4 conceptos de eventos que mejoran drásticamente la experiencia de los asistentes

Impulsadas por la mentalidad millennial, las expectativas de los asistentes están cambiando drásticamente el alcance y la estrategia detrás de las reuniones y eventos. Los asistentes de hoy exigen experiencias personalizadas que van más allá de sentarse en una sala de conferencias. Están buscando reuniones con significado, innovación y perspicacia. Pero, sobre todo, buscan conceptos y formatos de eventos que fomenten un compromiso auténtico: compromiso con el contenido, la ciudad y, lo que es igual de importante, entre sí.

De hecho, una encuesta reciente muestra que el 80% de los planificadores informan que sus trabajos requieren más creación de experiencias de lo que lo hicieron hace sólo dos a cinco años. Ese mismo estudio realizado por IACC también muestra los cuatro elementos que son más importantes para los asistentes y, como resultado, impulsan esas experiencias.

  1. Mayor integración de nuevas tecnologías (especialmente móviles)
  2. Más oportunidades de interacción, colaboración y estimulación
  3. Sesiones más cortas y rápidas en lugar de presentaciones largas
  4. Más énfasis en la creatividad y la localidad

En esta publicación, nos centraremos en las ideas de eventos para los números dos y tres, presentando algunos formatos experienciales que los planificadores pueden usar en el diseño de eventos para estimular a los asistentes y estimular una mayor compromiso de la audiencia.

Use estas cuatro ideas de eventos para involucrar y comprometer a los asistentes.

1. Utilizar el movimiento para estimular el aprendizaje.

La mayoría de las personas están familiarizadas con las sesiones de trabajo durante las reuniones, y probablemente estén igualmente familiarizadas con la sensación incómoda de estar dando vueltas tratando de encontrar a alguien con quien emparejarse. Cuando se rompe el hielo, por lo general es demasiado tarde para crear un compromiso significativo, y esa parte del tiempo se queda en el camino.

Sin embargo, dar a los participantes una actividad puede ser de gran ayuda para romper el hielo y relajar a todos. Una gran clave es hacer que las personas se muevan de manera que no se sientan incómodas o desagradables, pero que también fomenten la conversación y la interacción entre compañeros.

Pelea de bolas de nieve de MPI

Antes de la Conferencia Europea de Reuniones y Eventos de MPI de 2016, muchos asistentes de años anteriores habían visto los formatos de la conferencia como muy tradicionales. Todo eso cambió en 2016, cuando el capítulo danés de MPI elaboró ​​algunas ideas nuevas y emocionantes destinadas a involucrar más a los asistentes. Una de esas ideas era una guerra de nieve.

400 delegados internacionales participaron escribiendo preguntas relevantes para la industria en hojas de papel que se les proporcionaron. Seguramente muchos pensaron que lo que iba a seguir era el antiguo paso de emparejarse en compañeros de discusión, hasta que se les pidió que arrugaran sus papeles y se los arrojaran unos a otros. Después de la pelea de bolas de nieve, se recogieron al azar ciertas bolas de nieve y los temas sobre ellas se discutieron en grupos más pequeños. Cuando los asistentes se dividieron en grupos más pequeños, estaban animados, comprometidos y más abiertos a la conversación.

2. Fomentar el juego a través de la ludificación.

¿Cómo incentiva a los asistentes a interactuar con el contenido de manera significativa? Lo conviertes en un juego, naturalmente. La gamificación es el proceso de crear sistemas similares a juegos en torno al contenido, ya sea creando equipos, recompensando puntos por tareas o rastreando la finalización. Y aunque algunos pueden tener dudas sobre cuán efectiva podría ser una idea tan simple, funciona tan bien para los estudiantes adultos como para la escuela primaria. De hecho, una friolera 80% de los estudiantes dicen que serían más productivos si su trabajo fuera más parecido a un juego.

La magia de YourMembership en Xperience17

¿Alguna vez has deseado en secreto poder ser Harry Potter por un día? (Menos los dementores y Voldemort y todas las experiencias cercanas a la muerte, por supuesto). YourMembership, el proveedor más grande del mundo de software de administración de membresía, hizo realidad ese deseo en Xperience17 cuando crearon un Mundo temático de Harry Potter con elementos de gamificación. Esto se ejecutó a través de una aplicación específica para eventos que un increíble 88% de los asistentes estaban lo suficientemente emocionados como para descargar.

Los asistentes al evento fueron llevados a un mundo mágico, donde fueron clasificados en cuatro casas con el nombre de los pilares de la industria de la empresa. Las casas compitieron entre sí, y se otorgaron puntos por acciones como compartir fotos, registrarse en sesiones, escanear códigos QR y más. A los asistentes incluso se les envió una carta de aceptación de Hogwarts informándoles en qué casa habían sido clasificados por el Sombrero Seleccionador. Al ingresar al espacio de la conferencia, incluso recibieron una notificación automática que les informaba que habían llegado a la Plataforma 9 ¾.

3. Facilite la discusión en grupos pequeños.

¿Recuerdas ese antiguo adagio sobre hablar en público como el principal temor de los seres humanos? Bueno, cuanto más grande sea el grupo, más desalentador puede ser participar en una discusión. Pero cuando las personas se dividen en grupos más pequeños, aparentemente se reducen las apuestas. Al crear sesiones de trabajo en grupos más pequeños, los eventos pueden alentar más participación de la audienciabrinde a todos la oportunidad de hablar y asegúrese de que todos los asistentes sean escuchados.

Mesas de temas candentes de IMEX

En IMEX, posiblemente el pináculo de las experiencias de la industria para el mundo de los eventos, los organizadores establecen lo que llaman Mesas de temas candentes — Paneles esencialmente pequeños y moderados. Cada uno está diseñado en torno a un tema específico, dando a los asistentes la oportunidad de dividirse y discutir los temas que son más importantes para ellos con un puñado de compañeros que comparten los mismos intereses. La idea parece simple, pero evita que los asistentes se desconecten al pasar un día entero en un grupo grande escuchando orador tras orador.

4. Realice una conferencia silenciosa para facilitar la participación en varias sesiones.

La idea de la discoteca silenciosa ha existido durante años en festivales de música y espectáculos nocturnos. Múltiples artistas suben al escenario y los asistentes al concierto usan auriculares, sintonizándolos en la frecuencia del artista que quieren escuchar. Quítese los auriculares, y es completamente silencioso, a excepción de los sonidos apagados de bailar y arrastrar los pies. Es una experiencia inusual y sorprendentemente encantadora. También es uno que puede agregar un valor significativo en conferencias y eventos similares.

Piénselo: pasar de un orador a otro no siempre es fácil, especialmente cuando los espacios están muy lejos o hay superposición de franjas horarias. Cuando la tecnología de discoteca silenciosa se aplica a las conferencias, también conocida como conferencia silenciosa, elimina todas estas molestias. Pueden ocurrir múltiples sesiones de oratoria simultáneamente en el mismo lugar, mientras que los asistentes pueden alternar entre ellas y entablar conversaciones fácilmente con compañeros que también están sintonizados.

Cumbre silenciosa de Adobe

Para Adobe Summit 2017, los organizadores encargaron a la empresa Conferencia silenciosa con la creación de un sistema que les permitiría tener cinco altavoces en un espacio. Silent Conference estuvo a la altura de la tarea proporcionando 2500 auriculares inalámbricos de marca personalizada que permitieron a cada asistente escuchar al orador que más le interesaba en un momento dado. ¿El resultado? 100 000 horas de compromiso de audio único, más 42 presentaciones comprimidas en un período de solo dos días.

Planifique todo con la tecnología de eventos.

Si bien estos conceptos de eventos son más atractivos, también son más complejos que los formatos tradicionales y obsoletos que hacen que los asistentes se acerquen a un salón de baile. Para los planificadores, eso significa más piezas móviles y más trabajo. Afortunadamente, la tecnología de eventos puede ayudar aumentar la productividad en un 27% y reduzca los costos en un 20%, preparando a los planificadores para el éxito a pesar de la mayor carga.

Para eventos con formatos como estos, software de diagramación puede ser especialmente crucial. Diseñar el espacio visualmente de antemano no solo ayuda a los proveedores y equipos de eventos, sino que también facilita la colaboración con un lugar determinado y el trabajo a través de las posibilidades de diseño hasta el pie cuadrado, ya sea configurando múltiples conceptos en un solo espacio o múltiples espacios con un solo concepto.

Ahora estás listo para participar.

A medida que más y más reuniones y conferencias intentan reinventarse creando experiencias útiles, ideas de eventos como estas serán la clave para estimular a los asistentes y garantizar que el contenido sea capaz de cumplir sus objetivos. Comience con estos cuatro y deje volar su imaginación. El próximo gran concepto está a la vuelta de la esquina, esperando a que un experto profesional en eventos le dé vida.