No es de extrañar que el interés por los eventos al aire libre alcance su punto álgido en los meses de verano. La promesa de eventos al aire libre, como picnics, festivales y eventos deportivos, puede hacer sonreír a cualquiera. Apelan a nuestros sentidos y sentimientos de nostalgia, desde los olores de la comida a la parrilla hasta la suave hierba y el agua fría que roza nuestros dedos. Además, el tiempo que pasamos al aire libre tiene muchos beneficios para la salud, ya que aumenta nuestra energía y nuestro sistema inmunitario, mejora nuestra creatividad y eleva nuestro estado de ánimo y nuestra concentración.
Además, los eventos al aire libre tienen la oportunidad de resolver problemas de seguridad, como la densidad de población y el saneamiento, al tiempo que aportan diversión Por ello, hoy compartiremos algunas ideas nuevas y creativas para eventos al aire libre que le servirán de inspiración para su planificación.
Explore
las ideas de eventos al aire libre para juegos interactivos y rompehielos
Anime a los asistentes a los eventos al aire libre a mezclarse y relacionarse iniciando sus eventos con juegos para entablar conversación. He aquí un par de nuestros juegos interactivos y rompehielos favoritos para garantizar que nunca haya un momento de aburrimiento en su evento y ofrecer las mejores oportunidades para establecer contactos.
1. Organice el juego de romper el hielo con tarjetas de visita
Este juego anima a los asistentes a compartir una breve historia sobre ellos mismos. Basta con proporcionarles fichas y rotuladores y pedirles que escriban una cosa que los demás asistentes no sepan sobre ellos, junto a su nombre.
Recoge todas las tarjetas y repártelas en diferentes zonas, teniendo en cuenta las reglas de distanciamiento. Anima a cada uno de los asistentes a escudriñar las zonas en busca de una tarjeta que le parezca interesante. Haz que cada invitado lea su tarjeta, para que pueda conectar con la persona de la que se trata.
Consideraciones sobre Covid-19: Haz que los invitados cojan un par de guantes antes de coger sus materiales. Cuando el juego haya concluido, todos los asistentes deberán quitarse los guantes y lavarse o higienizarse las manos antes de pasar a la siguiente actividad. Mantenga una cesta «sucia» y otra «limpia» para los bolígrafos y rotuladores para limitar la propagación de gérmenes. Fomente el espacio de dos metros y las máscaras.
2. Realice el rompehielos del logotipo
Haz que los asistentes escriban su nombre y hagan un pequeño dibujo de un logotipo que les identifique en una etiqueta con su nombre. Ahora, mientras se mezclan, las personas que les rodean no sólo aprenden su nombre, sino que también aprenden algo único sobre ellos.
Lo mejor de este rompehielos es que el número de jugadores es ilimitado, y sólo tienes que proporcionar las etiquetas con el nombre y un bolígrafo o un rotulador para los asistentes.
Consideraciones: Este es un juego de manos libres, así que asegúrate de recordar a tus asistentes que deben mantener un espacio seguro entre ellos. Mantén una cesta «sucia» y otra «limpia» para los bolígrafos y los rotuladores para limitar la propagación de gérmenes. Proporcione guantes para utilizarlos antes de tocar los rotuladores y las tarjetas de notas. Fomente el espacio de dos metros y las máscaras.
3. Ofrezca el rompehielos
de las citas rápidas
Para romper el hielo de las citas rápidas, pida a los asistentes que escojan al azar los números de las mesas o los lugares de reunión (por ejemplo, reunirse junto al jardín) en trozos de papel recortados. Una vez que todos estén frente a sus nuevos grupos, establece un límite de tiempo para que los asistentes conozcan a sus nuevos amigos.
Proporcione una lista preestablecida de preguntas que la gente pueda hacer, como por ejemplo
- ¿Qué es lo más extraño que te han pedido que hagas durante una reunión?
- ¿Qué es lo más extraño que has olvidado?
- ¿Cuál es el lugar al que no quieres ir nunca?
- Si pudieras elegir una nueva habilidad, ¿cuál sería?
Consideraciones: Pegue la lista de preguntas a la mesa o al lugar. Considere la posibilidad de limpiar cada mesa. Asegurar un espacio de dos metros y el uso de la máscara.
4. Juega a encontrar el cofre del tesoro
Los objetivos compartidos pueden relajar a los asistentes. Divida a los asistentes en pequeños grupos y envíelos a buscar «huevos de Pascua» Esconde un huevo o un cubo del tesoro para cada grupo, y haz que cada grupo conozca su color. El primer grupo que encuentre su huevo gana (¡pero en realidad todos ganan!). Y si quieren, pueden dar pistas a los otros grupos sobre los huevos que han encontrado.
Consideraciones: Anima a los asistentes a desinfectarse las manos y a usar mascarillas. Cada cubo debe limpiarse después de su uso. Poner sólo caramelos envueltos dentro del cubo.
5. Cree un desafío artístico con tiza en la acera
La tiza en la acera se puede utilizar de diferentes maneras en su evento al aire libre. Anime a los asistentes a dejar su marca con un nombre y una fecha, a enviarse mensajes al pasar por una pizarra, o simplemente a expresar sus pensamientos sobre el evento.
También puedes empezar con un reto temático, como «playa», «verano», «otoño», y permitir que los invitados voten por los tres mejores dibujos con tiza, cuyos artistas podrían ganar premios.
Consideraciones: Asegúrate de proporcionar suficientes trozos de tiza para que los asistentes los utilicen (un trozo para cada persona) e imprime algunas normas y reglamentos en una cartulina grande, para que el espacio sea seguro. Se pueden colocar estaciones de saneamiento alrededor de la pizarra.
Descubra las mejores ideas de catering para eventos al aire libre
Ahora que ya sabe cómo ayudar a los asistentes a socializar, es el momento de pensar en las mejores ofertas de comida para su evento al aire libre. Tenga en cuenta las siguientes ideas de catering para eventos al aire libre para garantizar que su comida sea un éxito
6. Asegúrese de que su catering está preparado para las inclemencias del tiempo instalándolo en una zona cubierta
Dado que los eventos al aire libre vienen acompañados de un clima incontrolable, es fundamental que la configuración de su comida esté preparada para que el tiempo cambie. Coloque el catering bajo una carpa o una zona cubierta. Y asegúrate de que haya suficiente espacio para que todas las sillas estén a dos metros de distancia.
7. Ofrezca comidas preenvasadas en varios puestos para su recogida
Ofrezca a los asistentes una forma fácil de recoger su comida en estaciones separadas, y caminar hasta un área designada. Si utiliza un sistema de tickets, podrá controlar cuándo los invitados se dirigen a sus puestos para elegir sus comidas.
Considere la posibilidad de preparar comidas como divertidas cajas de aperitivos (los modernos Lunchables) para que los invitados puedan recogerlas rápidamente y seguir su camino. Algunas ideas asequibles son:
- Sándwiches BLT
- Tacos
- Francos y perritos calientes
Asegúrese de que cada asistente se lleve cualquier comida preenvasada que haya tocado. Basta con añadir una señal que indique que no pueden volver a colocar los artículos en la mesa de la estación.
8. Llame a los camiones de comida locales favoritos
Otra divertida opción de comida para eventos al aire libre son los camiones de comida para el almuerzo, la cena y el postre. Esta idea te ahorrará mucho tiempo a la hora de preparar y limpiar.
Asegúrate de que hay suficiente espacio para que los camiones de comida puedan aparcar y deja espacio suficiente para las colas de gente. Utiliza tiza para guiar a los asistentes en una fila separada por dos metros
9. Anime a comer cómodamente, al estilo picnic
Anime a los invitados a traer sus propias mantas y a sentarse en grupos bajo los árboles. Esto puede ayudar a minimizar los costes de mesas y sillas, y a garantizar que cada invitado se mantenga alejado de los objetos que otros han tocado.
10. Haz que sea fácil llevárselo
para después
Asegúrese de que los asistentes puedan llevarse las sobras en lugar de tirarlas. Las pizzas precortadas y emplatadas hacen que este enfoque sea muy sencillo. Basta con colocar una estación con contenedores o bolsas de papel para llevar. Esta estación debe ser vigilada por el personal para asegurarse de que todo el mundo se lleva lo que toca. Puedes limitar aún más la propagación de gérmenes proporcionando desinfectante para las manos y mascarillas.
Vea las mejores ideas de entretenimiento para eventos al aire libre
Asegúrese de que sus asistentes no dejen de hablar de lo bien que se lo han pasado en su evento ofreciendo un entretenimiento único. Aquí tiene un par de formas diferentes de incorporar el mejor entretenimiento a su próximo evento al aire libre.
11. Envíe una encuesta sobre el entretenimiento antes del evento
Conocer a su público es el primer paso para identificar el mejor entretenimiento para su evento al aire libre. Recopile los comentarios de eventos anteriores al aire libre o envíe una encuesta previa al evento para ver qué prefieren sus asistentes.
Haga sólo de una a tres preguntas e intente que la mayoría de ellas sean de elección múltiple, pero deje una pregunta abierta para solicitar comentarios adicionales. Además, tenga en cuenta el horario y dónde estarán los asistentes la mayor parte del día, ya que esto puede afectar a la viabilidad de ciertas opciones.
12. Ofrezca una clase de plantación
Permita que los asistentes se diviertan mientras contribuyen con una buena acción a la madre naturaleza. Proporcione tierra, mini soportes biodegradables y una variedad de flores para plantar. Coloque una mesa grande donde se puedan recoger los suministros y luego envíe a los asistentes a plantar en su propio espacio
13. Ofrezca una clase de coctelería
Invite a los asistentes a aprender a crear una nueva bebida de su elección Para asegurarse de que puede atender a todos los asistentes, debe tener una lista preestablecida de todas las bebidas que se pueden preparar. Cada ingrediente debe estar previamente separado y proporcionado para cada grupo de mesas (una mesa para un grupo de personas), para que la mezcla se realice sin problemas y rápidamente. Asegúrese de proporcionar desinfectantes en cada mesa, así como utensilios para mezclar únicos para cada persona. Muy pronto, los asistentes se relajarán con sus bebidas favoritas.
14. Deja que los invitados vuelen con drones para ver el escenario
Explore el espacio abierto animando a los asistentes a inscribirse para volar un dron alrededor del lugar del evento. Esta es una gran idea para promover el distanciamiento social al tiempo que permite a sus asistentes divertirse un poco con la tecnología No olvides enviar un registro previo al evento o permitir que los asistentes se inscriban in situ para reservar su plaza para volar un dron. Asegúrate de que haya puestos de higiene y exige a los asistentes que se laven las manos antes y después de volar el dron. Además, todo el equipo debe ser desinfectado antes y después de cada uso.
15. Cree un sencillo fotomatón y anímelo con música
Envía a tus asistentes a casa con un recuerdo que nunca olvidarán. Los fotomatones son siempre un éxito y una gran forma de promocionar su evento. Para garantizar la seguridad de los asistentes, simplemente coloca un telón de fondo interesante en un espacio abierto y haz que un fotógrafo se sitúe a más de dos metros de él. Coloca altavoces cerca con tu lista de reproducción favorita de Spotify para mantener la energía viva.
Descubre ideas sencillas de tecnología audiovisual para eventos al aire libre
El baile, los discursos, la música y la comunicación son algunos de los componentes más importantes de un evento. También requieren los mejores equipos audiovisuales y la mejor configuración tecnológica. Siga algunas de estas ideas y consejos audiovisuales para asegurarse de que su evento al aire libre se desarrolle sin problemas
16. Establezca una lista de comprobación
Cuatro semanas antes del evento, confirme las necesidades de sus ponentes y anfitriones. Utiliza estos datos para crear una breve lista de comprobación para tu equipo audiovisual. Si se comunica con antelación, evitará sorpresas de última hora
17. Acuerda los altavoces para exteriores
Los sonidos cotidianos de los exteriores serán su mayor rival a la hora de proporcionar audio. Asegúrese de que su equipo cuenta con los mejores altavoces de exterior para que sus asistentes puedan experimentar el audio de su evento como si estuvieran asistiendo a un evento en interiores
18. Configure los altavoces con una diagramación sencilla
Ahora que te has asegurado de estar preparado con el mejor equipo, debes confirmar que la instalación está completa. Utiliza el software de diagramación de eventos para colocar los altavoces en el espacio de manera que todos puedan escuchar. Tu equipo principal debe estar en un lugar seguro y protegido. Coloca los altavoces alrededor de las áreas principales, manteniendo el audio apuntado en una sola dirección.
19. Hazlo de forma inalámbrica
¿No es lo peor cuando vas caminando y tropiezas con un cable? Ahí van los papeles, el café y todo lo que tengas en las manos. Si tiene la opción de ir sin cables, hágalo. Esto garantizará la seguridad de los asistentes, ya que no tropezarán con los cables mientras intentan desplazarse por el evento
20. Haga un ensayo
La comunicación es fundamental. Su personal y el equipo audiovisual deben coordinarse en todo momento. Establezca la expectativa de que muy poca comunicación no es suficiente. Y guarde todo para el evento en un solo lugar, ya que esto le garantizará estar siempre al tanto. Haz también un simulacro 48 horas antes para asegurarte de que todo funcionará lo mejor posible.
Explore ejemplos de eventos corporativos al aire libre
La mejor manera de asegurarse de que su evento sea un éxito es recurrir a otros en busca de inspiración. Aquí tienes un par de empresas que se aseguraron de que sus empleados se lo pasaran en grande.
21. Organiza un concierto al aire libre
DreamForce es un evento de cuatro días que abarca todo lo relacionado con SalesForce, y que se completa con increíbles oradores y entretenimiento. Entre los ponentes anteriores se encuentran Barak Obama, Megan Rapinoe y Tim Cook.
Luego, ¡viene la parte al aire libre! Los participantes disfrutan de un concierto al aire libre con comida y bebida gratis, con actuaciones de Fleetwood Mac, Metallica y Janet Jackson. SalesForce proporciona a los asistentes entretenimiento, comida, bebidas, botín e invitados especiales, además de un cambio de escenario, lo que les garantiza un evento exitoso año tras año
22. Organiza un picnic anual de empresa
Los picnics anuales de la empresa pueden crear buenos recuerdos y nuevas amistades. Por ejemplo, Nike inc. organiza un picnic gigante en sus enormes campos del campus. Es una celebración de un día en la que los empleados pueden tener y conocer a otros.
Según National Event Pros, «en los años 90 y a principios de los 2000, Microsoft organizaba gigantescos picnics de empresa en sus oficinas de Redmond. Los picnics duraban tres días, con más de 10.000 invitados cada día. Si bien es cierto que fue una hazaña impresionante para la empresa, pronto se dieron cuenta de que este picnic a gran escala no tenía sentido. Con tanta gente allí, era improbable que te reunieras con tus compañeros de trabajo y establecieras vínculos en un entorno diferente. Presentar a tu familia a tu jefe era una posibilidad remota. Microsoft cambió el formato y decidió dar a los grupos individuales presupuestos para los eventos anuales. Ahora, un grupo de entre 30 y 200 personas organiza un picnic anual de la empresa, ya sea en su sede de Redmond o en el propio parque Vasa del lago Sammamish»
23. Organice un día de campo de la empresa
Cada año, el equipo de ventas y servicios a clientes de Cvent organiza su propio día de campo con una noche de barbacoa, bebidas y competiciones. El día de campo es un éxito debido a la cantidad ilimitada de vínculos entre los equipos y los juegos que los unen.
Los juegos incluyen un lanzamiento de huevos, una carrera de tres piernas, un juego de lanzamiento de jefes de whiffle y un torneo de agujeros de maíz que se desarrolla durante todo el día. El toque final del día de campo es que el ganador del torneo de hoyos de maíz se lleva a casa el derecho a presumir de su equipo para el resto del año
Cómo pueden los hoteles acoger mejor los eventos al aire libre
Dado que la demanda de eventos al aire libre es cada vez mayor, he aquí algunas formas creativas de utilizar el espacio del hotel para eventos predominantemente al aire libre.
24. Utilice los aparcamientos para las actividades
Separe una parte del aparcamiento del hotel para que sirva de estacionamiento. A continuación, utilice el espacio extra para actividades o zonas de descanso para que los asistentes puedan socializar. Considere la posibilidad de instalar carpas para protegerse del sol y la lluvia en función de las previsiones meteorológicas.
25. Lleva el catering al exterior
Lleva el catering al exterior. Asegúrese de limitar las opciones de menú y de que sean fáciles de repartir, ya que el equipo se repartirá por zonas mucho más amplias. Asegúrese de mantener a los asistentes hidratados; incluso podría considerar la posibilidad de contar con un patrocinador para las botellas de agua.
26. Utilice el patio para los asientos
Ofrezca a los asistentes una experiencia de asiento en el patio mientras les sirve en la zona del mismo. Utilizar el patio garantizará que las mesas y los asientos no tengan que ser transportados demasiado lejos. Y asegúrese de que las mesas puedan colocarse a dos metros de distancia en la zona del patio con el software de distribución de eventos.
27. Colabore con un local o restaurante cercano
En el caso de los hoteles que no disponen de espacios abiertos en el exterior, considere la posibilidad de asociarse con un local que sí disponga de espacio al aire libre. De este modo, el hotel puede albergar habitaciones para dormir, mientras que los invitados pueden disfrutar de las actividades del evento al aire libre.
Ahora ya está preparado para organizar grandes eventos al aire libre en cualquier local.
Un rápido resumen de ideas para eventos al aire libre:
¿Qué eventos divertidos se pueden celebrar al aire libre?
Algunos eventos divertidos que se pueden celebrar son ceremonias de entrega de premios, festivales, eventos de networking, galas, picnics de empresa y mucho más.
¿Cómo hacer que un evento al aire libre sea único?
Haga que un evento al aire libre sea único creando un tema específico, como la aventura, el safari, las flores o los deportes. Y ofrezca múltiples actividades para que la gente inicie conversaciones entre sí, como dibujar con tiza y «pescar» en piscinas hinchables.
Haz que tu evento al aire libre sea increíble con estas ideas
Ya tienes todo lo que necesitas para organizar con éxito un evento al aire libre divertido y único Asegúrate de incluir actividades para romper el hielo, de modo que los asistentes puedan establecer contactos y conocer gente nueva. No te olvides de la comida y la bebida para asegurarte de que los asistentes estén llenos de energía.
A continuación, confirma el sistema audiovisual del evento para que la comunicación sea fluida y los asistentes puedan soltarse durante los descansos. La inspiración es inagotable, así que no tengas miedo de ver lo que han hecho otras empresas. Y, por último, incluya a los hoteleros, aunque sea al aire libre, ya que pueden proporcionar recursos fuera de sus edificios
Por cierto, ten en cuenta que esto no es un consejo legal. Sólo estamos haciendo lo posible para ayudar a nuestra increíble industria a adaptarse en estos tiempos locos. Por favor, compruebe las directrices de su estado para los nuevos protocolos de seguridad de eventos en relación con la pandemia.