Los asistentes buscan cada vez más formatos de eventos que los involucren activamente, faciliten el proceso de aprendizaje y los mantengan comprometidos en todo momento. A continuación, compartimos algunos consejos para involucrar a la audiencia en su próxima conferencia.
Las mejores maneras de mantener comprometida a la audiencia de un evento:
1. Elija moderadores hábiles que sean profesionales en atraer a la audiencia.
Una audiencia comprometida y una buena facilitación van de la mano. Al igual que los profesores en sus campos, los moderadores de eventos pueden tener un gran impacto en la participación en la sala y, por lo tanto, en el aprendizaje de los asistentes.
Sorprendentemente, solo el 19% de los profesionales de eventos involucran moderadores en su planificación previa al evento. Esto puede ser un serio obstáculo para lograr un compromiso significativo. Como señala Kristin Arnold, una facilitadora experta: “Cuanto antes traiga a los moderadores, mejor podrán ayudar a influir en el flujo y el formato”.
Para que su contribución cuente, asegúrese de informar a sus moderadores con mucha anticipación e involucrarlos desde el principio. Es crucial que su moderador entienda los objetivos de su evento para ayudar a facilitar los procesos de aprendizaje de los participantes.
Una audiencia comprometida y una buena facilitación van de la mano.
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2. Cambia a formatos más conversacionales.
De manera predeterminada, los participantes se sintonizan cuando tienen la oportunidad de ver a un orador abordar su propio desafío.
Por lo tanto, muchos eventos importantes ahora están cambiando de presentaciones principales a formatos más conversacionales. También incluyen entrevistas en el escenario, charlas junto a la chimenea, sesiones de AMA o paneles de discusión en las agendas. (Algunos eventos incluso van un paso más allá, como se muestra en estas cinco grandes ideas de Dreamforce).
La clave es empoderar a la audiencia y hacerla parte activa de la sesión. Ahí es cuando ocurre la verdadera magia y el aprendizaje se multiplica.
Para darle voz a su audiencia e involucrarlos en su sesión, use una herramienta de preguntas y respuestas como Slido para colaborar y priorizar preguntas. Asegúrese de informar a su moderador sobre cómo usar dichas plataformas con anticipación y anímelo a incluir activamente las preguntas de la audiencia en la discusión.
3. Realice una sesión de preguntas y respuestas por separado con sus oradores.
Seamos honestos, ¿quién no querría escuchar su pregunta a cargo de un director ejecutivo exitoso o un líder intelectual influyente? Pero rara vez la apretada agenda permite suficiente tiempo para profundizar en las preguntas y respuestas de la audiencia.
Lo que hizo Startup Grind para abordar este problema en su reciente conferencia fue crear una etapa separada dedicada principalmente a preguntas y respuestas. Durante estas sesiones interactivas adicionales de «Pregúntame cualquier cosa», los oradores más populares pudieron responder preguntas de la audiencia y profundizar un poco más en sus temas durante sesiones de 30 minutos.
Esto les dio a los participantes la oportunidad de interactuar directamente con los expertos, quienes podrían explicar con más detalle cualquier punto que no estuviera claro.
4. Ofrezca a los asistentes sesiones 1:1 con expertos.
Otra estrategia efectiva para involucrar a la audiencia en su conferencia es darles la oportunidad de discutir sus propios problemas con expertos, preferiblemente en sesiones privadas 1:1.
En una conferencia reciente a la que asistimos, los asistentes tuvieron la oportunidad de reunirse con expertos de campo y preguntarles sobre los problemas con los que estaban luchando.
Los organizadores designaron espacios de diez minutos 1: 1 que estaban espaciados uniformemente entre las sesiones principales. Notificaron a todos los asistentes sobre la oportunidad de inscribirse antes del evento. Luego, se invitó a los asistentes a enviar sus preguntas específicas antes de su turno de expertos. Como tal, dieron a los expertos la oportunidad de preparar una respuesta personalizada.
Algunos oradores fueron un paso más allá y aceptaron responder las preguntas de aquellos que no pudieron obtener un espacio asignado después del evento.
Los comentarios de los asistentes fueron extremadamente positivos, ya que tuvieron la oportunidad de discutir sus propios problemas cara a cara con expertos en sus campos.
5. Termine con una reflexión sobre los aprendizajes clave.
Al igual que el final de un buen libro, un buen resumen al final de su conferencia puede jugar un papel crucial en lo que su audiencia aprende y se lleva.
En lugar de una presentación de cierre, mantenga a su audiencia activamente involucrada ayudándolos a destilar sus puntos clave para que puedan reflexionar e internalizar lo que acaban de escuchar.
Por ejemplo, Jan-Jaap In der Maur, quien moderó Eventex 2016, combinó la interacción entre pares con la votación de tecnología de eventos para ayudar a las personas a identificar y absorber mejor los aprendizajes más importantes.
Jan-Jaap invitó a los participantes a escribir sus principales aprendizajes y compartirlos con colegas en pequeños grupos. Los colegas los calificaron según lo valiosos que los encontraron.
Al final, invitó a aquellos con los puntajes más altos a enviar sus aprendizajes. Luego, los participantes votaron para identificar los principales aprendizajes de la conferencia.
Al igual que el final de un buen libro, un buen resumen de su conferencia puede desempeñar un papel crucial.
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Estas son las cosas más comunes que los planificadores de eventos pasan por alto cuando intentan impresionar a los invitados:
6. Haz que la elección de la comida sea personalizable.
Bien, ahora la mayoría de los planificadores de eventos saben que es importante preguntar si asistirán vegetarianos, pero desafortunadamente, es posible que deba preguntar mucho más que eso. Las dietas vegetarianas, sin gluten y las alergias pueden impedir que sus asistentes puedan disfrutar de lo que ofrece. Un invitado hambriento es un invitado infeliz. Si su evento simplemente no es lo suficientemente grande para acomodar tantas necesidades especiales, solo asegúrese de que los asistentes sepan lo que servirá para que puedan planificar en consecuencia si no pueden comerlo.
7. Usa un Sistema de Check-in para agilizar la fila.
Hizo su lista y la revisó dos veces, pero ¿qué tan fácil es usarla el día del evento? Los sistemas de la vieja escuela, como las hojas de Excel, pueden hacerlo engorroso. O puede ser necesario que las personas se registren según la primera letra de su apellido. Eso puede parecer algo pequeño, pero a menudo conduce a una larga fila mientras otros miembros del personal no se utilizan. Después de todo, no tienes control sobre todas las «R» que aparecen a la vez. Para la mejor experiencia de los asistentes, desea que cada uno de los miembros de su personal acceda y actualice los mismos registros sin interferir entre sí.
8. Personaliza con insignias, saludos y más.
Cuando administra un evento con cientos o miles de personas, esto puede parecer una hazaña imposible, pero con la ayuda de la tecnología, realmente no lo es. Puede armar a su personal con información detallada sobre cada persona, su cargo, de dónde son y más, ¡ayudándolos a impresionar a los invitados desde el principio!
9. Mejore la comunicación del personal para mantener contentos a los asistentes.
¡Los has entrenado bien y estás listo para dejarlos salir al campo! Pero incluso con los empleados más preparados, necesita una forma de mantenerse comunicado durante el evento. Después de todo, es un evento en vivo, y eso significa que seguramente encontrará algunas sorpresas en el camino. Ser capaz de contactar instantáneamente a sus empleados, y permitirles que se comuniquen con usted, puede ser la diferencia entre un pequeño contratiempo y un desastre a gran escala. Encuentre un sistema que les permita a todos mantenerse en contacto en todo momento.
10. Aproveche los datos de los asistentes para personalizar aún más la experiencia. ¡Adáptate en tiempo real!
La mejor manera de abordar las necesidades de sus asistentes es comprender cuáles son. Eso es difícil de hacer si no entiendes quiénes son. Por ejemplo, ofrecer cuidado infantil en el lugar puede marcar una gran diferencia en la participación si los asistentes son padres que trabajan, pero no si son solteros de 20 y tantos años. Y comprender sus gustos musicales puede ayudarlo a brindar mejor entretenimiento popular para el evento. Estos pequeños detalles pueden marcar una gran diferencia en el éxito final del evento.
11. Involucra a todos a través de las redes sociales.
La gestión de asistentes se puede facilitar mediante el uso de las redes sociales. Es una manera fácil de mantenerse conectado con los asistentes, informándoles de los cambios de último momento. Además, puede ayudar a alentarlos a transmitir su experiencia, lo que puede ayudar a ampliar la audiencia a la que llega y alentar a las personas a asistir al próximo evento.
12. Haga un seguimiento de los invitados después del evento.
El evento ha terminado, así que tu trabajo ha terminado, ¿verdad? ¡De ningún modo! Debe continuar en el modo de administración de asistentes. Considere comunicarse con los asistentes para obtener comentarios y actualizar sus registros en consecuencia. Y asegúrese de responder a cualquier queja o inquietud lo más rápido posible.
13. Organice una revisión posterior al evento
No importa qué tan bien planeó o qué tan bien salió un evento, hay algo que puede aprender de lo que sucedió. Tómese el tiempo después de cada evento para evaluar todo, desde la eficiencia del registro y el ROI del evento hasta la información de asistencia y los comentarios de los asistentes. Si lo hace, puede ayudarlo a descubrir más cosas que se perdió, para que no las pierda la próxima vez.
Tienes las claves para atraer a la audiencia de tu evento. Ahora…
Puede acelerar el aprendizaje de manera efectiva y comunicarse verdaderamente con los asistentes a cualquier conferencia al involucrar activamente a sus participantes en las sesiones del evento. Simplemente siga estas cinco claves para atraer a la audiencia, y estará bien encaminado.
No se olvide de consultar el sistema integral de gestión de eventos de ATARE.
No se trata solo de lo que hace durante la conferencia: ¡el diseño de reunión correcto también ayuda mucho a su audiencia! Consulte nuestra guía a continuación para obtener 12 ideas que puede aplicar para obtener resultados. (¡No olvides dejarnos saber lo que piensas en Facebook!)