Tanto para el presentador experimentado como para el ocasional, la sesión de preguntas y respuestas provoca ansiedad e incluso miedo. Como Elon Musk descubrió recientemente, incluso la presentación mejor preparada y organizada puede descarrilarse cuando el orador se enfrenta a información irrelevante, preguntas sin respuesta o incluso hostilidad.
Sin embargo, la sesión de preguntas y respuestas es una herramienta esencial. Es una forma de hacer que tu trabajo sea realmente un tema de conversación y una forma de conectarte con tu audiencia. Con un poco de creatividad, puede usar la sesión de preguntas y respuestas para transformar y elevar su charla.
Aquí hay algunas ideas de cómo:
1. Sepa por qué y qué está haciendo
Incluir preguntas y respuestas en su charla cambia fundamentalmente la dinámica entre usted, el orador y la audiencia, en el buen sentido. Nosotros, como oradores, a veces olvidamos que el objetivo de la presentación no es dejarnos hablar. Es crear un intercambio de puntos de vista e información. Las sesiones de preguntas y respuestas transforman la presentación de un ejercicio vacío de lectura a una experiencia de aprendizaje real y fructífera.
- Cuando las presentaciones son interactivas, es mucho más probable que los miembros de la audiencia presten atención, participen y permanezcan sintonizados.
- Las preguntas y respuestas muestran cómo otros perciben su trabajo
- Preguntas y respuestas le permite obtener más información sobre su producto o tema.
Las sesiones de preguntas y respuestas transforman la presentación de una simple conferencia en una verdadera experiencia de aprendizaje.
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2. Tiempo, tiempo, tiempo
Es fácil pensar en las preguntas y respuestas como una ocurrencia tardía, ¡aunque es todo lo contrario!
Como mínimo absoluto, asigne el 25 % de su tiempo total a la sesión de preguntas y respuestas. No ceda a la tentación de quedar atrapado en el flujo de su presentación y pasarse del tiempo de uso de la palabra. Obtendrá más información, y en un formato más digerible, durante las preguntas y respuestas. Además, considere no agrupar todo su tiempo de preguntas y respuestas hasta el final, pero planifique algunas sesiones interactivas de preguntas y respuestas durante su tiempo de hablar (¡vea los consejos 6 y 7 a continuación!)
3. Haz una lista de posibles preguntas (y respuestas)
Mientras prepara la presentación, tenga en cuenta a la audiencia y lo que está buscando. Intenta ver las cosas desde su perspectiva. ¿Qué preguntas podrían tener? Primero, haga una lluvia de ideas de al menos 5 a 10 preguntas clave (dependiendo de la duración de su presentación). Luego, prepare respuestas para ellos. Mantenga las respuestas cortas y directas.
Prepárese para su sesión de preguntas y respuestas con posibles preguntas y respuestas.
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4. Guarde algunas diapositivas en reserva específicamente para preguntas y respuestas
¿Alguna vez has escrito una presentación y te has dado cuenta de que algunas diapositivas entran en demasiados detalles y restan valor al flujo de la presentación? No los tires. Téngalos a mano para la sesión de preguntas y respuestas. Cuando surja una pregunta que sea más profunda, saque la diapositiva preparada y luzca como un as absoluto por tener la información lista.
5. Neutralice los problemas con franqueza
Cuando recibe una pregunta relevante y reflexiva que le permite hablar sobre su producto, responderla es fácil. Pero, ¿qué sucede si recibe una pregunta irrelevante, serpenteante o, peor aún, hostil? Incluso estas situaciones desafiantes pueden convertirse en una ventaja para usted.
- Agradezca a la persona que hace la pregunta independientemente. Esto es especialmente efectivo para neutralizar preguntas hostiles planteadas porque el autor de la pregunta está presumiendo. Agradeciéndoles por la nueva perspectiva que brindan y prometiéndoles analizar su perspectiva en el futuro. Esto muestra tu apertura sin renunciar a tu autoridad.
- Si es posible, dirija las preguntas irrelevantes hacia otra cosa que desee abordar en su sesión de preguntas y respuestas, pero que no haya tenido la oportunidad de abordar. Una técnica para hacerlo es reformular la pregunta: «Si entendí bien, la pregunta es…» y luego girar hacia la pregunta que desea responder. Además, funciona para situaciones en las que no puedes escuchar la pregunta, el autor de la pregunta tiene un acento fuerte o simplemente no estás seguro de lo que está preguntando.
- Prepare una respuesta para preguntas extrañas e inapropiadas que les permita a usted y al autor de la pregunta salvar las apariencias. Por ejemplo, podría decir: ‘Esa es una gran pregunta y, aunque no creo que sea apropiado responderla en este momento, me complacerá abordarla individualmente después de la sesión’.
Todas estas estrategias refuerzan su autoridad en la sala. Otros en la audiencia podrán decir que la pregunta es irrelevante u hostil. Y apreciarán su aplomo al manejar tales preguntas de manera efectiva.
6. Utilice software para revolucionar las preguntas y respuestas
Aunque los consejos anteriores ya le brindarán una sesión de preguntas y respuestas efectiva, la tecnología puede ayudarlo a sacarlo del parque.
Utilice un software que haga que interactuar con su audiencia, recopilar y responder preguntas sea pan comido. En lugar de un micrófono, invierta en herramientas que permitan a todos enviar una pregunta a través de sus dispositivos móviles. Esto solía hacerse a través de un sistema llamado clickers. Los clickers eran torpes, caros y requerían mantenimiento.
Actualmente, puede invertir en un paquete de software que le permitirá a su audiencia enviar preguntas o responder una encuesta en sus dispositivos móviles. El costo (para usted o su empresa) es mínimo; los beneficios del compromiso son enormes. Debido a que estos sistemas permiten que su audiencia responda una pregunta en tiempo real, puede sondear a su audiencia y mostrarles los resultados, lo que genera una conversación real y la creación de ideas.
El software de preguntas y respuestas facilita la interacción y la recopilación de preguntas de su audiencia.
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7. Democratizando la discusión
El uso del software de preguntas y respuestas en vivo para su software significa que ya no está obligado a usar las preguntas y respuestas al final de su charla.
En su lugar, puede implementar preguntas antes, durante y después de su charla para crear un sistema de comentarios que brinde la máxima información e intercambio para usted y su audiencia. Puedes:
- Pídale a su audiencia que envíe sus preguntas con anticipación. Aunque obtendrá algunas preguntas no relacionadas, esta es una excelente manera de salir de su propia cabeza y descubrir realmente lo que su audiencia quiere saber.
- Permita que su audiencia vote sobre las preguntas enviadas. Al permitir que las personas voten a favor de sus favoritos, terminará con una lista de preguntas prioritarias con anticipación.
- Vuelva a escribir dos o tres de las preguntas enviadas como una encuesta de opción múltiple; administre las encuestas al principio y en la mitad de su charla.
- Después de cada mini-encuesta, pida a los miembros de la audiencia que discutan los resultados en grupos pequeños (de 5 a 7 personas) antes de volver a juntar la sala.
- Ponga sus comentarios finales DESPUÉS de las preguntas y respuestas. Ya sea que tenga una sesión de preguntas y respuestas al final o intercale preguntas, encuestas y debates, pronunciar sus comentarios de cierre después de las preguntas y respuestas reafirma su control de la información y le permite subrayar las conclusiones del debate. ¡Solo asegúrate de que sea breve y directo!
Implemente Q antes, durante y después de su charla para brindar comentarios que brinden la máxima información.
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El resultado será una discusión más democrática y abierta que mantendrá a su audiencia completamente involucrada durante todo el período de presentación. La mayoría de los expertos están de acuerdo en que el ser humano promedio comenzará a desconectarse después de un máximo de 20 minutos; incluso los oradores más talentosos perderán su audiencia por períodos de tiempo. Por otro lado, reorganizar su presentación para que esté marcada por sesiones de preguntas y respuestas más cortas y discusiones grupales después de encuestas estratégicas ¡mantendrá a su audiencia alerta todo el tiempo!
8. Obtenga el control
Lo bueno de usar el software de respuesta de la audiencia es que puede ayudarlo a recopilar y analizar las preguntas con anticipación. O realice encuestas en tiempo real, lo que le permite controlar la sala. Al obtener una vista previa de al menos algunas preguntas con anticipación, no solo se da la oportunidad de prepararse, sino que también puede eliminar las preguntas hostiles e irrelevantes con anticipación.
9. Aprovecha el anonimato
Otro aspecto positivo del uso de software con su sesión de preguntas y respuestas es que puede permitir que las personas hagan preguntas de forma anónima (cuando las envían antes de la charla) o que brinden su opinión de forma anónima (cuando votan en una encuesta en tiempo real). Debido a que la entrada es anónima, no hay riesgo ni juicio por parte de compañeros o jefes, y las personas se sienten liberadas para plantear grandes preguntas.
Aprovechar el anonimato permite a la audiencia plantear grandes preguntas y preguntar libremente sin juzgar.
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10. Practica, practica, practica
Como con cualquier otra cosa, la práctica hace al maestro. O, si no perfecto, al menos mejor.
Incluso con la mejor estructura y preparación, las sesiones de preguntas y respuestas vienen con cierta incertidumbre y requerirán pensar en sus pies. Cuando practique su presentación, practique también las preguntas y respuestas: pida a algunos amigos o colegas que se sienten en su “audiencia” y le hagan preguntas.
Como puede ver, la sesión de preguntas y respuestas no es algo que deba temer, sino una herramienta clave para asegurarse de que su presentación realmente transmita su punto de vista. Cuanto más desarrollada, activa y comprometida sea su sesión de preguntas y respuestas, más exitosa será su presentación general. Se ha demostrado que la participación activa aumenta la atención, la comprensión y la retención de la información presentada.
Ya sea que agrupe su sesión de preguntas y respuestas al final, en el formato tradicional, o experimente con otros estilos, una sesión efectiva de preguntas y respuestas mejorará la comprensión de su material por parte de su audiencia. Creará una atmósfera más democrática y colaborativa, permitiendo que las personas vean cómo sus pensamientos se comparan con los de los demás. Al mismo tiempo, los miembros de su audiencia sentirán que se están abordando sus preguntas e inquietudes individuales. Incluso las personas que son reacias a hablar se sienten empoderadas y todos se sienten más comprometidos e involucrados en su proyecto.
No nos lo tomes a nosotros: cuéntanos qué haces para maximizar una sesión de preguntas y respuestas. Danos un grito en Facebook o Gorjeo.
A continuación, descubra algunos pasos simples para una mejor participación posterior al evento.