En esta industria, las relaciones lo son todo. Los equipos de la Oficina de Convenciones y Visitantes local o de la Organización de Gestión de Destinos son como centros de redes. Están haciendo todo el trabajo pesado cuando se trata de construir la marca de su ciudad y llevar a los grupos principales al destino.
Es su trabajo conocer una ciudad por dentro y por fuera, incluidos cada hotel, lugar y las características únicas que hacen que el destino sea emocionante para los planificadores que investigan el lugar. A medida que los planificadores evalúan los destinos, se comunicarán con los CVB para determinar sus opciones y hacer las conexiones necesarias para ejecutar su evento. Su objetivo es garantizar que los planificadores ejecuten con éxito los eventos en el destino. Es por eso que depende de su propiedad proporcionar valor a los CVB para generar confianza. Hay enormes beneficios de trabajar con un CVB y puede estar seguro de que no lo olvidarán la próxima vez que un grupo solicite recomendaciones.
¿Cómo trabajan los planificadores de eventos con CVB y qué significa eso para su propiedad?
Cada evento es la suma de docenas de partes móviles. El transporte, el estacionamiento, los lugares fuera del sitio, el catering y los dormitorios son solo algunas de las cosas que mantienen despiertos a los planificadores por la noche. Después de todo, no todo está completamente bajo su control.
Cuando un planificador encuentra socios en los que puede confiar, tiende a quedarse con lo que sabe que es confiable. El problema es que en una ciudad nueva, los planificadores no conocen a todos los jugadores. Ahí es donde los CVB pueden entrar y hacer las recomendaciones que saben que conducirán a una reunión o evento exitoso.
Recuerde que los CVB son neutrales cuando se trata de las marcas de un hotel o los servicios que ofrece una propiedad. Por lo general, tomarán una RFP y ayudarán a los planificadores a encontrar el lugar que mejor se adapte a sus necesidades, independientemente del tamaño o el valor potencial del contrato del grupo.
Los planificadores inteligentes saben cómo aprovechar un CVB y llegar a los contactos correctos y reducir parte de la fricción al ir a una nueva ciudad. Piense en los CVB como el departamento de marketing de su ciudad, es su trabajo generar conciencia y poner el pie de un planificador en la puerta. Como cualquier equipo de marketing, necesitan mensajes y recursos para mantener altos los niveles de interés. Ahí es donde su propiedad puede intervenir y destacarse entre los competidores. Siga leyendo para saber cómo las propiedades pueden permanecer en la mente de un CVB local.
Así es como su propiedad puede funcionar mejor con un CVB:
1. Comparta datos y comentarios con su CVB.
Cada grupo que cierras te da la oportunidad de crecer y aprender. Los administradores de eventos, los proveedores de catering y los representantes de ventas en su propiedad trabajarán más de cerca con los propios planificadores de reuniones y eventos. Eso significa que su equipo tendrá una mejor comprensión de lo que va bien y lo que podría ser mejor.
Tome la iniciativa de crear una entrevista o encuesta de salida después de cerrar el trato y después de que haya concluido un evento. Como gente de ventas, a menudo queremos saber por qué perdimos un trato, pero saber exactamente por qué ganó un trato puede ser igual de revelador. Sea proactivo en la recopilación de datos similares después de que ocurran los eventos. Al hacer que todo esto sea accesible para sus socios de CVB, puede ayudarlos a abordar posibles problemas en una etapa más temprana del proceso de evaluación. De esa forma, es más probable que te presenten a un planificador que confíe en su capacidad para llevar a cabo el evento en tu ciudad. Lo que lo convierte en un argumento de venta mucho más fácil que alguien que está indeciso.
2. Realice y amplíe sus tipos de eventos de mejor rendimiento trabajando con su CVB.
Digamos que su último gran evento corporativo transcurrió sin contratiempos y dejó a su cliente totalmente satisfecho. Aproveche la oportunidad para preguntar sobre su red, su organización y más. ¿Hay algún tipo de evento en particular que no pueda acomodar pero su CVB sabría dónde ubicarlo? Tal vez su hotel no pueda albergar un evento para más de 50 personas. Ahí es donde puede guiar a los clientes de regreso a su CVB cuando necesitan realizar eventos más grandes.
En este caso, la mayoría de las propiedades se mostrarían reacias a impulsar el negocio a un gran competidor. Pero recuerde que también está brindando el tipo de valor que ayuda a que su propiedad se destaque. Ayude a sus principales clientes a expandir su presencia en su ciudad y vea qué tan rápido ese negocio regresará a usted.
3. Conviértase en un líder intelectual local y un recurso para su CVB.
Considere las formas en que los planificadores evalúan una ciudad. Buscarán en línea lugares, catering y socios audiovisuales, y actividades y cultura locales que puedan hacer que su evento se destaque. Por lo general, su CVB creará artículos, videos y guías que ayuden a convencer a los planificadores de que su ciudad es la opción correcta. Aquí es donde su propiedad puede ayudar a que toda esa información sea más procesable e impactante.
Una forma es pedirles a sus mejores clientes testimonios, tanto sobre su lugar como sobre su ciudad. Páselos a un CVB para que los use en sus comunicaciones. Haga las presentaciones que hagan posibles más relatos de primera mano. Conéctese con los clientes que realmente aprovechan al máximo lo que su ciudad tiene para ofrecer y pregúnteles si están dispuestos a compartir su itinerario de eventos con los planificadores que son nuevos en la ciudad. De esa manera, no tienen que empezar completamente desde cero.
Ahora está listo para ser un gran socio de CVB
Asociarse con un CVB significa poner recursos detrás de algunos proyectos que no dan resultados de inmediato y servir a todas las propiedades de su ciudad. Tenga en cuenta que los principales eventos corporativos o las ferias comerciales y conferencias en toda la ciudad no se llevan a cabo con tanta frecuencia en una nueva ciudad. Una vez que lo hagan, el CVB de su ciudad dependerá de los socios en los que más confíen, y ahí es donde vale la pena jugar el juego largo.
¿Quiere más información sobre cómo trabajar con CVB?
¿Qué hace un CVB?
Un CVB es una organización sin fines de lucro, normalmente financiada por un gobierno local, para promover la comercialización y el desarrollo a largo plazo de un destino. CVBS generalmente se enfoca en convenciones y turismo.
¿Cuáles son las principales responsabilidades de una Oficina de Convenciones y Visitantes?
La principal responsabilidad de un CVB es promover el conocimiento de un destino entre los visitantes potenciales.
¿Qué es una oficina de turismo?
Una oficina de turismo es otro nombre para un CVB.