Más que nunca antes, los invitados buscan algo más que una simple reunión «tradicional», quieren experiencias de eventos personalizadas que los atraigan en múltiples niveles. No solo eso: los asistentes quieren opciones y ser parte de reuniones que beneficien no solo sus objetivos específicos como profesionales, sino que también agreguen valor a sus vidas en un sentido más holístico. Tanto es así que el 80% de los planificadores de reuniones informan que sus trabajos implican más creación de experiencia de lo que lo hicieron hace sólo dos a cinco años.
Hoy en día, los mejores eventos son aquellos sobre los que los asistentes sienten que tienen que twittear o publicar en Instagram, y el éxito de un evento depende en gran medida de si lo consideran digno de compartir o no. La pregunta es, ¿cómo pueden los planificadores crear este tipo de experiencias para los asistentes?
Las agendas de eventos personalizados y las experiencias tienen prioridad.
Impulsados por los millennials, la generación cuyas opciones son infinitas y, a menudo, están disponibles con solo deslizar el dedo en una pantalla táctil, los asistentes también quieren algún elemento de control. El control sobre los formatos de las reuniones sigue pasando de las manos del organizador a las de los asistentes, por lo que los planificadores se ven obligados a crear más experiencias personalizadas que van más allá de un concepto o agenda lineal.
Las opciones múltiples, personalizables e interactivas para los asistentes al evento son clave. Como tal, los planificadores de eventos deben estar al tanto de los rápidos cambios tendencias de eventosincorpore más elementos específicos de los asistentes en los eventos, aporte comentarios y ajuste las agendas en tiempo real.
Con la personalización, viene la complejidad.
Si bien es fácil decidir agregar más elementos personalizados a un evento determinado, es una historia completamente diferente cuando se trata de dar vida a esos elementos. Llevar a cabo un evento más imaginativo y centrado en los asistentes significa más partes móviles y más planificación como un todo.
Entonces, si bien la personalización es imprescindible en el clima de eventos actual, mejorar la eficiencia del proceso de planificación es igual de importante cuando se trata de la viabilidad de crear este tipo de experiencias. Ahí es donde entra en juego la tecnología de eventos. Usar el derecho software de planificación de eventoslos planificadores pueden aumentar la asistencia en un 20 %, aumentar la productividad en un 27 % y disminuir los costos 20-30% — imprescindible para ideas como las cuatro siguientes.
Utilice estas 4 ideas para crear una agenda de eventos atractiva y más personalizada:
1. Haga que la agenda de su evento sea holística.
En esta era saturada de información, las personas son cada vez más conscientes de sus necesidades específicas en todos los niveles: desde su salud física hasta su bienestar mental y emocional, y su equilibrio general entre el trabajo y la vida. Los invitados quieren conceptos de eventos que son importantes para ellos mismos, lo que significa que los planificadores y los lugares deben centrarse en adaptarse a cada individuo, creando experiencias personalmente satisfactorias que satisfagan todas estas necesidades estratificadas.
A esto se refiere la industria cuando lanza la idea de «reuniones con un propósito». Acuñado por Janet Sperstad en su muy célebre libro blanco, Reuniones con propósito: cómo planificar con un significado más profundo, innovación y perspicacia en mente, el concepto se ha convertido ahora en la fuerza impulsora detrás de reuniones exitosas. Tanto es así que la idea fue el tema de IMEX America 2017, posiblemente el pináculo de los eventos para la industria en general.
Si bien el concepto puede parecer abstracto a veces, en realidad se reduce a esta cita de la propia Sperstad: «Piense más allá de las camisetas, los cordones, los lugares y los espacios, para las personas».
Por ejemplo: Cómo Dreamforce hace que Holistic Suceda
El enfoque de Dreamforce en el bienestar interno (y externo) de los asistentes está por delante del juego, forjando nuevos caminos para ideas de eventos que involucran a los asistentes. La conferencia anual de usuarios en San Francisco reúne a pioneros de la industria, líderes intelectuales y profesionales de TI de todo el mundo, todo con un giro experiencial en el formato de conferencia tradicional. Al darse cuenta de las necesidades más holísticas del creciente número de asistentes millennials, Fuerza del sueño ahora se centra en algo más que negocios y redes.
Para empezar, incorporan meditación guiada para ayudar a todos los involucrados a mantenerse centrados y en paz durante los eventos. ¿Por qué? Porque entienden que un asistente feliz es un asistente más comprometido. Para hacerlo, se asocian con organizaciones como Plum Village Monastics y Wisdom Labs para agregar sesiones de atención plena a sus eventos que se alinean con los objetivos de la conferencia en su conjunto. Algunos ejemplos de este tipo de sesiones de atención plena incluyen Desarrollador de liderazgo, Aprender a escuchar y Encender la creatividad.
El software de planificación de eventos puede aumentar la productividad en un 27 %.
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2. Poner la agenda del evento en manos de los asistentes.
Una buena forma de personalizar la agenda del evento para los asistentes es darles control sobre ella. Nuevo aplicaciones de encuestas en vivo haga que el crowdsourcing sea la agenda del evento más rápido que nunca, aunque signifique más trabajo por adelantado para los planificadores de eventos, que como resultado tienen que prepararse para múltiples escenarios.
Los invitados pueden ser encuestados antes, durante y después de los eventos, y el mero hecho de sondear a los asistentes puede comunicar un sentido de participación y agencia que aumenta el compromiso de los asistentes. Dicha tecnología de encuestas en vivo permite a los invitados participar en sus teléfonos inteligentes y dar forma a sus propias experiencias, lo que genera un mayor interés a través de la inclusión y la participación.
Predicción: en el futuro, a medida que los algoritmos se vuelvan más avanzados, podrán sugerir opciones basadas en calificaciones anteriores y el historial de asistencia, brindando a los equipos de eventos una opción viable más allá de las encuestas en vivo.
Por ejemplo: Open 2017 utiliza encuestas en vivo para atraer y deleitar a los asistentes.
En Abierto 2017, los organizadores usaron una aplicación para permitir que los delegados ofrecieran sugerencias sobre las sesiones que querían ver y luego les dieron la oportunidad de votar sobre ellas. Esto permitió a los asistentes tener la influencia que deseaban sobre el contenido de la reunión en tiempo real: verdaderamente la esencia de las agendas de eventos personalizadas en acción.
Si bien el equipo de Open 2017 sabía que su audiencia era ecléctica, todavía estaban asombrados de ver la variedad de temas que la audiencia quería discutir. ¿El resultado? El evento reunió el doble de oradores y se abrió a una variedad de lanzamientos que nunca habrían tenido éxito si no hubiera sido por su compromiso único con el crowdsourcing.
Sugerencia: el uso de este tipo de tecnologías requerirá un fácil acceso a WiFi rápido, así que asegúrese de que su lugar pueda manejar el ancho de banda adicional.
3. Cree personajes de asistentes para satisfacer las preferencias únicas de las personas.
Hemos hablado sobre la importancia de personalizar los eventos y asegurarse de que las necesidades individuales de sus invitados se satisfagan a un nivel holístico. Pero la verdadera pregunta es, ¿dónde comienza uno? Una de esas formas de atender compromiso de los asistentes es mediante la creación de cubos de personas que se mapean de nuevo a los diversos tipos de personalidad de alto nivel que los asistentes pueden compartir.
Al segmentar a la audiencia de esta manera, los eventos pueden ofrecer oportunidades y agendas específicas que satisfarán los deseos de gran variedad de esas personas, desde la oferta de alimentos y bebidas hasta oportunidades para establecer contactos y actividades posteriores al evento. Al agrupar, los organizadores pueden estar preparados para tantos resultados como sea posible (que, sí, agregan más trabajo previo al evento en forma de encuestas y similares), mientras que en última instancia crean una experiencia mucho más personalizada.
Por ejemplo: Experient utiliza una cartera de personas para crear experiencias totalmente únicas.
Experient ayuda a los planificadores de eventos a diseñar y ejecutar increíbles eventos de la industria y ha estado en esto durante más de 45 años. En ese tiempo, han creado una cartera de más de 20 personas del evento que facilitan a los planificadores anticipar, visualizar y alinearse con las motivaciones y comportamientos de los huéspedes.
En una conferencia reciente, crearon «mapas de viaje», que describían una experiencia totalmente única para cada persona que esperaban que apareciera en la reunión. Cada mapa destacó diferentes elementos específicos cada día de la conferencia que personalizó el evento en cada etapa.
Por ejemplo, dos de las personas que identificaron para su conferencia fueron el «Be-Wellster» y el «Post-Master». Para Be-Wellsters, aquellos invitados que deseen una experiencia holística centrada en la salud, los organizadores planificaron una carrera matutina, una experiencia de yoga con delfines, comidas saludables y meditación. Mientras tanto, para los Post-Masters conocedores de Instagram, personas extremadamente activas compartiendo experiencias en las redes sociales, los planificadores de eventos organizaron recomendaciones para el mejor entretenimiento local y crearon escenarios idílicos para sesiones fotográficas.
4. Haga que un espacio se sienta como muchos espacios únicos durante la agenda de su evento.
Diseñando el espacio perfecto para eventos es clave, especialmente cuando su objetivo es crear la experiencia más personalizable, adaptable y única posible. Mientras que los asistentes buscan un mayor control sobre sus horarios, los planificadores pueden satisfacer fácilmente esta necesidad al ofrecer una amplia variedad de contenido e interacción en diferentes lugares dentro y alrededor del lugar.
Claro, múltiples espacios de descanso no siempre son una opción, pero eso no significa que los eventos no puedan diversificar un solo espacio de manera que brinde opciones a los asistentes. Muchos lugares tienen la opción de paredes portátiles, lo que significa que, con un poco de imaginación y variación de la decoración, los planificadores pueden crear lo que se siente como un espacio dentro de un espacio.
Para que tenga éxito, los planificadores deben:
- Colabore con el lugar a través del proceso de planificación para aprovechar su conocimiento del espacio y sus posibilidades inherentes.
- Haga un diagrama de la configuración visualmente para asegurarse de que funcionará en los espacios. (Esto también brinda a las configuraciones un recurso útil para consultar, lo que garantiza una ejecución sin problemas antes del evento).
Tecnología de eventos como Herramientas del planificador de tablas sociales permite a los planificadores lograr ambas cosas en una plataforma única y fácil de usar.
Por ejemplo: IMEX usa su espacio para crear estaciones más pequeñas y brindar opciones a los asistentes.
IMEX es ampliamente conocido por sus pequeños, estaciones temáticas que brindan opciones a los asistentes y les permiten interactuar con el contenido y los formatos de aprendizaje que más les interesan. Algunas de estas estaciones incluyen Campfires, donde los grupos pequeños pueden interactuar con los oradores y entre ellos en un entorno íntimo similar a un campamento, y Lunchtime Live Zone, donde el entretenimiento en vivo como la realidad virtual y las cabinas de cámara lenta brindan un divertido descanso mental de las sesiones más grandes. . Mientras tanto, Research Pod permite que los expertos de la industria se involucren con las últimas tendencias tecnológicas, y Play Room brinda una amplia exposición a las últimas herramientas en aprendizaje experiencial.
Para los invitados que necesitan un momento para respirar, IMEX America 2017 presentó el «Be Well Lounge» patrocinado por Hilton, donde los invitados podían recibir masajes o participar en una meditación guiada. Los invitados buscan este tipo de espacios para «desconectarse» en este tipo de eventos, que pueden ser sobreestimulantes y sobresaturados con la tecnología.
Por ejemplo: C2 Montreal permite a los asistentes elegir su propia aventura.
C2 Montreal es posiblemente el ejemplo más fuerte que existe de una conferencia que realmente se está inclinando hacia la tendencia de creación de experiencias. En 2018, a los invitados se les ofrecieron tragos de batidos en la entrada giratoria del evento, fueron entretenidos por artistas del Cirque du Soleil, tenían camiones de comida de todos los tipos de cocina para elegir, helado entregado en Vespas y mucho más.
Algunos espacios creativos que utilizaron incluyeron un bistró giratorio que sirve café y cabinas de reuniones privadas para «Braindates». Los espacios para establecer contactos como estas cabinas privadas y las sillas colgantes de trapecio para las reuniones finalmente llevaron a que se programaran más de 3000 reuniones cara a cara durante la duración del evento.
Está listo para crear una gran agenda de eventos personalizada.
Esperamos que estas ideas para personalizar eventos lo ayuden a planificar eventos más atractivos y creativos en el futuro. Después de todo, a medida que evolucionan las necesidades y los deseos de los asistentes, también deben hacerlo los eventos.
Por suerte, hay un montón de recursos de planificación de eventos que están evolucionando junto con los eventos, ayudando a los planificadores a convertir sus visiones de esos eventos en realidades atractivas e innovadoras. Pero una cosa es segura: ahora más que nunca, la creatividad es la clave para el éxito del evento.
A continuación, descubra ideas de gala únicas y cómo compartir contenido para cualquier evento.