10 herramientas tecnológicas imprescindibles para eventos virtuales

La tecnología de eventos está en el centro de la tendencia de los eventos virtuales. Desde ferias comerciales en línea hasta seminarios web y conferencias y actuaciones transmitidas en vivo: la tecnología lo hace todo posible. Pero, ¿cuáles son las herramientas tecnológicas esenciales que necesita para planificar un evento virtual, impulsar los registros y la participación, y ejecutar el evento sin problemas? Aquí analizamos las 10 principales herramientas de tecnología de eventos virtuales que necesita para organizar eventos que emocionen, entretengan y eduquen.

Explore 10 de nuestras herramientas tecnológicas de eventos virtuales favoritas:

1. Sitio web del evento virtual

Al igual que los eventos presenciales, los eventos virtuales se benefician de un sitio web de eventos dedicado. Estos sitios web proporcionan una «base de operaciones» para sus eventos virtuales, lo que crea una sensación de realismo para los eventos en la esfera digital. Cada evento digital atrae a invitados que siguen de cerca las redes sociales, otros que miran su bandeja de entrada de correo electrónico y otros que no revisan estos canales. Un sitio web de eventos mantiene a todos en la misma página.

Estos son los elementos esenciales de un sitio web de eventos virtuales:

  • Cuando y donde. ¿Cuál es la fecha y hora de inicio del evento? ¿Dónde se reúne la gente en línea? (es decir, ¿cuál es la plataforma central en línea para el evento?)
  • Qué está pasando y por qué la gente debería asistir. Describa claramente lo que las personas obtendrán del evento virtual si se registran. ¿Conocimiento? ¿Oportunidades de establecer contactos? ¿Entretenimiento? Este es su discurso de evento que impulsa los registros en casa.
  • Marca clara. Debería ser evidente al instante quién está al mando de un evento. En algunos casos (piense en el Festival de Sundance o CES), el evento en sí es la marca principal. Pero para muchos eventos, la marca principal será la empresa u organización que alberga el programa virtual.
  • Título del evento. Dale a tu evento un título simple que aclare el tema o el objetivo del evento. Elija el hashtag coincidente para el evento al mismo tiempo.
  • Llamado a la acción y registro. Facilite que los posibles invitados se conviertan en asistentes registrados. Su CTA debe destacarse y fomentar los clics.
  • Imágenes atractivas que reflejen el evento. Incluye fotos que reflejen el objetivo del evento. ¿Interacciones felices en tiempo real sobre pantallas? ¿Aprender y estudiar? Utilice imágenes que muestren lo que la gente puede esperar.
  • Respuestas a eventos anteriores. Si se trata de un evento virtual repetitivo, agregue citas de asistentes felices. Solicitará estas respuestas en las encuestas posteriores al evento, pero también las encontrará en las redes sociales.

2. Tecnología de registro de eventos

El registro de eventos es el puente entre el marketing de eventos y su evento virtual: debe ser fluido, seguro, intuitivo y compatible con dispositivos móviles. Puede utilizar una plataforma de registro y diseño de sitios web de eventos flexible que combina el diseño y el proceso de registro. O bien, puede agregar un enlace de registro a un sitio web existente. Cualquiera que sea la ruta que elija, los procesos de registro y pago deben ser sencillos y seguros. Por lo general, el registro incluirá un mínimo de cinco páginas:

  • Información del asistente
  • Elementos de registro (nivel de acceso, entradas VIP)
  • Registro de sesión
  • Resumen de lo que los asistentes han aportado y elegido
  • Pagina de pago

También puede incluir preguntas para los inscritos, por ejemplo, cómo se enteraron del evento o qué les gusta de las ofertas de sesiones específicas. Las respuestas pueden ayudarlo a mejorar sus futuras estrategias de marketing y planificación de eventos virtuales.

3. Aplicaciones para eventos

La mayoría de las personas acceden a la información de los eventos a través de sus dispositivos móviles, al menos en parte. Crear una aplicación de evento móvil que coincida con su sitio web puede ayudar a que su evento sea más experiencial e interactivo. Al igual que su sitio web, su aplicación de eventos debe reflejar la marca del evento e incluir un resumen claro de sus beneficios. Debido a que está ocupado planificando las ofertas de eventos virtuales, desde asegurar patrocinadores hasta finalizar los contratos de oradores principales, también debería ser fácil de construir.

Para eventos virtuales, las aplicaciones son más valiosas como herramientas de participación de los asistentes. Las aplicaciones pueden fomentar:

  • Red profesional
  • Construcción de conocimiento a través del contenido original del tema del evento
  • Interés sostenido a través de juegos y preguntas y respuestas en vivo
  • Entendimiento a través de encuestas a los asistentes antes, durante y después del evento

Una aplicación de eventos también puede aumentar los ingresos del evento a través de patrocinadores destacados y anuncios para patrocinadores dentro de la aplicación.

4. Software de transmisión en vivo

La mayoría de los eventos en línea se transmiten en vivo en su totalidad o en parte. Para eso, necesitará que los asistentes se reúnan en una aplicación de transmisión en vivo para ver los discursos principales, los seminarios de capacitación, los lanzamientos de productos y las actuaciones que ha planeado. Hay muchas opciones tecnológicas para eventos de transmisión en vivo, que incluyen:

  • YouTube en vivo
  • Facebook en vivo
  • Periscopio
  • transmisión en vivo
  • Brightcove
  • Contracción nerviosa

5. Equipos de vídeo digital

Ya sea que su evento virtual se transmita completamente en vivo o sea una combinación de video en vivo y grabado, necesitará un equipo de video digital para capturar el enfoque del evento. Esto podría ser capturar un panel de discusión en un estudio, una actuación remota en un escenario o una charla magistral en la sala de estar del orador. Ya sea que esté contratando videógrafos de eventos o utilizando la menor tecnología posible, estas son las herramientas que necesitará para capturar los momentos:

  • Cámara de video digital (una cámara digital profesional o un teléfono inteligente)
  • Trípodes
  • equipo de iluminación

6. Plataformas de seminarios web

Algunas plataformas de transmisión de video se adaptan mejor a eventos virtuales interactivos, como reuniones de negocios, sesiones de capacitación y pequeños eventos de networking. En lugar de ver una transmisión, estas plataformas permiten que los asistentes a eventos virtuales interactúen entre sí. Las mejores opciones de software para este tipo de evento interactivo en línea:

  • Zoom
  • GoToWebinar
  • Tormenta en vivo
  • Haga clic en Reunión

Estas plataformas permiten al anfitrión compartir pantallas de forma dinámica y mantener conversaciones de ida y vuelta con los asistentes.

Además, GoToWebinar, Webex y Zoom, entre otros, se integran con las herramientas de Cvent que hacen que la creación, administración y ejecución de seminarios web de capacitación virtual sea rápida y fácil. Con estas herramientas, puede asegurarse de que sus participantes se registren para su evento, elijan las sesiones correctas, reciban la comunicación correcta sobre agendas, tiempo, créditos y más.

Esta tecnología también le permite realizar un seguimiento de todos sus compromisos de capacitación virtual y brindarle una vista completa del historial de actividades de eventos de sus asistentes. Además, puede informar todo eso a otros sistemas clave, lo que es particularmente útil si su empresa requiere horas de capacitación para la acreditación o certificación.

7. Wi-Fi confiable

Cada punto de origen para video y transmisión en vivo debe tener WiFi potente para garantizar que llegue a su audiencia. Verifique una y otra vez que el WiFi sea fuerte en el centro de comando del evento, ya sea un estudio o una oficina corporativa. Y si el orador principal está transmitiendo su charla desde casa, su WiFi también debe ser fuerte.

8. Software de planificación de eventos

Aunque las piezas móviles son ligeramente diferentes, la planificación de eventos virtuales es tan complicada como la planificación de eventos en persona. Necesita un software de planificación de eventos para asegurarse de cumplir con todas las tareas pendientes antes, durante y después del evento. No necesita comida y bebida para una multitud, pero es posible que necesite un catering a pequeña escala para el equipo del evento virtual si están todos juntos en el lugar (oradores, camarógrafos, audio). También necesitará personas para configurar fondos para oradores y herramientas para líderes de seminarios, ya sea una pizarra o una pantalla digital.

Como se mencionó anteriormente, debe dedicar más tiempo a configurar y probar la tecnología de eventos para asegurarse de que funcione perfectamente. Use su software de planificación de eventos para programar esas pruebas con oradores (si están grabando desde casa) o proveedores (si están grabando en un estudio o en un escenario). Otras formas de utilizar su software de planificación para organizar su evento virtual:

  • Realice un seguimiento de las RFP que envía a los proveedores
  • Rastree las respuestas de RFP en un solo lugar
  • Administrar contratos de proveedores y lugares
  • Diagrama un diseño de evento para una mesa redonda virtual

Finalmente, a lo largo del proceso de planificación del evento, debe comunicarse con su equipo, los tomadores de decisiones clave, los oradores, los proveedores y los patrocinadores. El software de planificación de eventos lo ayuda a priorizar las tareas de su equipo, ya sea enviando correos electrónicos a los proveedores o llamando a oradores que tienen dificultades con la tecnología.

9. Tecnología de realidad virtual

En los últimos años, los eventos experienciales y el marketing se han disparado en popularidad. La realidad virtual es una excelente manera de brindar una experiencia compartida a los eventos en línea. A través de la realidad virtual, puede llevar a los asistentes a recorridos por museos para crear equipos, permitirles explorar una feria comercial virtual o brindarles una demostración completa del producto.

Filmar en realidad virtual requiere una cámara y un trípode de realidad virtual, además de una computadora y herramientas de edición de realidad virtual para crear la presentación final. También deberá asegurarse de que cada participante del evento tenga un auricular VR que pueda usar. Una excelente ruta es enviar a todos los inscritos un visor de realidad virtual asequible, como Google Cardboard, que pueden usar con su teléfono inteligente.

10. Software de marketing de eventos

Tu evento virtual necesita una estrategia de promoción para que las personas se registren y se presenten en el tiempo asignado. El software de marketing de eventos lo ayuda a diseñar su estrategia de promoción y programar sus correos electrónicos de marketing, publicidad de eventos pagados y publicaciones en redes sociales. Más allá de programar correos electrónicos, publicaciones y anuncios, el software de marketing de eventos lo ayuda a:

  • Enviar recordatorios a los invitados que no se han registrado
  • Envíe recordatorios a los asistentes registrados ocupados que pueden perder la fecha
  • Seguimiento de tasas de apertura de correos electrónicos
  • Ejecute pruebas A/B para publicaciones en redes sociales, anuncios y correos electrónicos de eventos
  • Rastree el compromiso social

¡Incorpore las mejores herramientas de tecnología de eventos virtuales hoy!

Los eventos virtuales dependen al 100 % de la tecnología: asegúrese de que su tecnología esté a la altura del trabajo.

A continuación, descubra 6 formas en que la asistencia virtual está cambiando la cara de los eventos.