19 herramientas gratuitas de planificación de eventos para usar hoy

¡A veces las mejores cosas en la vida de un organizador de eventos son realmente gratis! Eche un vistazo a estas herramientas únicas de planificación de eventos que eliminan el dolor de cabeza, aplastan la lista de tareas pendientes y aumentan la productividad.

Explore herramientas gratuitas de planificación de eventos que ahorran tiempo:

Solo elegimos productos reconocidos por la industria de eventos por ser los mejores en lo que hacen. Ya sea que aparezca como la opción mejor calificada en sitios de revisión de software confiables o que gane premios como el Cuadrante Mágico de Gartner, las herramientas de planificación de eventos gratuitas que se muestran a continuación lo ayudarán a ser más productivo.

También nos aseguramos de incluir una amplia variedad de opciones que cubren la gran cantidad de tareas que los planificadores de eventos deben realizar al iniciar un nuevo proyecto. Desde la lluvia de ideas hasta el diseño de su lista de verificación y la asignación de tareas, prepárese para agregar al menos una de estas fabulosas herramientas de planificación de eventos a su propia lista imprescindible.

1. Red de proveedores de Cvent

Este motor de búsqueda de lugares cuenta con hoteles de élite y espacios para eventos para eventos de todo tipo en todo el país.

Para qué lo usarás: Encontrar y contactar el evento corporativo perfecto o el lugar de reunión.

Por qué nos encanta: Las funciones de búsqueda son integrales: puede reducir los resultados para incluir solo cosas como diseños específicos, tecnología en el sitio y servicios adicionales. Además, cada listado viene con diagramas de espacio en 3D para que pueda crear una imagen para todo su evento incluso antes de poner un pie en la propiedad.

2. Mesas Sociales

Nuestro software gratuito de planificación de eventos ayuda a resolver las preocupaciones generales de los eventos (como encontrar lugares) sin dejar que ninguno de los detalles (como el diagrama de eventos y el registro simplificado) se escape.

Para qué lo usarás: ATARE cubre la planificación de eventos de la A a la Z.

Por qué nos encanta: Una de las características destacadas que ofrece ATARE es la creación de diagramas en 3D, que facilita el diseño de diseños que aprovechan al máximo el espacio del lugar, crea planos detallados de asientos y registra a los invitados. Y puede crear plantillas de planes de eventos exitosos y luego reciclarlos para proyectos futuros.

3. Lugar de boda

Wedding Spot es un motor de búsqueda avanzado de lugares para bodas que cubre lugares de todo tipo en los Estados Unidos, así como destinos internacionales de alta demanda.

Para qué lo usarás: Encontrar el lugar perfecto para la ceremonia y/o la recepción según su presupuesto, estilo y región.

Por qué nos encanta: Todas las ubicaciones en este directorio incluyen los detalles más importantes directamente en la vista previa de los resultados de búsqueda (incluidos los precios exactos y la capacidad máxima del lugar). También puede usar filtros avanzados para reducir su selección. Además, la selección es increíble.

4. Kapow

Kapow es un motor de búsqueda de lugares enfocado en ayudar a los planificadores de eventos corporativos que desean algo un poco más creativo o especial para sus eventos.

Para qué lo usarás: Encontrar gemas ocultas que se adapten a una variedad de tipos de eventos corporativos populares, incluidas horas de cócteles, cenas experienciales y reuniones VIP.

Por qué nos encanta: Ofrecen excelentes paquetes, disponibilidad de espacio precisa y lugares y experiencias únicas que no encontrará en otros motores de búsqueda de eventos corporativos.

5. Yodeck

Yodeck es una herramienta gratuita de señalización de documentos diseñada para dispositivos móviles y de escritorio.

Para qué lo usarás: Redacción de acuerdos de proveedores, captura de firmas de patrocinadores y organización de comunicados de prensa de los oradores del evento.

Por qué nos encanta: Ofrecen un editor de arrastrar y soltar, lo que significa que puede crear un nuevo documento en cuestión de minutos. También organizan acuerdos firmados, pendientes y redactados, todo en un tablero visual para que pueda tener una idea del estado de todos sus documentos de un vistazo.

6. corcho

Esta herramienta de planificación de eventos es un panel de corcho digital en el que puede anclar ideas, imágenes, frases y ejemplos directamente desde su tableta.

Para qué lo usarás: Proporcione ayudas visuales para los clientes, agrupe imágenes en un espacio despejado y mantenga la inspiración en un solo lugar vinculando sitios web relevantes.

Por qué nos encanta: Es súper conveniente y fácil de usar. Y debido a que es más probable que los planificadores de eventos sean aprendices visuales, proporciona una excelente manera de comunicar con precisión los conceptos de eventos con los socios.

7. Mapa mental

Esta herramienta multifuncional ayuda a los planificadores de eventos a crear un mapa mental virtual de sus diseños de eventos, listas de tareas pendientes y planes de marketing.

Para qué lo usarás: Sesiones estructuradas de intercambio de ideas durante las etapas iniciales de diseño y concepto de su evento.

Por qué nos encanta: Es una herramienta personal para generar y ordenar sus pensamientos antes de compartirlos con el resto del equipo. También tienen un montón de características que te permiten codificar con colores, dibujar y diseñar tu mapa mental al contenido de tu corazón.

8. Coggle

Coggle es una herramienta de lluvia de ideas colaborativa y fácil de usar para proyectos de todos los tamaños.

Para qué lo usarás: Organizar una cadena compleja de prioridades, ideas y aportes de las partes interesadas del evento. Puede reunir los pensamientos de todos en un solo lugar o agregarlos como usuarios a su diagrama de flujo de Coggle para que puedan hacer cambios ellos mismos.

Por qué nos encanta: Si tiene que trabajar con un equipo, Coggle lo ayudará a asegurarse de que las prioridades e ideas de todos estén en una sola página para que todos puedan ver dónde hay coincidencias o diferencias. O, si administra un grupo de planificadores de eventos, puede usar Coggle para obtener una vista previa y aprobar sus planes de eventos con anticipación.

9. Isla de los Saludos

Este creador de tarjetas digitales gratuito puede enviar invitaciones personalizadas por correo electrónico para eventos que están bellamente diseñados y de marca.

Para qué lo usarás: Agradecer a los patrocinadores, felicitar a los socios del evento y recompensar a los VIP con enlaces a tarjetas de regalo, videos sorpresa y más.

Por qué nos encanta: Tienen cientos de plantillas para cualquier ocasión y puedes enviarlas a una lista completa de destinatarios simplemente subiendo tu lista a su sitio.

10. Campamento base

Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos que puede ayudar a los planificadores de eventos a poner a todo su equipo en la misma página mientras escalan sus servicios para acomodar múltiples eventos a la vez. Sus listas de tareas son avanzadas, lo que permite a los planificadores organizar ideas complejas en pasos procesables.

Para qué lo usarás: Gestión de recursos: esta herramienta puede representar visualmente y realizar un seguimiento de todo, desde los presupuestos hasta la programación y la asignación de tareas.

Por qué nos encanta: Su panel de control ancla archivos de proyectos completos para que pueda ver rápidamente todo lo que tiene en su plato en un solo espacio. También puede comunicarse con compañeros de equipo en los propios proyectos, eliminando problemas causados ​​por cadenas de correo electrónico desordenadas y grupos de chat.

11. Lunes.com

Monday.com es otra herramienta de gestión de proyectos que los organizadores de eventos pueden usar para que todos estén en sintonía. La diferencia es cómo la usará: su plataforma es muy visual y se basa más en imágenes que en listas para realizar un seguimiento de las tareas abiertas.

Para qué lo usarás: Simplificando las actualizaciones del estado del proyecto y manteniendo los cronogramas de sus eventos bajo control mientras brinda a los miembros del equipo autonomía para comunicarse entre sí, todo en un solo sitio.

Por qué nos encanta: Puede agregar rápidamente miembros a un proyecto por correo electrónico, arrastrar y soltar flujos de trabajo según sea necesario y ver los datos del proyecto de 4 maneras diferentes (como calendario, gráfico de barras, gráfico circular y listas codificadas por colores) en las formas visuales más simples posibles.

12. Wrike

Wrike tiene que ver con la eficiencia y, para los planificadores de eventos, esto significa poder redactar proyectos, anticipar y planificar obstáculos y colaborar con grandes equipos, todo en un solo lugar.

Para qué lo usarás: Crear flujos de trabajo repetibles, descargar informes de datos de eventos instantáneos y organizar todos los objetivos de su evento.

Por qué nos encanta: Si bien las otras opciones de gestión de proyectos en esta lista también son realmente excelentes, Wrike tiene automatización de tareas integrada, lo que significa que los planificadores de eventos pueden escalar su productividad sin hacer nada adicional.

13. Inventario de EZOffice

Esta herramienta de planificación de eventos que ahorra tiempo lo ayuda a resolver los detalles administrativos y organizar todas las partes físicas que necesitará para el gran día.

Para qué lo usarás: Manténgase al día automáticamente con los pedidos de suministros de oficina, catalogue los materiales de decoración de eventos y cree un sistema de préstamo de equipos que sus socios de eventos puedan usar.

Por qué nos encanta: La interfaz es simple y limpia. Le permiten tomar sus propias fotos o extraer imágenes de marca del sitio web del vendedor. Es muy fácil averiguar de un vistazo qué altavoces tienen qué micrófonos, qué computadoras portátiles todavía están disponibles para presentaciones y quién podría tener esa tableta que falta.

14. Sastre de entradas

Ticket Tailor es una plataforma de venta de entradas asequible que puede personalizar para satisfacer las necesidades de su evento y su marca.

Para qué lo usarás: Cree un sitio web inteligente de venta de entradas para eventos utilizando plantillas y seguimiento automático de datos.

Por qué nos encanta: Es ideal para eventos únicos o para planificadores de eventos que necesitan algo simple pero hermoso sin comprometer la funcionalidad.

15. Fuente del boleto

TicketSource es otra plataforma de venta de entradas que ayuda a los planificadores a organizar, anunciar y vender eventos. También permite a los asistentes seleccionar sus propios asientos, recibir automáticamente boletos físicos por correo e imprimir sus propias pulseras en casa.

Para qué lo usarás: Venda boletos, comercialice su evento en las redes sociales y mediante boletines por correo electrónico, luego realice un seguimiento de todo con informes y análisis avanzados.

Por qué nos encanta: Es fácil de usar pero también específico para el lugar. Por lo tanto, cosas como los planos de planta y las opciones de disposición de los asientos son más precisas.

16. ThunderTix

ThunderTix se integra con el sitio web de su evento existente u otras aplicaciones de eventos favoritas y ayuda a los planificadores a vender, reembolsar e intercambiar boletos.

Para qué lo usarás: Comercialice y venda boletos para eventos, así como configure tarjetas de regalo y programas de lealtad.

Por qué nos encanta: Si tiene una herramienta de sitio web de eventos, un software de marketing o un procesador de pagos que ya le encanta, ThunderTix puede funcionar en segundo plano para agilizar los pagos y manejar todas las demás tareas relacionadas con los boletos.

17. Albaricoque salvaje

Esta herramienta de planificación de eventos es un software de gestión de membresía diseñado para ayudar a los usuarios a crear grupos, comercializar eventos y crear una comunidad.

Para qué lo usarás: Agregue sus VIP a un club especial, organice y asigne voluntarios de eventos a diferentes actividades y cree un sitio de registro de eventos que acepte pagos seguros.

Por qué nos encanta: No solo cubre algunas de las necesidades más básicas de planificación de eventos, Wild Apricot brinda a los planificadores de eventos las herramientas que necesitan para interactuar de manera auténtica con los asistentes antes, durante y después del evento.

18. Dar inteligente

GiveSmart es un software de recaudación de fondos disponible como aplicación móvil.

Para qué lo usarás: Cree una plataforma de donación atractiva, agregue una marca personalizada a cualquier campaña y administre la venta de entradas para eventos.

Por qué nos encanta: Sus usuarios elogian su excelente servicio al cliente y lo fácil que es usar la plataforma tanto para su equipo como para sus asistentes.

19. Aguacate

Avochato es una plataforma de mensajes de texto de negocios diseñada para escalar las comunicaciones en todo tipo de dispositivos móviles, así como para identificar nuevas oportunidades de ventas.

Para qué lo usarás: Comercialice por goteo sus entradas para eventos y paquetes especiales, organice todas las comunicaciones de los asistentes en un panel y aumente las conversiones de clientes potenciales.

Por qué nos encanta: Es fantástico para las ventas y el servicio al cliente. Y se integra con las principales herramientas de gestión de relaciones como Salesforce y Slack.

¿Listo para poner en marcha su próximo proyecto de planificación de eventos?

Luego, eche un vistazo a estas herramientas de gestión de eventos, algunos seguros de planificación de eventos que podría necesitar y algunos trucos de productividad para ahorrarle aún más tiempo.