5 formas comprobadas de responder con propuestas ganadoras de eventos que cierran tratos

Si bien identificar a los clientes potenciales correctos y responderles rápidamente es esencial en el clima actual, los hoteles y los lugares de celebración no aumentarán las ventas de eventos si las propuestas no se adaptan para hacer el trabajo. Para que esto suceda, los proveedores deben evolucionar la conversación desde una guerra de ofertas, mostrando el valor que pueden agregar con respecto a los matices únicos de cada RFP. Esto sucede cuando los representantes de ventas aprovechan lo que motiva al planificador de reuniones de hoy y hacen todo lo que está a su alcance para ayudar a los planificadores a visualizar su evento en el espacio.

Los estudios han demostrado que una visita personalizada al sitio puede aumentar las tasas de cierre en un 10%, y dentro de la etapa de propuesta se encuentra la misma oportunidad de optimización a través de la personalización, justo antes en el ciclo de ventas (lo que podría decirse que es más importante). El objetivo es, ante todo, aprovechar el propósito del evento, adaptando la propuesta a ese propósito en todos y cada uno de los pasos.

Implementa estas 5 estrategias de personalización para mejores propuestas de eventos.

1. Muestre el espacio visualmente.

Al ayudar a los planificadores a visualizar el espacio, pueden imaginar su evento en el hotel. Esto es poderoso porque los planificadores ya están visualizando eventos mucho antes de enviar RFP. El 90% de la información que se transmite al cerebro es visual y las propuestas que no tienen en cuenta este riesgo pierden el camino más directo hacia la comprensión y la toma de decisiones de un planificador.

Gracias al software de diagramación actual, los hoteles y lugares pueden crear fácilmente plantillas para espacios de reuniones y eventos, actualizándolas de acuerdo con los matices específicos de un evento potencial para cada cliente. Esto permite que las propiedades creen fácilmente una variedad de diferentes opciones de diseño sobre la marcha, comunicando posibles ventas adicionales de una manera más visual.

Con las Mesas Sociales Solución de gestión de eventoslos lugares pueden incluso tomar los diagramas 2D que crean usando tecnología simple de arrastrar y soltar y convertirlos en diagramas 3D inmersivos que colocan al cliente en el corazón de sus propios eventos.

El hotel Watergate reservó 17,000 pies cuadrados durante una renovación

En 2009, el famoso Watergate Hotel comenzó una renovación de $125 millones, agregando 100 habitaciones (para un total de 373) y aumentando su espacio total para reuniones a 17,000 pies cuadrados. El legendario lugar reabrió en marzo de 2016, pero mucho antes de su gran reapertura, el equipo de ventas estaba trabajando duro para reservar eventos. ¿El único problema? No había mucho que mostrar a los posibles clientes.

El equipo de Watergate se enfrentó a la desalentadora perspectiva de vender una zona de construcción, donde todas las visitas al sitio requerían cascos. Los clientes solo podían recorrer el mero esqueleto de lo que eventualmente se convertiría en un increíble espacio moderno. Afortunadamente, encontraron una solución para las ventas de eventos en ATARE.

Al guiar a los clientes por The Watergate Hotel virtualmente a través de ATARE diagramas, la Gerente de Ventas Senior Caitlin Nicolson pudo mostrar visualmente todo lo que hizo que su espacio para reuniones fuera excelente en la propuesta del evento, desde el conjunto de la sala de cada grupo hasta el flujo de asistentes. Con el software en su arsenal de ventas, el hotel reservó casi 114 eventos por un total de más de $117 millones en preventas.

“Casi tres meses antes de que se abrieran las puertas, y con los paneles de yeso del salón de baile aún colocados, el 95 % de todas las fechas de reuniones disponibles para 2016 ya se habían agotado en la fase de preconstrucción… todos los prospectos [was] envió un diagrama 2D y 3D de su reunión o evento propuesto comenzando en la etapa de propuesta. ATARE facilitó compartir nuestra propiedad con los clientes antes de que pudiéramos caminar físicamente por el espacio”.

-Caitlin Nicolson, gerente sénior de ventas, Watergate Hotel

No lo olvide: los planos de planta son su arma secreta.

Si bien actualizar los planos de planta puede parecer un consejo simple, una encuesta reciente de ATARE reveló que «los diagramas/planos suelen ser antiguos, obsoletos o inexactos, lo que dificulta la planificación eficiente de un evento dentro del espacio».

Un lugar puede ganar o perder tratos en función de la calidad y el nivel de detalle de sus planos de planta. En las primeras etapas del proceso de ventas, incluidas las propuestas de eventos, lo más importante que puede hacer un representante de ventas es ganarse la confianza. Esa confianza proviene de dar a los planificadores la tranquilidad que necesitan; no solo que su lugar es una buena opción, sino también que tiene sus objetivos en mente.

La mejor manera de ganarse la confianza es siendo completamente transparente. Las propiedades deben poner sus cartas sobre la mesa guiando a los clientes a través de planos de planta precisos de los espacios para eventos; después de todo, los planificadores deben poder visualizar su evento en el espacio. Los planos de planta interactivos hacen posible trabajar con clientes potenciales y redactar una versión de los eventos mucho antes de que sucedan.

2. Facilite la colaboración desde las propuestas de eventos.

Cada vez que un grupo de administradores de eventos en la propiedad trabaja con un equipo de coordinadores de eventos (que también trabajan con partes interesadas involucradas), se enfrenta a un gran desafío de comunicación. A medida que más personas se involucren en el proceso de planificación de eventos, mantener a todos en la misma página es exponencialmente más difícil. Podría decirse que la distribución y el diseño de la sala requieren la mayor cantidad de ida y vuelta. Cada cambio y actualización significa pasar un documento por otra ronda de aprobaciones.

Hoy en día, herramientas como ATARE hacen posible que todos los involucrados realicen cambios y colaboren en línea en tiempo real, en el mismo lienzo interactivo. Los hoteles y lugares pueden trabajar con los clientes para arrastrar y soltar diseños o muebles individuales en un plano de planta interactivo diseñado a escala. Además, cada documento y comunicación se almacena en un solo lugar, los planificadores pueden cargar y administrar sus propias listas de invitados y las partes interesadas pueden comentar fácilmente sus aprobaciones o comentarios.

Colaborar no es fácil, y cualquier cosa que ayude a reducir la fricción mientras se comunica es un gran factor que marca la diferencia para los planificadores. Es un verdadero valor agregado para ambas partes, no solo una ventaja tangencial.

Cómo el Sheraton Commander utiliza la colaboración para ahorrar tiempo y esfuerzo

El Sheraton Commander, construido en 1926, es la propiedad más antigua de Starwood Hotels & Resorts y ha sido durante mucho tiempo un lugar de visita para la comunidad de Cambridge, Massachusetts. De hecho, más de 1500 eventos llaman hogar al Commander en un año determinado, desde bodas hasta eventos sin fines de lucro y más.

El equipo de ventas del hotel maneja esta pesada carga invitando a sus clientes a trabajar con ellos en las Mesas Sociales. herramientas para eventos en hoteles. Al permitir que los planificadores de eventos carguen y asienten sus propias listas de invitados de la manera que deseen, el hotel evita contratiempos con los asientos y permite a los clientes sentirse en control de sus propios eventos y ahorrar tiempo todo el tiempo. Una vez que los invitados están sentados en el diseño, el equipo envía la lista a un proveedor de tarjetas de asientos en la ciudad para darle ese toque refinado adicional.

“Podemos ahorrarnos tiempo al compartir esa responsabilidad con nuestros clientes. Les encanta tener el poder de sentar a sus invitados de la manera que ellos quieran, y nos encanta el hecho de que estén involucrados en el evento”.

-Judy Brillhart, directora de catering y gestión de eventos, Sheraton Commander

Un lugar puede ganar o perder ofertas basándose únicamente en la calidad de los planos de planta.
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3. Piense fuera del salón de baile.

Hoy en día, todo es un lugar de reunión, y nos referimos a TODO: museos, clubes nocturnos, salas de conciertos, almacenes reutilizados e incluso oficinas corporativas. Y a medida que la demanda de este tipo de espacios sigue aumentando gracias al énfasis en las «experiencias auténticas», también lo hace la oferta. Mientras tanto, la infraestructura hotelera de una determinada ciudad se vuelve cada vez menos importante.

El aumento en la demanda de lugares no tradicionales no va a desaparecer pronto según el Pronóstico de Reuniones Globales de AMEX, que espera que aumente un 3,8% solo este año. Para evitar que el negocio potencial se vaya a otros lugares, los hoteles deben pensar especialmente en cómo pueden usar sus propios espacios no tradicionales para atraer planificadores. Esto significa trabajar en azoteas, espacios al aire libre y asociaciones con otros lugares en la combinación de la respuesta a la RFP, haciendo coincidir el espacio del hotel con el propósito del evento como un medio de venta adicional potencial.

eventos de networking – Saque al grupo del salón de baile y venda más áreas sociales/comunes, como azoteas y vestíbulos.

Eventos de trabajo en equipo – Extienda el evento a espacios al aire libre que puedan acomodar más actividad.

Grandes eventos con salas de descanso – Oferta para transformar invernaderos o jardines en espacios donde los asistentes puedan “desenchufarse”

4. Busque oportunidades de alimentos y bebidas que se relacionen con la agenda y el propósito.

Como parte del enfoque más holístico que se ha apoderado del mundo de los eventos, la comida y la bebida son ahora más importantes que nunca. Tanto es así que, en un encuesta de más de 180 planificadores de reunionesse pidió a los participantes que calificaran la afirmación «la comida y la bebida son una parte clave del diseño y la experiencia de la reunión» en una escala del 1 al 10 (1=totalmente en desacuerdo, 10=totalmente de acuerdo) y respondieron con una calificación promedio de 8.4.

Los planificadores están viendo el efecto que los alimentos y bebidas saludables pueden tener en la energía de los asistentes y cómo la oferta de F&B puede ayudar a que los eventos alcancen su propósito. Mientras tanto, los asistentes esperan personalización en la oferta de F&B y están más intrigados y emocionados que nunca por la perspectiva de la auténtica cocina local. Dentro de estas declaraciones se encuentran estrategias interesantes que los hoteles y lugares pueden utilizar para maximizar los ingresos de F&B, gracias a las oportunidades inherentes que ofrece la agenda y el propósito. Las siguientes preguntas ejemplifican cómo estos tipos de propiedades pueden enmarcar su pensamiento de F&B con respecto a la personalización basada en la agenda.

¿Son la sostenibilidad o el bienestar grandes piezas del tema?

Los lugares deben exhibir un menú saludable y comida local de fuentes sostenibles.

¿Hay algún tipo de producto o plato local de temporada?

Conviértalo en la pieza central del menú para enfatizar la localidad y ahorrar en el envío

¿El evento tiene muchos oradores?

Ofrezca una hora feliz para establecer contactos en la azotea o incluso en el vestíbulo como una oportunidad adicional para que los asistentes se conecten.

5. Demostrar el éxito de eventos pasados ​​similares.

“¿Cómo llevaré a 200 personas de una habitación a otra?”

«¿No será ese espacio un poco apretado?»

¿Cómo puede una propiedad convencer a un planificador de las respuestas a estas preguntas y darle la tranquilidad que necesita para cerrar el trato?

Una visita al sitio puede ser un método, pero los hoteles no siempre tendrán esa oportunidad al principio del ciclo de ventas. Sin embargo, al compartir la prueba de que funcionó en un evento anterior, los equipos de ventas pueden superar las dudas iniciales que pueden obstaculizar un trato. Compartir diagramas o planos de planta de eventos pasados, resultados de encuestas posteriores al evento y comentarios de otros planificadores puede hacer el truco rápidamente sin tener que crear nada desde cero.

El uso de una herramienta basada en la nube para planos de planta, diagramas y gestión de invitados facilita la extracción de ejemplos pasados ​​que impulsan relaciones futuras, especialmente si tiene almacenamiento de archivos en línea para eventos.

Es hora de agregar valor.

Al adaptar las propuestas a los matices únicos de los eventos, los hoteles y lugares pueden crear los tipos de respuestas sólidas y personalizadas que resultan en eventos reservados. Cada interacción debe comenzar por acotar el propósito. A partir de ahí, las propiedades pueden comunicar las características diferenciadoras de sus espacios que los distinguen, utilizando tecnología de eventos por una mano amiga con propuestas de eventos a lo largo del camino.

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