Los planes de asientos tienen mala reputación. Toman tiempo, son complicados y todos cambian de lugar de todos modos. Aún así, hay muchas razones por las que necesita tener uno. Hacen que sus invitados se relajen porque saben dónde se sentarán y con quién.
Lo primero es lo primero: ¿realmente necesita un plan de asientos para el evento?
¿Conoces esa sensación que tienes cuando abordas un vuelo sin asientos asignados? La gente hace cola para tener una mejor opción. Los miembros de la familia guardan asientos porque les preocupa no poder sentarse con sus compañeros de viaje. Que dolor de cabeza.
Es similar en un evento sin un plano de asientos. Tus invitados estarán ansiosos por saber dónde sentarse y quién debería estar en su mesa. ¡No pongas esa ansiedad en tus invitados!
Aquí hay 5 consejos para un plan de asientos para eventos para ayudar a que su evento sea mucho más agradable:
1. No lo hagas a mano
A la antigua: dibuje el plano de la habitación en una cartulina y dibuje todas las mesas y sillas. Use notas Post-It de diferentes colores en su diagrama para determinar la ubicación de los asientos.
La forma moderna: ¡Use un generador de planos de asientos! Aplicaciones como estas facilitan cambiar los asientos por centésima vez. También hay otros beneficios, dice Dan Berger, director ejecutivo de ATARE. “Si usa un software basado en la web, colaborar es tan fácil como compartir la URL, y el software que tiene representación 3D lo ayuda a visualizar su evento”.
2. Mantén unidas a las personas adecuadas
“Los huéspedes aprecian estar cerca de las personas que conocen”, dice la planificadora Melina Schwabinger. Si tiene invitados que no conocen a nadie, considere formas de iniciar conversaciones naturales (piense en: negocios, intereses personales y similitudes geográficas). Cuando tenga en cuenta estas cosas, su distribución de asientos creará relaciones orgánicas para sus asistentes.
Los planes de asientos tienen mala reputación. Toman tiempo, son complicados y todos cambian de lugar de todos modos. Todavía necesitas uno.Haz clic para twittear
3. Sea consciente de las necesidades individuales de los asistentes
Un plano de asientos es aún más útil cuando se piensa más allá del panorama general y se acomoda a invitados específicos.
Por ejemplo, para bodas, la planificadora Annie Lee insta a sus clientes a tener en cuenta estos consejos:
- Mantener [the] familia más cercana a la fiesta de bodas.
- Sienta a los invitados de edad avanzada cerca de los pasillos y las salidas, para que entren y salgan con facilidad.
- Mantenga a los invitados mayores y aquellos con niños alejados de la banda o los parlantes.
4. Mezclar personalidades
Hay tantos tipos diferentes de asistentes: el que pregunta, el que habla fuerte, el sabelotodo, el marginado, el networker: la lista es literalmente interminable. Mientras planifica su evento, trate de identificar estos rasgos de personalidad y combínelos en los asientos de su evento. De esta forma, habrá un equilibrio equilibrado de personalidades representadas en cada mesa.
Si le preocupa que las personalidades choquen, asigne a sus invitados a las mesas pero no a los asientos. En este caso, todos pueden elegir junto a quién se sientan. “Quiero que mis invitados se diviertan”, dice el diseñador de eventos David Beahm, “así que no utilizo reglas rígidas de asientos sociales a menos que el evento requiera un protocolo estricto”.
5. Date un respiro
Los asientos pueden ser uno de los mayores desafíos para un planificador. “Tenga en cuenta que los asientos son solo una parte del evento”, dice la planificadora Cassandra Santor. “Asegúrese de que todos tengan un asiento y de que haya hecho su mayor esfuerzo consciente para acomodarlos, luego deje que sus interacciones tomen el control”.
¡Ahora ya sabes todo sobre los planes de asientos para eventos!
A continuación, aprenda a crear eventos amigables para los introvertidos. Y, cuando esté listo para crear el evento perfecto, consulte el software de asientos para eventos de ATARE.