5 cosas que debe saber antes de firmar un contrato AV de hotel (¡y 10 preguntas para hacer!)

La industria de eventos puede ser compleja y confusa a veces, y un contrato AV de hotel no es diferente. Siempre existe la cuestión de utilizar el proveedor de AV interno o traer el suyo propio. Veamos cinco cosas específicas que debe saber antes de firmar un contrato AV de hotel.

Con AV en eventos: siempre está la cuestión de usar AV interno o traer el suyo propio.
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Explore los elementos esenciales del contrato AV

1. Siempre tienes opciones de proveedores audiovisuales

Puede elegir entre usar el proveedor AV del hotel o traer el suyo propio. No se deje presionar ni engañar por contratos de catering y vendedores de AV demasiado agresivos. Usted es el cliente y tiene poder. El enfoque principal de los hoteles está en el alquiler de habitaciones y la venta de catering. AV es una fuente de ingresos adicional para ellos. Los contratos de hotel pueden intentar disuadirlo de traer su propio AV, pero tiene opciones.

Antes de firmar un contrato AV de hotel, negocie los términos que requieren que use sus servicios AV o pague tarifas por no hacerlo. Aproveche el valor comercial de su evento para el hotel frente a los términos AV vinculantes y gane su libertad de elección. Esto mantiene sus opciones abiertas y empuja al proveedor AV del hotel a ser más competitivo. Después de todo, es su evento y debería poder elegir con quién trabajar.

2. Sepa de dónde provienen los costos Para equipos de A/V

Para comprender los costos, primero debe saber cómo y por qué están ahí.

La empresa audiovisual paga comisiones al hotel para que sea interna y tenga acceso a los huéspedes del hotel. En algunos casos, pagan grandes bonos de firma para obtener un contrato con un hotel o una cartera de hoteles. La empresa AV compra el equipo y paga los salarios de todo el personal audiovisual del hotel y de los contratistas audiovisuales temporales. El hotel no se hace responsable de ninguno de estos gastos. El hotel proporciona una oficina y un espacio de almacenamiento para el equipo al proveedor de AV. Las tarifas de alquiler de equipos se establecen para recuperar los bonos de firma, cubrir los gastos operativos del proveedor de AV (incluidas las comisiones pagadas al hotel o lugar) y, sobre todo, obtener ganancias. Lo mismo se aplica a los centros de convenciones con AV interno.

Ya sea que pague una factura al hotel o que pague al hotel y a la compañía AV interna en facturas separadas, el desglose entre ellos es el mismo. El problema es que el cliente es el que paga al final. Parece fácil y conveniente simplemente usar el servicio AV del hotel. Pero, ¿a qué costo innecesario para el presupuesto de su evento? Los proveedores externos de AV pueden hacer un trabajo tan bueno, si no mejor, con su evento que el interno y potencialmente costar menos. Haga los cálculos y descubra qué funciona mejor para su evento y presupuesto.

3. Tarifas adicionales y cargos por servicios de audio/visual para eventos

No olvidemos los cargos por servicio. Los cargos por servicio del 20% y más se agregan a su factura de AV en algunos lugares. ¿Para qué es eso realmente? Cuando era director de AV en hoteles para una gran empresa de AV, me explicaron que los cargos por servicio son para cubrir la mano de obra de F&B. Pero, si ese es el caso, ¿por qué hay mano de obra AV y un cargo por servicio en la misma factura? Mi consejo: busca esto y cuestionalo.

Independientemente de cómo se justifique, los proveedores de AV externos normalmente no cobran cargos por servicio. Solía ​​omitir los cargos por servicio si la instalación requería mucha mano de obra y operadores. Solo los aplicaría si fuera un montaje y desmontaje sencillo durante el horario laboral normal y no se cobrara otra mano de obra. Esto parecía una situación beneficiosa tanto para el equipo AV como para el cliente.

Pregunte por tarifas adicionales y cargos por servicios para que pueda negociar el mejor contrato AV de hotel.
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En términos generales, las tarifas de mano de obra y alquiler de AV del hotel podrían ser más altas que las tarifas de los proveedores de AV externos, por las razones mencionadas anteriormente. Hay muchos proveedores de AV por ahí. Elija el que sea adecuado para usted y su evento. Podría ser el AV interno del hotel o su propio proveedor. Solo asegúrese de obtener la mejor tarifa antes de firmar el contrato AV de su hotel.

4. La opción más barata no siempre es la mejor A/V para su evento

Barato no siempre significa el mejor precio. Al planificar eventos, siempre es aconsejable obtener algunas ofertas AV externas y una oferta AV interna para su evento. Esto asegura que está obteniendo el mejor precio y servicios. ¡La palabra clave aquí es servicios! Proporcione toda la información que pueda sobre el evento y la cantidad de personas que asistirán junto con el tamaño de la sala y la altura del techo si ha seleccionado el lugar.

Haz una comparación de manzanas con manzanas. Profundice en dónde se encuentran las principales diferencias. La visión de una empresa AV para su evento o interpretación de RFP puede ser muy diferente a la de otra. El equipo se puede empaquetar o desglosar con artilugios y artilugios que no significan nada para ti. Las tarifas detalladas o empaquetadas pueden ser buenas siempre que sus necesidades estén cubiertas. Las líneas de pedido con precios elevados y los grandes descuentos pueden poner los precios donde deberían haber estado, para empezar. Si elige el precio más bajo, podría obtener el precio que desea, pero no el valor de producción y la escala de servicio que necesita.

Chatea directamente con tus contactos AV sobre el objetivo y el flujo de eventos de tu evento. Elija con el proveedor AV con el que se sienta más cómodo y que comprenda mejor su evento. Lo barato no siempre es lo mejor. Recuerda, ¡siempre tienes una opción!

5. Conozca a los asesinos del presupuesto de su evento

Los costos de energía, instalación e Internet pueden acabar con el presupuesto de su evento si no se tienen en cuenta durante la contratación de instalaciones y AV. Asegúrese de obtener los datos y las cifras antes de reservar su lugar y comuníquese con su proveedor de AV.

Por ejemplo, la energía eléctrica del evento, el uso de Internet en grupo y las necesidades de montaje pueden variar según el alcance de su evento. Incluso si no usa Internet y su evento tiene soporte terrestre, necesitará energía. Pero, he visto compañías de AV internas que cobran por la energía de la pared si se conecta a tomas de corriente estándar. Es normal pagar por las desconexiones y el uso de energía trifásica de alto amperaje, pero no por la energía de la pared.

Los proveedores externos de AV no tienen control sobre estos cargos a la cuenta principal. El proveedor o instalación de AV interno controla toda la política de instalación, el servicio eléctrico y los puntos de acceso a Internet. Los proveedores de AV internos pueden aprovechar estos servicios contra usted utilizando un proveedor de AV externo. Tenga un plan para la escala y el alcance de la producción que desea para su evento antes de comenzar la selección del lugar. Negocie estos artículos en su contrato mientras mantiene sus opciones abiertas para usar un proveedor AV externo. La instalación a menudo requerirá el uso de su equipo y mano de obra de montaje por razones de seguridad y eso no es necesariamente algo malo.

Tienes muchas opciones cuando se trata de AV. Puede firmar un contrato AV de hotel o contratar a un proveedor externo. Mantenga sus opciones abiertas hasta que tenga todos los hechos y se sienta cómodo de haber tomado la mejor decisión disponible para usted. Prestar mucha atención a estas cinco áreas podría ayudarlo a tomar una decisión más informada. A continuación, aprenda diez preguntas para reducir su proveedor audiovisual.

10 preguntas para hacer a los proveedores de alquiler de equipos y equipos audiovisuales antes de un evento

Dado que un gran porcentaje del equipo utilizado para eventos se alquila, es importante hacerle las preguntas correctas a su proveedor de alquiler de equipos para garantizar que su alquiler se realice sin problemas y que el equipo funcione de acuerdo con las expectativas. Las preguntas deben variar según una serie de variables, incluida la ubicación y el lugar, el tipo de evento y el equipo que se alquila. Comience por hacer estas 10 preguntas mucho antes de aceptar trabajar con proveedores de alquiler de equipos.

  1. ¿Puede compartir algunas referencias de clientes? Si está probando con un proveedor de alquiler de equipos con el que nunca ha trabajado antes (lo que a menudo es inevitable), nada proporciona mejor transparencia, validación y conocimiento que hablar con dos o más de los clientes del proveedor y escuchar sus opiniones.
  2. ¿Ha proporcionado equipos para eventos en este lugar antes? Si bien la experiencia previa no es una necesidad absoluta, un proveedor de alquiler de equipos que esté familiarizado con su lugar puede hacer sugerencias sobre el tamaño, la cantidad y el tipo de equipo que necesita, y también anticipar posibles problemas.
  3. ¿El alquiler incluye un operador? Obviamente, esta pregunta solo se aplica a ciertos tipos de equipos que requieren un operador experimentado. Pero, si se requiere un operador, asegúrese de averiguar si el proveedor puede proporcionar uno y cuánto agregará al costo del alquiler.
  4. ¿Ofrecen servicio de montaje y desmontaje? Al igual que en la pregunta 3, algunos equipos pueden ser difíciles, consumir mucho tiempo o requerir experiencia técnica, solo para instalarlos y desmontarlos correctamente. Asegúrese de que su proveedor le brinde el soporte que necesita e incluya el costo en el presupuesto de alquiler.
  5. ¿Se requiere una compuerta levadiza para subir y bajar el equipo de mi camión? Si usted o alguien de su gente está cargando y/o descargando el equipo, asegúrese de preguntar si es necesaria una puerta elevadora. Sé que esto suena como una pregunta básica y obvia, pero a menudo se pasa por alto y da como resultado planificadores descontentos, clientes descontentos… y, a veces, dolor de espalda.
  6. ¿Está familiarizado con el funcionamiento de los contratos sindicales en este lugar? Esto vuelve a la pregunta 2. Un proveedor que esté familiarizado con su lugar probablemente sepa si el trabajo sindicalizado es obligatorio y las reglas y excepciones relacionadas con la instalación, el desmontaje y la operación del equipo.
  7. ¿Cuál es su política de cancelación anticipada? Los planificadores de eventos saben que se debe esperar lo inesperado. El alquiler de equipos puede ser un elemento de línea costoso, por lo que tener una comprensión clara de las políticas de cancelación es inteligente.
  8. ¿Su contrato de alquiler requiere que lo agregue a mi seguro de responsabilidad civil? Algunos contratos de alquiler de equipos requieren que los arrendatarios agreguen al proveedor de alquiler a sus pólizas de responsabilidad civil para proteger al proveedor en caso de accidentes que involucren el equipo. Es una buena idea preguntar de manera proactiva para que no haya malentendidos (y dolores de cabeza legales innecesarios) más adelante.
  9. ¿Puedo obtener una copia de los costos de reemplazo/valor del equipo? A efectos del seguro, y para estar al tanto de su exposición potencial, es aconsejable conocer el valor total/costos de reemplazo del equipo que está alquilando.
  10. ¿Quién es responsable de los daños al equipo que ocurran durante el tránsito? El contrato de alquiler de equipo ideal especifica que usted (el arrendatario) no tiene ninguna responsabilidad hasta que el equipo llegue al lugar del evento. Otros contratos lo hacen a usted (el arrendatario) responsable por los daños que ocurran durante el envío. Asegúrese de tener claro quién es el responsable durante cada fase del proceso de transporte del equipo y aproveche las opciones de seguro de alquiler de manera adecuada, según el valor del equipo y su responsabilidad.

Hacer preguntas y obtener claridad es importante para garantizar una experiencia exitosa de alquiler de equipos. Pero, el mejor consejo es hacer su investigación por adelantado para encontrar un proveedor de alquiler de equipos en el que pueda confiar y que responda todas sus preguntas importantes antes de que tenga que preguntar.

A continuación, consulte la lista de verificación AV esencial para eventos y obtenga excelentes ideas de diseño de iluminación para eventos.

¿Qué factores influyen en su decisión de firmar o no un contrato AV de hotel? Háganos saber lo que piensa sobre Gorjeo!