21 consejos para compartir los mejores diagramas de eventos con los clientes

Compartir diagramas de planos de planta puede agregar valor a lo largo del proceso de planificación del evento. Mostrar impresionantes diseños en 3D de eventos anteriores puede ayudar a conseguir clientes inspirados por las imágenes. Compartir también mejora la colaboración del cliente, por lo que las directivas son claras y los tomadores de decisiones se mantienen en la misma página.

Pero no debe dar a los clientes acceso completo a su software de diagramación de eventos en todas las etapas de planificación. Esta es una receta para la falta de comunicación, cambios de diseño misteriosos e incluso diseños perdidos. Siga leyendo para obtener consejos esenciales para aprender cómo compartir mejor los diagramas de eventos con los clientes para cumplir con sus altas expectativas sin perder el ritmo.

¿Con quién debe compartir los diagramas de eventos en curso?

Ofrezca acceso al diseño a las personas del equipo de planificación: el cliente es solo uno de los muchos que se benefician del acceso de ‘ver’ o ‘editar’. Conozca el gusto del cliente o encuentre problemas en el lugar antes de avanzar demasiado en el proceso cuando mantiene informados a los proveedores y clientes.

1. El personal del lugar

Necesitarán acceso cuando llegue el momento de la configuración. Pero considere compartirlo temprano para que puedan verificar las medidas, confirmar el diseño y descubrir errores antes de que se conviertan en un problema.

2. el equipo de catering

Pueden trabajar de manera más eficiente cuando saben cuánto espacio hay disponible para la preparación, dónde instalarse y qué puede obstaculizar su trabajo. El servicio de catering también puede hacer solicitudes, ya sea para espacio de preparación adicional o puntos de venta adicionales para el servicio de café.

3. Vendedores

También pueden detectar problemas. Saber que las puertas son lo suficientemente anchas para las entregas, por ejemplo, evita retrasos cuando su equipo tiene que desmontar un palet que no cabe por la entrada trasera.

4. El fotógrafo

Él/ella puede examinar el diseño para encontrar y tener en cuenta las columnas que bloquean los tiros, los ángulos difíciles y la iluminación deficiente.

No todo el mundo necesita acceso de edición (puede proporcionarles una copia en PDF o revisarla en persona), pero es necesario comunicar las actualizaciones importantes del diseño para que estén al tanto de los cambios.

Sugerencias para una colaboración exitosa del diagrama de diseño de eventos con los clientes

1. Tenga ejemplos de diseño listos desde el principio

Si está basando su diseño en un evento anterior, un diagrama de ejemplo le brinda al cliente una imagen para iniciar el proceso de planificación. Un diagrama 3D combinado con fotos y videos del evento pasado pone al cliente en acción para que pueda visualizar el producto final y lo que se necesita para llegar allí.

2. Deja que el cliente te ‘muestre’ lo que quiere

Entregue una pizarra en blanco al cliente, déjelo crear uno o dos diseños y convierta sus ideas en una realidad que funcione. Esto puede ser en papel o usando sus herramientas de diseño de diseño (solo asegúrese de etiquetar el archivo claramente). Usted es el profesional y, si bien su conocimiento construye un mejor evento, conocer la visión del cliente puede brindarle nuevas ideas, o al menos permitirle saber por dónde empezar. Puede informar al cliente de cualquier inconveniente que observe por adelantado (no hay suficiente disponibilidad de tomacorrientes, pantallas que impidan el acceso de sillas de ruedas al lugar o violaciones del código de incendios) y trabaje con las opciones.

3. Tenga cuidado de dar acceso general de ‘edición’ a los clientes

A menos que el cliente realmente necesite la capacidad de editar, el acceso de solo lectura o compartir a través de la opción de enlace público puede ser suficiente. Si el cliente necesita capacidades de edición, agréguelo como colaborador y seleccione el acceso de edición específico que requiere.

Cada colaborador debe tener su propio acceso en lugar de un inicio de sesión general. Establezca permisos para cada persona en función de cómo contribuyen al proceso, ya sea que necesiten acceso para sentar a los asistentes, editar todos los detalles del diagrama, editar solo objetos existentes, registrar invitados o ver y comentar sin acceso de edición. Esto deja en claro quién está haciendo cambios y cuándo, y hace que sea más fácil restringir el acceso a una sola persona en caso de que sea necesario.

4. Bloquee los elementos del evento en su lugar

Bloquee objetos específicos en su lugar si no se deben mover: el escenario, los accesorios permanentes, las columnas y las puertas (cualquier objeto que deba permanecer tal cual) se pueden bloquear en su lugar resaltando y haciendo clic en el botón de bloqueo en el panel de edición. Esto permite a los clientes ajustar otros elementos sin interrumpir otras partes del diseño. De manera similar, agrupar objetos que deben permanecer dentro de una huella específica le permite al cliente mover, ajustar y rotar el grupo sin alterar el tamaño o el espacio del arreglo.

5. Mantenga las versiones anteriores del diseño en caso de que necesite retroceder

Utilice el historial de versiones para realizar un seguimiento de los cambios en el diseño. Los planos de planta evolucionan constantemente en el período previo al evento. Alterne entre las opciones para mostrarle al cliente las posibilidades antes de realizar cambios significativos en el diseño, o vuelva a un plan anterior si el cliente decide que, después de todo, quería los asientos adicionales.

6. Colabora en tiempo real para reducir el desorden de la bandeja de entrada

Los clientes y proveedores pueden ver y comentar los cambios a medida que ocurren, ahorrando tiempo y solicitudes de correo electrónico de ida y vuelta. Esto fomenta un sentido de cooperación dentro del grupo y puede disminuir la necesidad de múltiples cambios, lo que aumenta la productividad de todas las partes involucradas.

7. Comience con una plantilla de diseño de eventos que sepa que ha funcionado

Comience desde la experiencia y personalice el diseño a partir de ahí. El cliente no siempre entiende el espacio o el flujo. Mostrarles diseños que han funcionado (o causado desafíos) en el pasado puede evitar problemas mayores en el futuro. En lugar de decirles que su visión no sigue las mejores prácticas del plano de planta, muéstreles cómo ha abordado los desafíos en el pasado.

8. Ver el espacio de eventos IRL para comparar

Recorra el espacio con el cliente para tener en cuenta las preocupaciones que no puede detectar en un diagrama, como techos bajos, columnas que pueden bloquear las vistas, puertas que podrían interferir con el baile y más. Compare el diagrama con fotos de eventos anteriores para detectar problemas temprano y hacer preguntas detalladas sobre el recorrido por el sitio del lugar.

9. Implemente un proceso para realizar cambios en el diseño

Hágale saber al cliente que si se requieren cambios, lo discutirá con él para asegurarse de que funcione. De lo contrario, puede perder tiempo retrocediendo y corrigiendo errores. Si un cliente tiene acceso para realizar cambios, anímelo a crear nuevas versiones en lugar de actualizar el diseño principal.

10. Mantenga los comentarios en un solo lugar para una fácil referencia

Publique comentarios aclaratorios dentro del diagrama en lugar de enviarlos por mensaje de texto o correo electrónico para que los clientes puedan consultarlos sin tener que buscar por todas partes.

11. Fomentar la comunicación bidireccional durante todo el proceso

Tener una conversación sobre el diseño y decirle al cliente cómo funcionan las cosas son dos cosas diferentes. Abra el proceso de compartir: Mientras le muestra a un cliente el diseño por primera vez, brinde contexto sobre la visión y hágale saber cómo planea unir todo. Para crear una sensación de confianza y colaboración, haga pausas frecuentes y permita que el cliente haga preguntas, solicite aclaraciones y ofrezca opiniones.

12. Escuche al cliente mientras comparte diagramas de eventos

Escuche las solicitudes del cliente y comprenda lo que el cliente está pidiendo antes de responder. Una comunicación sólida requiere una escucha activa en lugar de anticipar y reaccionar ante una necesidad asumida.

Para practicar la escucha activa:

  • Muestre que está comprometido haciendo contacto visual, asintiendo con la cabeza y usando un lenguaje corporal positivo.
  • Escuche y considere la solicitud antes de responder en lugar de preparar su respuesta mientras el cliente habla.
  • No interrumpas; guarde sus comentarios para una pausa natural.
  • Haga preguntas y repita las preocupaciones del cliente para asegurarse de que lo entiende.

Nos esforzamos por cumplir, pero no podemos hacerlo todo. Siempre explique su ‘no’ y apóyelo con ejemplos y experiencia, y ofrezca soluciones basadas en lo que el cliente ha comunicado en lugar de lo que usted cree que quiere. Los clientes difíciles responden mejor con métodos de comunicación efectivos.

13. Ten planes alternativos

Si al cliente no le gusta el diseño, sepa qué puede ofrecer en su lugar, con anticipación. Tener algunas opciones de respaldo en tu bolsillo trasero te hace ver como un planificador de rockstar. Mantenga los diseños antiguos disponibles para ejemplos rápidos, o prepare plantillas de diseño adicionales para cada cliente, de modo que esté listo para intercambiar diseños entre planos de planta si surge la necesidad. Con planes alternativos, le muestra a su cliente que está preparado para las inclemencias del tiempo, los cambios en la disponibilidad de las salas del lugar y los turnos con poca antelación.

14. Limite los cambios de última hora, a menos que proporcionen un valor específico

Su tiempo es valioso, y luchar para asegurarse de que haya suficiente espacio para cambiar el diseño del buffet o agregar otra fila de asientos adicionales no es una prioridad principal cuando se trata de un trabajo. Establezca fechas específicas para que el cliente informe un conteo de invitados confirmado o finalice los requisitos de tamaño del stand del proveedor para que tenga suficiente tiempo para prepararse.

15. Restrinja el acceso a la edición después de una fecha determinada

Evite los cambios de última hora que no haya aprobado estableciendo una fecha límite para el acceso de edición. Después de esa fecha, las solicitudes de cambio deben pasar por el personal del evento para garantizar que funcionen y que no haya sorpresas durante la configuración.

Eludir los problemas de uso compartido de diagramas con estos ‘No hacer’

16. No limites la tecnología que usas

La belleza de la tecnología es que tenemos opciones que nos permiten conocer a los clientes donde se sienten más cómodos. Si bien algunos pueden preferir las reuniones en persona, otros prefieren registrarse por teléfono o chat de video. El software colaborativo de planificación de eventos basado en la nube le permite compartir diagramas de eventos en tiempo real: configure un chat de video o una conferencia telefónica para repasar el diagrama con el cliente; pueden verlo en su teléfono o computadora, o puede tomar Benefíciese de la configuración para compartir pantalla dentro de su aplicación de videoconferencia.

17. No pases por alto los beneficios de la comunicación cara a cara

El correo electrónico, los mensajes de texto y las llamadas telefónicas pueden ser productivos, pero reunirse en persona también es valioso. Los clientes a menudo prefieren las reuniones en persona en comparación con las conferencias virtuales, y las interacciones cara a cara pueden mejorar el compromiso, construir relaciones más sólidas y aumentar el ROI. El proceso de creación de diagramas brinda una gran oportunidad para las discusiones en persona: reúnanse para hacer un recorrido por el lugar, siéntense juntos para ver los diseños propuestos y vuelvan a revisar durante las visitas posteriores al lugar.

18. No subestimes el poder de una copia en papel

La tecnología es poderosa, pero una copia impresa puede salvar el día. Mantenga una versión en papel a mano para las reuniones y mientras recorre el lugar en caso de una mala conexión a Internet, batería agotada o clientes menos expertos en tecnología. Una copia impresa también facilita la toma de notas para actualizaciones posteriores.

19. No elimines planes antiguos

Guarde los diseños desechados para ahorrar tiempo. Incluso si al cliente no le gusta un diseño específico, conserve las versiones anteriores en caso de que el cliente quiera regresar y revivir una idea anterior. Mantenga los diagramas anteriores en lugar de reconstruir el plan a partir de un diagrama en papel o de memoria.

20. No omita información clara y descriptiva para cada diagrama

Los nombres detallados de los diagramas, los títulos de los eventos claramente etiquetados, la información de contacto y las fechas precisas de los eventos evitan confusiones entre clientes y eventos. Asegúrese de estar usando el plano de planta más actualizado para que no tenga que hacer ajustes cuando se dé cuenta de su error.

21. No gaste el presupuesto en cambios que podrían no funcionar

Si las restricciones de planificación, desde problemas de presupuesto hasta logística, dificultan la solicitud de un cliente, no le diga simplemente «no». Dígales por qué el efectivo no está envuelto en un diseño que no va a funcionar. Si no está seguro de si algo tendrá éxito, investigue un poco, consulte con el lugar, obtenga opiniones de los proveedores y resuelva los detalles antes de comprometerse.

Los diagramas de eventos son un poderoso punto de contacto con el cliente. Brindan a sus clientes una sensación de control y voz en el diseño, al tiempo que le permiten seguir siendo la fuerza guía durante todo el proceso de planificación.

Ahora está listo para compartir diagramas de eventos como un profesional

A continuación, explore consejos para planificar grandes eventos sin estrés. O averigüe si los asientos abiertos o asignados son los mejores para su diseño más reciente.