías sobre cuándo es el mejor momento para obtener una respuesta, pero a veces la comunicación eficaz por correo electrónico solo requiere un poco de sentido común.
Puede que estemos en el negocio de los eventos, pero nadie quiere que le envíes un correo electrónico a las 3 a. m. del jueves solo porque no podías dormir y te sentías productivo. Das la impresión de ser un adicto al trabajo sin vida y, peor aún, un obsesivo.
Además, nadie quiere una avalancha de correos electrónicos después del horario laboral habitual los viernes. Las personas tienden a desconectarse mentalmente y ya han cambiado a la parte de la «vida» del equilibrio entre el trabajo y la vida que juraron observar este año.
9. Evita la jerga y los atajos
Usted puede ser el mejor amigo de sus compañeros de trabajo. En este caso, uno o dos emojis ocasionales tienen sentido.
Pero cuando se trata de correspondencia comercial, manténgase alejado de la jerga y las caras sonrientes. La correspondencia comercial por correo electrónico debe mantener un sentido de profesionalismo. Si bien podría Y esto incluye eliminar palabras cortas como «Gr8» que denota Genial, «4 u» en lugar de para ti y así sucesivamente.
Cuando se trata de correspondencia comercial, manténgase alejado de la jerga y las caras sonrientes.
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10. Mantenlo limpio y ordenado
¿Cuántas veces ha sido víctima de esos largos hilos de correo electrónico que están salpicados de signos de intercalación (>>>)? Puede ser difícil llegar al meollo del mensaje de la cadena de correo electrónico sin perderse por completo. Los mensajes de correo electrónico desordenados no solo son molestos, sino que a veces el mensaje más relevante corre el riesgo de desaparecer en algún lugar.
Los signos de intercalación en los correos electrónicos no son algo malo, pero muchos de ellos hacen que los buenos correos electrónicos sean un desastre y pueden ser irritantes de leer. Siempre puede asegurarse de limpiarlos para deshacerse de todas las direcciones de correo electrónico atascadas en el mensaje.
En una nota relacionada, para garantizar una comunicación por correo electrónico efectiva, formatee el texto del cuerpo. Pero no te excedas, incluso un simple toque para que sea fácil de leer ayuda.
Use viñetas donde sea necesario. Enfatiza la hora, las fechas y los lugares en negrita para que sean particularmente obvios. Y si el hilo involucra a varias personas, puede usar «@Nombre» para llamar la atención de un destinatario en particular.
Si está buscando obtener más de lo que quiere del correo electrónico mientras hace que este antiguo canal de colaboración sea más divertido, siga estos consejos para una comunicación efectiva por correo electrónico. Y luego, descubra las 10 mejores herramientas de seguimiento de correo electrónico para planificadores de eventos.
¿Y usted? ¿Hay algún paso en falso en la comunicación por correo electrónico que deba evitarse? Cuéntanos en los comentarios o únete a nosotros en Facebook. ¡No olvide consultar nuestra aplicación de planificación de eventos!