No hay nada como una pequeña competencia amistosa para unir a todos en nombre de una buena causa, ya sea caridad, unión de equipos o simplemente la competencia en sí. Pero para los planificadores, organizar un evento deportivo es un juego de pelota completamente diferente, lleno de consideraciones únicas y logística complicada que puede salirse un poco de control si los dejas. Por eso hemos elaborado esta lista de 12 claves sencillas para la gestión de eventos deportivos, llena de consejos que pueden ayudarte a jugar con los mejores.
Aquí está su hoja de trucos para planificar un evento deportivo:
1. Comience por determinar el propósito por encima de todo.
La forma en que organiza casi cada parte de su evento tiene que ver con el propósito de organizarlo. ¿Estás organizando un torneo de ligas menores? ¿O tal vez un evento de golf benéfico de celebridades? Ambos tienen consideraciones únicas que no se superponen. Por ejemplo, este último incluirá obtener participantes famosos, conseguir patrocinadores y trabajar en estrecha colaboración con una organización benéfica para lograrlo todo. Mientras que, con un torneo de ligas menores, es posible que no tengas que preocuparte por ninguna de estas cosas.
Una vez que haya determinado el propósito, intente aislar las piezas que son únicas para su objetivo y colóquelas en la parte superior de su lista de prioridades. Lo más probable es que estas sean las cosas que dictarán el éxito de su evento deportivo. En pocas palabras, no se puede tener un torneo de golf benéfico de celebridades exitoso sin celebridades o un gran cheque para caridad.
2. Enumere todas las partes móviles.
Árbitros, orinales portátiles, camisetas de eventos… No faltan pequeñas cosas que son exclusivas de la gestión de eventos deportivos. Enumerar todo esto puede ayudarlo a comenzar a entender todo lo que su equipo necesita para adquirir y manejar. Además, será útil a medida que trabaje todo en el presupuesto de su evento. Para comenzar, aquí hay una breve lista de algunos de los elementos que deberá tener en cuenta al planificar un evento deportivo:
- árbitros
- Camisas o uniformes
- Concesiones
- Equipamiento deportivo
- Tarifas del complejo deportivo
- Porta orinales
- cajeros automáticos
- Señalización
- Empleados temporales
- Seguridad
- Fotógrafos
- Locutor
- Seguro de eventos
- Sistema de sonido
Organizar eventos deportivos es un juego de pelota diferente, lleno de consideraciones y logísticas únicas que pueden salirse de control.
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3. La priorización es la clave para mantenerse por debajo del presupuesto.
Ese presupuesto fijo tendrá que estirarse para que las cosas funcionen. El primer paso para poner esos dólares a trabajar de manera responsable es averiguar a dónde deben ir realmente y hacer un inventario de lo que tiene prioridad. Use la lista que creó de todos los elementos que se incluirán en su evento, cree una hoja de cálculo y asigne un número de prioridad a cada uno. (Este debe ser uno a través de cuantos elementos haya en total).
A continuación, con las prioridades en la mano, asigne una parte de su presupuesto que esté dispuesto a asignar a cada una. Esto debe basarse en su número de prioridad y lugar en el panorama general de su evento.
4. Reserve su lugar o complejo lo antes posible.
Eventos al aire libre
¿Organizar un evento al aire libre? Otros planificadores de eventos están tratando de evitar los mismos cambios climáticos estacionales que usted, lo que significa que su torneo de softbol de verano tendrá cierta competencia cuando se trata de conseguir sus fechas preferidas.
Claro, podría trabajar con la ciudad para encontrar un lugar al aire libre que aún no esté configurado para su deporte. Pero eso significa que tendrás que traer mucho equipo adicional para recrear la arena en lugar de un campo real.
Eventos en interiores
No está libre de responsabilidades si está organizando su evento en el interior. El número limitado de complejos deportivos cubiertos o espacios lo suficientemente grandes como para acomodar un evento deportivo a gran escala significa que debe estar al día con su reserva. Recuerde: si no puede aterrizar ese complejo deportivo, tendrá que invertir dinero para transformar otro espacio en una configuración de cancha viable para sus necesidades.
5. Los camiones de comida pueden ahorrarte algunos problemas.
Si necesita liberar algo de espacio en su presupuesto, omita el puesto de comida interno para camiones de comida. Muchos camiones locales aprovecharán la oportunidad de atender a una audiencia tan grande, ahorrándole el tiempo, la mano de obra y los costos iniciales de traer sus propias concesiones. Esta también es una oportunidad para ganar un poco de dinero cobrando a los proveedores una tarifa por adelantado (o sugiriendo un modelo de reparto de ingresos). Después de todo, la oportunidad de servir a los fanáticos en su evento es una gran oportunidad de negocio.
6. Ajuste su combinación de marketing.
Podrías estar vendiendo boletos o un lugar en la carrera. De cualquier manera, no vas a tener éxito si no puedes hacer correr la voz. Aquí hay algunos consejos para las tres áreas principales en las que debe centrarse en sus esfuerzos de marketing de eventos:
Asociaciones locales
Hacer correr la voz tanto a los fans como a los participantes significa encontrarlos donde ya están. Piense: gimnasios, campos de golf, bares deportivos y más. Asóciate con este tipo de establecimientos locales para ponerte en el radar de todos. Algunas de estas empresas incluso pueden estar dispuestas a compartir promociones con los participantes o patrocinar el evento.
Redes sociales
La orientación hiperespecífica hace que las plataformas de redes sociales como Facebook e Instagram sean una excelente manera de reducir su comercialización a una audiencia más calificada que estará interesada en su evento. Use una audiencia personalizada para dirigirse a los usuarios en una ubicación específica por sus intereses (usando deportes, causas benéficas, etc.). ¡Es un boleto rápido para un grupo de participantes potenciales!
Correo electrónico
Si bien el correo electrónico es crucial para comunicar la logística, probablemente solo esté interactuando con este canal si realiza un evento anual. Después de todo, si es su primer año, es probable que aún no tenga una lista de correo electrónico para comercializar. Para los eventos anuales, comunicarse con los participantes y los compradores de boletos de años anteriores es el paso número uno en el libro de estrategias de marketing de su evento.
7. Trabajar en estrecha colaboración con la comunidad.
Especialmente para las carreras, esta es ENORME. Comuníquese con la Oficina de Convenciones y Visitantes (CVB) si su ciudad anfitriona tiene una y pídales que lo conecten con los contactos adecuados para analizar posibles interrupciones, como el tráfico y el ruido. Esto no solo garantizará una buena relación con la comunidad, sino que también garantizará que el evento se desarrolle sin problemas. Después de todo, correr una carrera por el centro de la ciudad es un esfuerzo orquestado que requiere la ayuda de varios departamentos del municipio.
8. Sea astuto para encontrar patrocinadores.
Ya sea que esté planeando un torneo, un juego benéfico o algo más, el patrocinio es una pieza esencial del rompecabezas de la gestión de eventos deportivos (¡y casi siempre es una posibilidad!). Aquí hay algunas claves para conseguir patrocinadores y aprovechar al máximo la asociación:
- Lanza una red amplia – Cuanto más te acerques, más probabilidades tendrás de encontrar un patrocinador viable.
- Se creativo – Los patrocinadores pueden proporcionar premios, contribuciones benéficas, equipos, uniformes, refrigerios durante la carrera y más. Cuanto más abierto esté a las ideas creativas de patrocinio, más probable será que consiga patrocinadores.
- Buscar eventos similares – Comuníquese con patrocinadores de eventos similares para ver si también estarían interesados en patrocinar su evento. Será más fácil trabajar con ellos y es más probable que participen ya que saben cómo funciona.
9. Consulte con un experto legal.
Siempre existe la posibilidad de que un participante se lastime durante su evento, y eso podría significar problemas si intentan responsabilizarlo. Como tal, consultar con un experto legal para asegurar el lenguaje correcto en cualquier exención de responsabilidad es imprescindible para los eventos deportivos abiertos a la participación pública. Y aunque siempre puede descargar una plantilla de exención de Internet, consultar a un experto legal es la forma más confiable de asegurarse de que sus exenciones se mantengan en un tribunal de justicia.
Ah, y ya que estamos en el tema de las lesiones: asegúrese de tener a mano un botiquín de primeros auxilios (o un médico para eventos más grandes).
10. Obtenga tanta ayuda voluntaria como sea posible.
Nada consume un presupuesto tan rápido como tener que pagar por cada mano de ayuda. Afortunadamente, dependiendo del tipo de evento deportivo que esté planeando, encontrar voluntarios puede ser fácil, especialmente para eventos de caridad, recaudación de fondos y eventos para jóvenes (¡hola, padres voluntarios!). Los voluntarios pueden incluso ser una de las muchas formas en que las empresas ayudan a patrocinar su evento, ya que ahorra dinero a ambas partes y al mismo tiempo proporciona a su evento la mano de obra que tanto necesita.
11. No te olvides del seguro de premio.
Si bien puede estar en su radar asegurar su evento, puede que no sea tan evidente asegurar premios y obsequios potenciales. Entonces, antes de dejar que alguien pruebe suerte en un putt de $15,000, lo mejor para usted es asegurarse de que no se le salga de su bolsillo. Claro, las posibilidades de que su Joe promedio haga un putt de 50 yardas son escasas, pero una pequeña tarifa por adelantado es todo lo que necesita para asegurarse de que un solo golpe de suerte no arruine el banco.
12. Haga una obra de teatro para la cobertura de los medios.
Cobertura durante el evento
El boca a boca es su mejor apuesta para hacer crecer un evento año tras año, y quizás no haya mejor exposición que involucrar a los medios. Dicho esto, no es probable que suceda por sí solo. Depende de su equipo de marketing rastrear contactos y conectarse con los medios locales. Para los principales puntos de venta, esto debería ser bastante fácil, pero no se detenga allí. Las publicaciones de pueblos pequeños e incluso los periódicos universitarios y las estaciones de radio pueden brindar una cobertura muy necesaria y ayudar a impulsar las relaciones públicas del evento.
Cobertura previa al evento
Los anuncios de eventos locales son un poco diferentes, ya que normalmente se manejan fuera de la sala de redacción. Póngase en contacto con los editores de eventos para conocer sus pautas para enviar los detalles de su evento para un anuncio.
13. No todo el mundo es árbitro.
Ya sea que los padres se peleen en un juego de la liga infantil o los equipos de la empresa se enfrenten en un evento de fútbol desprevenido, a veces la competencia se lleva lo mejor de los fanáticos y los participantes por igual. ¿Por qué? A menudo, es debido a una mala llamada. Entonces, si bien los árbitros voluntarios pueden sonar como una gran idea cuando estás calculando los números, pueden no parecer tan atractivos cuando estás en medio de un tumulto de inicio. Ahórrese un dolor de cabeza en la gestión de eventos deportivos recurriendo a una solución como un servicio de alquiler de árbitros.
14. Haz un mapa de todo.
La forma más fácil de mantener a todos en la misma página en el gran día es mostrarles exactamente lo que se espera. Al diagramar el lugar, el espacio del evento y todas las partes móviles, pinta una imagen que garantiza que todo se desarrolle sin problemas. El software de creación de diagramas de eventos hace que esto sea fácil, de una manera colaborativa de arrastrar y soltar que las hojas de cálculo simplemente no pueden duplicar.
Es hora de poner en marcha su planificación…
Juntarlo puede ser un poco complicado. Pero mientras mantenga estos consejos para la gestión de eventos deportivos en mente, estará en buena forma sin importar el propósito de su evento. Ahora ve y haz que tu evento salga del parque.
¿Tiene más preguntas sobre la gestión de eventos deportivos?
¿Qué es un gestor de eventos deportivos?
Un administrador de eventos deportivos está a cargo de coordinar una variedad de eventos relacionados con un equipo u organización deportiva. Esto puede ser cualquier cosa, desde administrar el día del juego en un deporte profesional hasta organizar la villa olímpica o planificar una gala de premios para un equipo de ligas menores.
¿Cuánto ganan los directores de eventos deportivos?
Los gerentes de eventos deportivos tienen un promedio de $55,000 a $65,000 al año, según la ubicación, la experiencia y la organización.
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