Si desea planificar eventos verdaderamente respetuosos con el medio ambiente, debe comenzar desde el principio.
Algunas de las primeras decisiones de planificación que toma, como la ciudad y el lugar donde organiza el evento, pueden tener el mayor impacto. Entonces, es en este punto, en las etapas previas a la planificación, cuando los organizadores de eventos tienen más poder para influir en la sostenibilidad de su evento.
Aquí, compartiremos siete formas muy efectivas de reducir la huella de carbono de su evento.
Descubra cómo crear eventos ecológicos y sostenibles en unos sencillos pasos
1. Contrate a los socios adecuados
Muchas prácticas de reuniones ecológicas son impulsadas por planificadores de eventos, como gafetes reciclables y agendas sin papel. Pero organizar una reunión sostenible depende en gran medida del trabajo con otros socios interesados en la sostenibilidad.
Cuando se comunique con proveedores y socios potenciales, pregúnteles acerca de las prácticas de sostenibilidad de sus eventos.
2. Elige destinos ecológicos
La elección más impactante que puede hacer para un evento más ecológico es dónde lo organiza.
Hoy en día, muchas ciudades y condados tienen un departamento de planificación de sostenibilidad de eventos dedicado o un plan de acción climática, y esas cosas marcan una gran diferencia. En general, eso es una señal de que la comunidad es más consciente de su impacto ambiental. Mejor aún, la ciudad podría estar ejecutando iniciativas que respaldarán sus objetivos de sostenibilidad.
De hecho, algunas oficinas de convenciones y visitantes incluso brindan a los organizadores de eventos información sobre sostenibilidad por adelantado o brindan paquetes completos centrados en la sostenibilidad. Por ejemplo, puede aprender todo sobre las iniciativas ecológicas de Chicago en Choose Chicago.
Algunas formas más de elegir un lugar ecológico:
- Vea una lista de lugares con conciencia ambiental con el Green Venue Report
- Hacer referencia a un índice de sostenibilidad como este
- Si tiene una ciudad en mente, verifique su desempeño general en sustentabilidad
3. Ten en cuenta la distancia y el transporte
¿A qué distancia del aeropuerto está el centro de convenciones? ¿A qué distancia están el centro de convenciones y los hoteles recomendados? Cuanto más juntos, más corto será el viaje al centro de convenciones, lo que generalmente significa una menor huella de carbono.
Otra opción ecológica incluye el transporte público como el tren de alta velocidad. Si el transporte público está disponible entre el área del centro de convenciones y el aeropuerto o alrededor de la ciudad, ¡eso ayuda!
Finalmente, considere la accesibilidad para peatones del distrito del centro de convenciones. ¿Cuántas habitaciones de hotel se encuentran a poca distancia (menos de 1 milla) del centro de convenciones? ¿Qué pasa con los restaurantes? Cuanto más accesible sea el lugar principal para los asistentes a pie, menor será el impacto ambiental.
Si desea planificar eventos verdaderamente respetuosos con el medio ambiente, debe comenzar desde el principio.
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4. Si es necesario, configure el transporte grupal
Si tiene que elegir un lugar que no cumpla con los criterios anteriores, no descarte por completo el transporte ecológico. Establezca vehículos compartidos o autobuses de enlace para que pueda transportar a más personas a la vez.
5. Busca certificaciones de sostenibilidad
Averigüe la cantidad de propiedades hoteleras dentro de las 2 millas del centro de convenciones que cuentan con una certificación de sostenibilidad de terceros (como LEED, APEX/ASTM, Green Key o Green Leaders). Cuantas más opciones, mejor.
6. Elimina los posibles desperdicios de tus eventos
En primer lugar, haga que sea fácil para sus asistentes dejar de usar papel. Envíe invitaciones por correo electrónico o configure boletos digitales, en lugar de enviar invitaciones o boletos en papel. Use una aplicación de eventos para comunicar información esencial sobre el evento. ¡Pon tu agenda en línea o en la aplicación también!
En el evento, no entregue botellas de agua de plástico ni artículos envueltos individualmente a los participantes. En su lugar, coloque vasos y jarras de agua en el espacio de reunión.
7. Reduce el consumo de energía y agua en tus eventos
Para reducir sus impactos de energía y agua, haga las siguientes preguntas:
- ¿Tiene alguna certificación de sostenibilidad?
- Los lugares con certificación LEED han seguido un estricto programa de certificación en el que los sistemas y programas en todo el edificio son de alta eficiencia y minimizan el desperdicio.
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El programa TripAdvisor GreenLeaders es un sistema de autoinforme para hoteles que se han comprometido con un nivel mínimo de prácticas y procedimientos de eventos ecológicos en sus instalaciones. Cuanto más alta sea la calificación, más programas e infraestructura se implementarán.
- ¿Puede mantener la iluminación al mínimo durante la mudanza y la mudanza?
- ¿Puede mantener el aire acondicionado o la calefacción apagados durante la mudanza y la mudanza cuando sea posible?
- ¿Puede implementar un plan de apagado y el final del día del espectáculo? (básicamente, pida que las luces se apaguen y que cualquier otro equipo AV entre en modo de ahorro de energía al cierre del día del espectáculo).
¿En qué puedes influir fácilmente como organizador de eventos? Para reducir el uso de energía y agua en el lugar, recuerde eliminar el agua embotellada de su evento, pídale al socio de catering que no vierta vasos de agua antes de los banquetes.
8. Agilice la gestión de residuos en sus eventos
Para reducir la cantidad de desechos que terminan en el vertedero, hágase las siguientes preguntas:
- ¿Los contenedores de basura están agrupados en conjuntos de reciclaje y vertederos en toda la instalación? Si no, pida que se agrupen de esa manera o que desee contenedores de reciclaje claramente marcados al lado de cada bote de basura en el centro. Visite la Galería de basura de GVR para ver imágenes de una buena señalización de desechos. ¡O use este ingenioso enlace para crear su propio evento verde de compostaje, reciclaje y letreros para vertederos de forma gratuita!
- ¿Cuál es el desvío de residuos promedio para el lugar? (esto le dará una estimación de la cantidad de desechos de cada programa que llega al vertedero y la cantidad que se recicla, cualquier valor superior al 50% en los EE. UU. es bastante bueno)
- ¿Tiene una lista de organizaciones sin fines de lucro o programas comunitarios con los que trabaja regularmente para donar los materiales sobrantes de la conferencia?
¿En qué puedes influir fácilmente como organizador de eventos? Para reducir los desechos que salen, reduzca lo que trae al sitio. Anime a los expositores a reducir o eliminar los obsequios en el sitio que a menudo terminan en la basura. Realice un seguimiento de lo que queda al final de sus eventos y vea qué puede hacer para reducir los materiales impresos, insignias, cordones, etc. Si puede reducir la cantidad a producir, puede ahorrar dinero y ahorrar espacio en el vertedero.
9. Opte por alimentos y bebidas para eventos que sean sostenibles
Para reducir los impactos de los alimentos y bebidas, pregunte lo siguiente:
- Solicite que los condimentos (azúcar, crema, etc.) se sirvan a granel
- ¿La cocina hace abono orgánico? ¿Recicláis la grasa de la cocina?
- Menú del lunes sin carne: para producir una libra de carne de res se necesitan 1,799 galones de agua y se liberan alrededor de 22 libras de carbono.
¿En qué puedes influir fácilmente como organizador de un evento ecológico? Incorpore la mayor cantidad posible de alimentos de temporada, locales y orgánicos, pregunte si el lugar tiene un jardín en el lugar o vendedores de alimentos locales o regionales que puedan completar sus menús. (local o regional se puede definir por menos de 250 millas)
10. Sea ecológico en la planificación de su evento
¿Todavía usa una carpeta enorme para realizar un seguimiento de todos los detalles de un evento? Ahorre papel (¡y tiempo!) utilizando una plataforma tecnológica para fines de planificación.
Aquí hay otro detalle que quizás no haya considerado: ¿Necesita tener reuniones de planificación en persona? Las reuniones virtuales son una excelente alternativa para las personas que no están en el mismo lugar (¡también ahorras gasolina!).
11. Y por supuesto, recicla en tus eventos
¡No podíamos dejar fuera de la lista el reciclaje a la antigua! En el mundo de los eventos, el reciclaje se presenta de muchas formas:
- Donar materiales en desuso: Cosas como letreros de vinilo y cartulinas podrían reutilizarse. Busque organizaciones como Repurpose America o su instalación local de «materiales difíciles de reciclar».
- Haga que sea fácil para los asistentes reciclar: Coloque contenedores de reciclaje junto a los botes de basura para que los huéspedes puedan depositar fácilmente los materiales reciclables.
- Elija reutilizables: Manténgase alejado de los desechables. Por ejemplo, insista en usar cubiertos y servilletas de tela reutilizables, o recolecte porta credenciales de plástico al final del evento.
¡Ahora está listo para hacer que sus eventos y reuniones sean más ecológicos!
¿Quiere llevar la planificación de sostenibilidad de eventos al siguiente nivel? Ponga solicitudes de «ecologización» en sus RFP. De esta forma, su compromiso con los eventos ecológicos queda claro para todos los proveedores potenciales. A continuación, aprenda cómo diseñar el mejor plan de asientos para eventos.
¿Quieres saber más sobre eventos ecológicos?
¿Cómo se crea un evento ecológico?
Los eventos más respetuosos con el medio ambiente se asociarán con lugares certificados por un tercero para la sostenibilidad, se centrarán en el medio ambiente en lo que respecta al transporte y los residuos, y harán de la conciencia medioambiental un componente importante del evento en sí.
¿Qué son los eventos verdes?
Un evento verde es un evento que incorpora la conciencia ambiental con el objetivo de minimizar el impacto negativo en el medio ambiente mediante el uso de menos recursos y la reducción de residuos. Los cuatro pilares principales de los eventos ecológicos son un lugar respetuoso con el medio ambiente, opciones de alimentos y bebidas que reducen el desperdicio, comunicación que no produce basura y opciones de transporte más allá de los vehículos personales.
¿Cómo podemos reducir los residuos durante los eventos?
Compre suministros que se puedan servir en contenedores de gran tamaño, haga que las opciones de reciclaje sean más prominentes que los contenedores de basura, reutilice tantos recursos como sea posible, comuníquese digitalmente, haga compost con lo que pueda y eduque a sus asistentes.
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