Cuando estás en el sitio para un evento, nunca sabes lo que puede pasar, porque a pesar de meses y meses de reuniones, planes y cronogramas, inevitablemente aparecerá algo desconocido para lo que ni siquiera soñaste que necesitabas prepararte. Pero podrías tener?
Confía en nosotros. Tener estos artículos a mano podría ser útil en caso de apuro.
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Todos hemos aprendido a saltar los obstáculos y aterrizar de pie (mientras nos vemos impecables, podríamos agregar), pero a lo largo de los años de producir evento tras evento, también hemos aprendido algunos de los elementos esenciales obvios y no tan obvios para mantener en su caja de eventos en todo momento. No tiene que ser una caja grande; bastará con una simple caja de almacenamiento de 12 galones.
Aquí está nuestra lista de lo que siempre debe tener a mano en caso de una emergencia de evento.
Descubra los principales artículos para eventos que todo planificador necesita
Parte 1: Los elementos de planificación obvios que debe llevar a un evento.
Lo primero que debe empacar son todos sus artículos esenciales y de «respaldo». Por ejemplo:
- Bolígrafos, tijeras y papel adicionales.
- Todo tipo de cinta (transparente, de conductos, de pintor, eléctrica).
- Baterías (de todo tipo)
- portapapeles
- Walkie-talkies
- Etiquetas
- Memorias USB
- Cargadores
- Kit de primeros auxilios
- Mini kit de costura
Ya sabes, lo básico! Estos son los artículos que alguien siempre necesitará, ya sea para pegar un mantel en un día particularmente ventoso o para imprimir etiquetas de última hora para los invitados que no confirmaron su asistencia. Tener estos artículos siempre será un salvavidas que te hará lucir como un profesional experimentado.
Confía en nosotros. Por experiencia, podemos decir fácilmente que tener estos artículos a mano podría ser útil en caso de apuro.
Parte 2: Los elementos de planificación «en caso de apuro» que necesita llevar a un evento.
1. Lleve un cable de extensión al lugar de su evento
Dependiendo del lugar, ya sea que esté adentro o afuera, nunca está de más tener su propio cable de extensión. Ha habido momentos en los que los lugares querían cobrar a nuestro equipo oa nuestro cliente por el uso de cables de extensión adicionales, o simplemente no tenían suficientes. Tener uno propio mitigará ambos problemas. Solo asegúrese de pegar con cinta adhesiva su nombre alrededor del extremo más cercano al enchufe para que no se guarde con las cosas de otra persona.
2. Lleva una mini caja de herramientas a tu evento
¿Podemos arreglarlo? ¡Si podemos! Cuando estás corriendo minutos antes de que comience un evento, alguien podría derribar algo. Confíe en nuestra palabra, sucede. Y no es culpa de nadie. Pero cuando el mantenimiento es difícil de conseguir, es genial tener una mini caja de herramientas con martillos, destornilladores, bridas, clavos, etc. disponible para hacer una reparación rápida.
3. Traiga un sistema estéreo Bluetooth para su evento
Un altavoz Bluetooth es algo que usted transporta principalmente para entretenerse a sí mismo y a sus proveedores mientras lo configura. Sin embargo, puede llegar un momento en el que tenga que darle un mayor uso cuando surjan dificultades técnicas. Simplemente configure una lista de reproducción de Spotify para establecer el estado de ánimo de su evento, empareje con su teléfono y boom, problema resuelto. Y nadie necesita saberlo…
4. Lleva una carretilla plegable a los eventos
Acarrear cajas de productos puede ser físicamente agotador, especialmente si se encuentra en un lugar grande. Y aunque la mayoría de los lugares tienen plataformas rodantes o carros disponibles, nunca se sabe cuándo necesitará uno adicional, por lo que le recomendamos que tenga uno propio disponible. Nuestro equipo recomienda y usa personalmente este pequeño número que se pliega fácilmente para caber en espacios pequeños en su oficina.
5. Trae un atuendo extra elegante para eventos
No, esto no es para que tengas opciones para mirarte frente al espejo, o para elegir cuál te favorece más ese día. Este es un artículo que recomiendo tener cerca por experiencia. Permítanme compartir dos historias con ustedes:
Hace unos años, producimos un evento de gala para más de 1000 personas, incluidos médicos, dignatarios locales, ejecutivos de nivel C-suite: un asunto de etiqueta. Afortunadamente, fijamos la hora de vestir de nuestro equipo unas horas antes del evento, ya que cuando mi coordinadora de eventos entró al baño, la cremallera de su vestido decidió que era el momento apropiado para atascarse. Mientras otro empleado le quitaba el vestido (¡gracias a Dios por las tijeras resistentes!), otro miembro del equipo le entregó un vestido extra que afortunadamente le quedaba bien. Problema evitado.
Durante una gala reciente, nuestro equipo estaba produciendo una recaudación de fondos sin fines de lucro en un establecimiento de muy alto nivel. Estamos hablando sin jeans, sin corbata, sin entrada. A medida que nos acercábamos a la hora de las llamadas, un miembro de la banda apareció en la puerta principal con unos vaqueros muy bonitos, pero vaqueros nada menos. A pesar de rogar y suplicar, el personal de la puerta principal recibió instrucciones de no dejarlo entrar de acuerdo con su código de vestimenta. ¡Llegó el par extra de pantalones de vestir de mi miembro del equipo al rescate! Lo tuvimos en la prueba de sonido en poco tiempo.
¡Ahora siempre estarás preparado con los artículos imprescindibles para eventos!
Créenos, nunca está de más estar demasiado preparado. Unirse Mesas Sociales en Twitter y comparte una historia sobre cómo usaste uno de estos elementos para guardar un evento. A continuación, obtenga más información sobre cómo planificar el mejor evento paso a paso.
No olvide el elemento más crítico de todos: su kit de herramientas para el planificador de eventos.