10 secretos para elegir la música adecuada para eventos

Desde reuniones anuales hasta conferencias de la industria y seminarios profesionales: la música importa. Establece el estado de ánimo, indica momentos clave y energiza a los asistentes. Pero con demasiada frecuencia, la música queda relegada a un segundo plano en la planificación de eventos corporativos.

Descubra por qué necesita una estrategia musical bien pensada para sus eventos corporativos y cómo tomar decisiones musicales que mejoren el ritmo y el ambiente de un evento desde el descanso para tomar café de la mañana hasta la fiesta posterior final.

Aquí hay 10 pasos simples para seleccionar la mejor música para su evento:

1. Comprender la psicología de la música.

La investigación muestra que las funciones psicológicas de escuchar música incluyen, entre otras cosas, la regulación del estado de ánimo. La música que elija influye en la experiencia del evento para cada persona y cada momento del evento. Aquí hay diferentes formas en que la música afecta la experiencia de los asistentes:

  • La música agrega estructura a su evento corporativo. Desde la música animada que se toca en la apertura hasta la melodía de tempo más lento que se toca en la despedida de cierre, las personas toman señales de acción basadas en la música.
  • La música de fondo del evento ayuda a las personas a relajarse y sentirse cómodas mientras interactúan y se relacionan. Crea un ambiente acogedor que relaja la mente sin sobreestimular. Bonificación: llena esos silencios incómodos cuando hay una pausa en la conversación.
  • La música activa los centros de memoria, recompensa y placer en el cerebro. Esto ayuda a establecer recuerdos positivos del evento e incluso mejora la absorción de conclusiones críticas.

2. Comience a planificar la música de su evento corporativo desde el primer día.

Ponga música en la agenda de su primera reunión de lluvia de ideas para que su banda sonora esté «sintonizada» con el evento en general. Entregar la lista de reproducción de su iPod al técnico de A/V y esperar que la magia de la música suceda en reproducción aleatoria no es suficiente: haga que sus elecciones sean más tácticas. Algunas estrategias tempranas:

  • Elija una canción de «planificación» para el evento. Reúnase con su equipo en su y seleccione una canción que coincida con el evento. Puede reproducirlo al comienzo de las reuniones y las personas pueden tenerlo en cuenta al tomar otras decisiones de planificación.
  • Asigne a un miembro del equipo a la investigación musical. Según el alcance del evento, pueden comenzar a buscar músicos en vivo, DJ, listas de reproducción o los tres.
  • Cuente las transiciones de eventos. ¿Con qué frecuencia los asistentes cambian de espacio para eventos? ¿Los invitados cambiarán el enfoque de un discurso de apertura a una sesión de preguntas y respuestas? ¿Las reuniones pequeñas están pasando de la formación de equipos a la lluvia de ideas? Todas estas son oportunidades para impulsar el enfoque y el compromiso de los asistentes con la música.

3. Decide si tendrás música en vivo o grabada.

Hay ventajas y desventajas tanto para la música en vivo como para la grabada. La música en vivo despierta emociones y tiene el poder de unir a las personas con una experiencia compartida positiva. Contratar a un DJ profesional te da acceso a su experiencia y lista de reproducción. La música grabada es rentable y la gama de canciones, estilos musicales y tempos es amplia.

Esta decisión dependerá de su presupuesto y de los objetivos de su evento. Las listas de reproducción digitales son la mejor opción cuando se diseñan eventos con un presupuesto limitado. Si el presupuesto de su evento está en el extremo superior, es aconsejable incorporar una mezcla de música en vivo y grabada. Contrate una banda para eventos nocturnos, pequeños grupos de música para almuerzos y toque música grabada para todo, desde caminatas hasta música ligera de fondo durante los talleres. Este enfoque le da brillo al evento y hace que los asistentes se sientan parte de algo especial.

4. Elija música que esté en sintonía con sus asistentes.

La música de una conferencia para jóvenes profesionales debe ser diferente a la lista de reproducción de una reunión de ejecutivos experimentados de la industria. El grupo más joven apreciará los éxitos comerciales actuales y posiblemente incluso la música independiente. Pero si la mayoría de los asistentes tienen más de 50 años, es posible que prefieran la música de The Beatles y Creedence Clearwater Revival.

En muchos casos, el evento de su empresa o la conferencia de la industria atraerán asistentes de una variedad de grupos de edad. Trabaje con sus animadores para crear una lista de reproducción personalizada que abarque una variedad de géneros y períodos musicales que encajen bien con los antecedentes culturales y geográficos de la audiencia. Si tiene el presupuesto y un seguimiento comprometido en las redes sociales, encuesta a su audiencia sobre sus preferencias de género musical e incluya las mejores opciones en su próxima conferencia.

Si la ciudad de tu evento es conocida por su escena musical regional, inclúyela en tu lista de reproducción o contrata a un grupo local. (Piense en zydeco para una conferencia en Nueva Orleans o música country para un evento en Nashville).

En caso de duda, confíe en canciones que todos puedan apreciar, como:

  • «Dulce Carolina» de Neil Diamond
  • «Feliz» de Pharell Williams
  • “Ven a volar conmigo” de Frank Sinatra
  • “Viva la Vida” de Coldplay
  • «No hay montaña lo suficientemente alta» de Marvin Gaye, Tammi Terrell
  • Uptown Funk de Bruno Mars
  • «All Star» de Smash Mouth

5. Hable con su banda y DJ acerca de una lista de ‘no jugar’.

Hay ciertas canciones y géneros musicales populares que no encajan bien en diferentes eventos; no asuma que sus DJ o entretenimiento saben esto sin alguna guía. Cree una lista de canciones y estilos de música para evitar durante el evento e inclúyalos en su contrato de proveedor para asegurarse de que su solicitud sea clara.

Para evitar letras ofensivas o explícitas, incluya «limpio» en la búsqueda de su lista de reproducción y recuerde que las pistas de club más populares distraen durante los eventos profesionales.

6. Seleccione música en armonía con el objetivo del evento y la hora del día.

Los graves pesados ​​no son una buena combinación para el taller de la mañana cuando la gente todavía está tomando su primera taza de café o té. Un cuarteto de cuerdas en la fiesta posterior probablemente sea demasiado discreto. La mejor parte de elegir su propia música para eventos es la capacidad de cambiar los estilos de música según la actividad.

  • La música de apertura de una conferencia debe involucrar a los asistentes y generar energía para el resto del evento. Elija música alegre, incluso como un himno, para establecer un tono de emoción. Algunas opciones incluyen «Brave» de Sarah Bareilles, «Get Ready» de The Temptations u «Eye of the Tiger» de Survivor.
  • Los eventos de creación de redes y trabajo en equipo temprano en la mañana se benefician de la música instrumental ligera de fondo que crea un ambiente optimista sin exagerar.
  • Un descanso de entretenimiento en vivo puede revitalizar a sus asistentes antes del próximo seminario y proporcionar una experiencia ‘wow’. Trae algo fuera de lo común, como una banda de bluegrass, una banda de marimba o un cuarteto de barbería.
  • ¿Tienes un montón de oradores a media tarde? Saque a los asistentes de la depresión típica presentando a cada uno con música para emocionar a la multitud. Prueba canciones como «Go Your Own Way» de Fleetwood Mac, «Baba O’Riley» de The Who o «Blitzkrieg Bop» de los Ramones.
  • Cuando se trata de una hora de cóctel formal por la noche, elija música clásica animada mientras la gente se conecta y se relaja con los eventos del día. Considere un cuarteto de cuerdas o una banda de mariachis.
  • Para cenas informales, explore las listas de reproducción de música para cenas de Spotify u otros servicios de transmisión. Mantenga la música a un volumen bajo durante la cena para que las personas puedan hablar libremente.
  • Cambie la música a melodías de baile alegres para que la gente se ponga de pie para las celebraciones nocturnas. Un DJ es una buena opción aquí, ya que puede leer a la multitud y variar la música según la participación de la audiencia.

7. Hable con el gerente del lugar sobre la música que funciona mejor en su espacio.

Su lugar tiene mucho que ver con la forma en que sus invitados experimentan la música. El sonido de un dúo acústico se pierde en un gran auditorio pero sonaría perfecto en una recepción VIP íntima en una sala pequeña. Reserve un grupo con muchos cuernos para un gran salón de banquetes en lugar de una pequeña sala de conferencias donde el sonido dominaría a los asistentes.

Durante un recorrido por el lugar o reuniones con el gerente del lugar, discuta qué tipos de ofertas musicales funcionan mejor en su espacio y cuáles no funcionan. Además, asegúrese de que cada espacio esté equipado para acomodar música en vivo y grabada. Busque videos de eventos similares en el lugar; es posible que pueda escuchar si los altavoces son deficientes o si el escenario necesita una nueva ubicación. Esto le dará tiempo para trabajar con el proveedor en las mejoras o traer proveedores externos de A/V.

Siempre es un buen plan encontrar su lugar primero, luego reservar su entretenimiento después cuando tenga una idea clara del diseño.

8. Cree un plano de planta para la banda, el DJ y los músicos que tocarán en su evento.

Si desea reservar una banda de swing de 12 piezas para una gala de agradecimiento a los empleados, necesitará un escenario grande, que restará pies cuadrados del espacio del evento para los asistentes. También necesitará una pista de baile si está contratando una banda de swing o dirigiendo al DJ para que toque música de baile.

En general, los DJ tienen una huella más pequeña. Ubique la configuración de la mesa de su equipo a un lado o al frente de la sala a la vista de los asistentes: la presencia del DJ establece un tono alegre y divertido.

Si está reservando un cuarteto de cuerdas o un pianista en vivo para tocar música de fondo, querrá que estén en un lugar donde puedan ser vistos y escuchados. Una tarima es una buena opción, ya que eleva a los músicos y los destaca ligeramente.

Cree diagramas y planos de planta personalizados para que sepa que tiene el espacio adecuado para los artistas, los DJ y los asistentes.

9. Familiarícese con los requisitos de licencia para la música que toca en un evento corporativo.

Los eventos corporativos tienen requisitos de licencia de música más estrictos que los eventos sociales. Para reproducir música con derechos de autor, necesitará el permiso de las organizaciones de derechos de música como BMI o ASCAP (dos de las más comunes). Ambas organizaciones otorgan licencias de canciones a empresas y se encargan de pagar regalías directamente a los artistas. Las tarifas que pague dependerán del tamaño del evento y la música que elija. Una vez que obtenga la licencia, puede reproducirlos en varios momentos, como durante una recepción nocturna y una despedida de un presentador.

Con la música ‘libre de regalías’, paga una tarifa única por la música que luego puede reproducir en cualquier momento y en cualquier lugar en el futuro. Descarga música libre de regalías en sitios como Purple Planet o AudioJungle.

Las canciones de dominio público son de uso gratuito y no requieren crédito del creador. Creative Commons es una licencia de derechos de autor de uso público que brinda acceso gratuito a materiales con derechos de autor, pero requiere permiso y crédito del creador. También puede encontrar una gran cantidad de canciones gratuitas en Net Labels o Audionautix. No vas a encontrar canciones al nivel de Beyonce aquí, pero puedes descubrir música que coincida con tu evento.

10. Echa un vistazo a las canciones más populares que se tocan en las conferencias, pero úsalas sabiamente.

Las melodías que encabezan las listas de éxitos pueden unificar a los grupos de eventos, porque la mayoría de los asistentes conocen y disfrutan de estas canciones. Pero los golpes deben usarse sabiamente. Tóquelos cuando la sala ya esté repleta de actividad y conversación, o a un volumen bajo durante la creación de redes para que las personas puedan captar las melodías familiares de fondo. Las canciones populares de la conferencia incluyen:

  • «Superstición» de Stevie Wonder
  • «I’m a Believer» de The Monkees
  • «Todo lo que quiero hacer» de Sheryl Crow
  • «Bloqueado del cielo» de Bruno Mars
  • «No dejes de creer» de Journey
  • «Tú haces mis sueños» de Hall & Oates
  • «Sacúdelo» de Taylor Swift
  • “Fuegos artificiales” de Katy Perry
  • “¡No puedo detener el sentimiento!” por Justin Timberlake

Hay decenas de listas de reproducción para elegir en una variedad de servicios de transmisión como Spotify, Amazon Prime Music, Pandora y más. Según el evento, busque listas de reproducción con títulos como «SFW», «Música para la oficina» o «Música de fondo para reuniones». Vuelva a verificar todas las melodías antes de presionar reproducir, o use las canciones como punto de partida para una lista de reproducción personalizada.

La música de eventos bien elegida crea una experiencia dinámica y puede hacer que su trabajo como planificador sea mucho más manejable. Música que te abre los ojos por la mañana, música relajante para la hora del almuerzo, canciones para bailar por la tarde y canciones para bailar por la noche que evocan el estado de ánimo y el compromiso que deseas.

¿Quieres saber más sobre música para eventos corporativos?

¿Cómo seleccionas la música para un evento?

1) Investiga y considera a tu audiencia
2) Elija música que resuene con su ubicación
3) Asegúrese de considerar qué estados de ánimo desea evocar con la música en las diferentes etapas del evento

¿Debo tener música en vivo en un evento corporativo?

Considere su presupuesto primero. La música en vivo es más costosa e impactante, pero a menudo tiene una gama de opciones más limitada que la música grabada o un DJ. ¡Considere trabajar en una combinación de música en vivo y grabada para obtener los beneficios de ambas!

¡Ahora estás listo para seleccionar la música perfecta para tu evento!

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