La línea de tiempo correcta para un evento puede desempeñar un papel vital durante todo el día del evento. Sin una línea de tiempo bien pensada, corre el riesgo de perder fechas límite importantes que son cruciales para su evento.
Entonces, cuando se siente a planificar la línea de tiempo para su evento, considere estos cuatro consejos clave para asegurarse de que se desarrolle sin problemas.
1. Primero programe los no negociables
Cuando elaboro mi primer borrador de la línea de tiempo de un evento, normalmente empiezo con los no negociables. Estas son cosas en su línea de tiempo que no puede mover.
Aquí hay algunos ejemplos de no negociables:
- El orador principal (que tiene una agenda ocupada) viene para su conferencia. Tienen que tomar un vuelo a las 8:00 p. m., por lo tanto, deben salir de su escenario a las 6:00 p. m.
- Tu cliente corporativo te dice que el desayuno y el almuerzo tienen que ser a las 8:30 am y a las 12:00 del mediodía.
Estos elementos de agenda programados son con los que siempre empiezo porque sé que están escritos en piedra. Eso significa que tengo que planear otros eventos alrededor de ellos.
Al comenzar con estos anclajes en su línea de tiempo del día, puede completar otros elementos a su alrededor.
2. Incluya el tiempo de sus proveedores
La planificación en torno al cronograma de sus proveedores viene después de los elementos de la línea de tiempo no negociables. Sus proveedores de eventos ayudan a que su evento cobre vida y, para hacerlo, necesitan saber cuándo sucede todo.
Esto no es tan difícil como parece. Es probable que sus proveedores tengan una buena idea de cuánto tiempo necesitan. Cuando esté elaborando su cronograma, siéntese con cada uno de estos proveedores y determine cuánto tiempo necesitan para cada parte particular del evento en el que participan.
Por ejemplo, considere estas cosas al crear la línea de tiempo:
- Pregúntele al proveedor cuánto tiempo se tarda en servir una comida de cuatro platos para 500 personas sentadas. Planifique la comida y cualquier otro evento en ese período de tiempo.
- Pregunte a los proveedores de A/V cuánto tiempo les tomará instalar los cables y configurar las pantallas y el equipo de audio para su conferencia. Trabaje hacia atrás y asegúrese de que puedan ingresar al lugar en el momento adecuado.
Tenga en cuenta que los cronogramas de sus proveedores podrían afectar el presupuesto de su evento. Digamos que solo reservaste el lugar para el día del evento. Luego descubre que uno de los proveedores necesita instalarse la noche anterior. Necesitará acceso al lugar por más tiempo, lo que reducirá su presupuesto.
3. Repita el borrador de su línea de tiempo, luego hágalo de nuevo
Otro consejo para crear una línea de tiempo eficiente para un evento es crear varios borradores. Siempre empiezo con algunos borradores que repaso antes de compartirlos con el equipo. Cuando está haciendo una línea de tiempo de planificación de eventos, tomará varios borradores antes de que esté completa.
Tus horarios siempre deben incluir margen de maniobra. De esa manera, no tiene que estresarse si un orador se pasa de su tiempo de uso de la palabra o si una sala no se cambia a tiempo para la próxima sesión. Al agregar tiempo de amortiguamiento, puede tener en cuenta las cosas que no salen exactamente de acuerdo con el plan.
Agregue un búfer de tiempo en su línea de tiempo para que pueda dar cuenta de cualquier evento que se prolongue.
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4. Comparta el cronograma del día con las partes interesadas de su evento
Una vez que haya terminado con el cronograma de su evento, mucho antes del evento real, envíelo a todas las partes interesadas. Deles algo de tiempo para responder con retroalimentación.
¿Hay posibles puntos débiles que puedan señalar y que quizás no hayas detectado? ¿Algún proveedor necesitará más tiempo del asignado? ¿Son correctas las fechas y horas? Al incluir a sus proveedores en la creación de la línea de tiempo del evento, todos saben cuándo y qué esperar de usted.
Hay muchas partes móviles en todos y cada uno de los eventos. Ya sea una línea de tiempo para un evento corporativo, una conferencia o un evento social, crear una línea de tiempo completa para un evento es mi salvavidas.
A continuación, descubra cómo hacer un cronograma de planificación de eventos a largo plazo o comience a realizar un seguimiento de su lista de invitados y a hacer el plano de asientos de su evento.
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