En el transcurso de las dos décadas que he planeado eventos, siempre comencé mi proceso con el paso fundamental de crear primero mi plano de planta. Este método ha demostrado ser una ventaja estratégica en la ejecución exitosa de eventos que van desde la XI Conferencia Internacional sobre el SIDA (un estadio, un estadio, un centro de convenciones, un edificio del campus universitario, dos hoteles y un centro de conferencias en el centro) hasta una convención médica para 3000 personas. con 50 fugas para hacerse cargo de la Plaza Olímpica al aire libre de varios niveles para MPI WEC en 2010.
A menudo me pregunto: «¿Otros planificadores se adhieren a esta mentalidad?»
Estas son las 5 razones por las que creo que el plano de planta debe considerarse en todos los aspectos de su proceso de planificación: desde complementar su propuesta hasta la ejecución en el sitio.
Las 5 razones principales por las que los planos de planta hacen o deshacen un evento
1. Los kits de ventas tienden a exagerar la capacidad
Haz este ejercicio: Haz un cuadrado con cinta adhesiva en el piso, con cada lado midiendo 3’3”. Paso dentro de este cuadrado (aproximadamente 10 pies cuadrados (pies cuadrados)). Ahora, imagina estar parado dentro de esta cantidad de espacio toda la noche. ¿Por qué? Esta pequeña área es lo que el kit de ventas promedio proyecta como la cantidad de espacio que cada individuo necesita en su área de reunión. Cuando ve un salón de baile de 5,000 pies cuadrados que dice que puede albergar a 500 personas, no está mintiendo, pero no está considerando que todavía tiene que agregar mesas, sillas, estaciones de descenso, barras, buffets, decoración o piezas de ambientación… lo que significa que puede En realidad no caben 500 personas en la sala.
2. Los kits de ventas tienden a abandonar la producción
Notará arriba que dejé todo lo relacionado con la producción, lo que representa aún más consideraciones que ocupan un espacio valioso en su plano de planta: desde ubicaciones de caída de energía hasta puntos de montaje, entrada y salida para equipos y personas, ubicaciones de montaje, pilares y líneas de visión, escenarios y requisitos técnicos, entradas y salidas para artistas y presentadores, equipo requerido, incluido el tamaño y la configuración de las pantallas según el tamaño de la audiencia, los mensajes y la «genialidad» deseada, ¿debería continuar? Todos estos ocupan espacio y todos deben reflejarse en un plano de planta.
3. El espacio al aire libre puede ser un desafío para la configuración del equipo
Un evento al aire libre a menudo presentará desafíos matizados para su equipo, personal y asistentes que no se pueden comprender mirando un kit de ventas predefinido. Muchos lugares para eventos al aire libre no están cerca del espacio interior complementario para eventos, más que a menudo vienen con restricciones de ruido y límites de tiempo, o presentan impedimentos a la infraestructura (hola, terrenos inclinados o escaleras aleatorias). Además, debe tener en cuenta la necesidad de crear micrositios para sus invitados, su servicio de catering, su entretenimiento y su proveedor de tecnología. Para garantizar la ejecución adecuada en un evento al aire libre, debe tener un diagrama único para guiar su planificación.
4. Los clientes requieren imágenes para comprar
Cuando digo que soy una persona visual, puedo imaginar un evento completo completamente vestido y con un flujo completo en mi cabeza mientras lo escribo. Me doy cuenta de que esto no es la norma, y cuando el cliente dice «Soy muy visual» (lo que casi todo el mundo hace), significa que tiene que ver una imagen, un tablero de ideas o un resumen de su evento. Para representar con precisión esta visión, SIEMPRE debe comenzar con un plano de planta.
Por lo general, presentará varios planos de planta a su cliente mientras lo guía a través de un mapa de viaje de su evento: desde recepciones informales de bienvenida, la sesión general hasta la gala; desde salas de descanso interactivas, espacios para comidas y reuniones, hasta vestíbulos y otros espacios no tradicionales.
Los clientes necesitan ver que su visión se puede ejecutar. No es su trabajo decirles que su visión puede convertirse en realidad, es su trabajo mostrarles cómo hacerlo.
5. Usted es responsable de presentar un presupuesto adecuado
¿Cómo es posible que presente un presupuesto a su cliente que no esté basado en un diagrama? De lo contrario, no puede conocer los costos asociados con un evento si no sabe lo que habrá en el piso. ¿Estás usando mesas largas o mesas redondas? ¿Cuántas sillas en cada uno? ¿Va a traer sillas o muebles especiales? ¿Qué pasa con los grupos de salón, asientos de mesa, puesta en escena/aparejo, barras y buffets de decoración especial, entretenimiento itinerante o estacionario? Necesita saber qué se ajusta para construir un presupuesto realista. No hay otra opción.
Ya sea que sea el planificador interno, el planificador de reuniones de terceros o la agencia de eventos, o el lugar, prácticamente no puede demostrar que puede adaptarse a un evento y comenzar a presupuestar de manera realista para esto hasta que tenga los planos de planta. Digo que esto comienza en la etapa de propuesta, pero ¿significa esto en la primera “patada al gato” cuando la RFP sale a 85 propiedades? Aquí digo que no. Pero, cuando lo reduce a dos o tres ubicaciones, o cuando se encuentra en las etapas finales del presupuesto del contrato, ¿los planos de planta deberían ser parte de este paquete? Aquí, digo que sí – saber cómo fluirá su evento y cómo encajará es un primer paso crítico para el éxito en el diseño de reuniones.
Ahora que conoce la importancia de los planos de planta para su negocio de eventos, ¡eche un vistazo al Creador de planos de planta gratuito de ATARE! O lea la guía para planificadores de eventos sobre aplicaciones de planos de planta que cambian el juego para ver cómo utilizar mejor los planos de planta para su próximo evento.
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¿Por qué son importantes los planos de eventos?
La importancia de las dimensiones es tan importante cuando se trata de la planificación de eventos porque las cosas a menudo se planifican al milímetro. Los planos de planta precisos y a escala permiten a los planificadores de eventos tener la confianza de que pueden hacer realidad su visión y brindar una experiencia extraordinaria.
¿Qué muestran los planos de planta del evento?
Los planos de eventos muestran todos los componentes que conformarán la ubicación de un evento en particular. Esto incluye las paredes de la habitación, áreas exteriores, ventanas, puertas, muebles y objetos fijos, muebles móviles, tomas de corriente, áreas designadas y más.