5 sencillos pasos para la planificación perfecta de eventos internacionales

Es muy probable que la planificación de eventos internacionales fuera de su país de origen lo saque de su zona de confort. Especialmente cuando es tu primera vez. Si bien el desafío puede ser emocionante, también puede ser desalentador, si no francamente aterrador. Afrontémoslo, incluso el planificador más consumado y experimentado puede tener dificultades para lidiar con las barreras sociales, culturales y legales que simplemente no se presentarían en casa.

Entonces, supongamos que tiene la tarea de planificar una pequeña conferencia en un país extranjero, quizás en otro continente. ¿Por dónde empiezas? Aquí hay algunos consejos que pueden resultarle útiles.

Aquí se explica cómo planificar eventos internacionales

1. Investigue la cultura para preparar su evento internacional para el éxito.

Si el destino ya está elegido, entonces un buen lugar para comenzar podría ser la biblioteca o en línea con alguna investigación cultural. Uno de mis recursos favoritos es Kiss, Bow, and Shake Hands, el libro y recurso en línea de Terri Morrison sobre cómo hacer negocios en todo el mundo. Esta publicación de renombre detalla la etiqueta cultural y las prácticas comerciales de los principales destinos comerciales e incluye consejos sobre cómo ganarse a la gente.

2. Recopile referencias en el extranjero cuando planifique eventos a nivel internacional.

Si bien comprender una cultura extranjera puede ser fascinante y muy útil para las negociaciones, puede no ser suficiente cuando se trata de aspectos más técnicos de la planificación de eventos. Cuando se trata de términos de la industria, vale la pena consultar el glosario de la industria APEX del Convention Industry Council. Este recurso se centra actualmente en la industria de América del Norte, pero se está sometiendo a una revisión completa e incluirá notas sobre el uso global de los términos incluidos.

APEX también puede ser un buen punto de referencia cuando se trata de contratos, sin embargo, la calidad y disponibilidad de recursos equivalentes para otras regiones es inconsistente. La mayoría de las regiones tienen asociaciones y organismos profesionales dedicados a la planificación; siempre vale la pena ponerse en contacto con estos organismos para obtener recomendaciones sobre las mejores prácticas regionales y socios potenciales.

Encontrar un socio local es el paso más importante para planificar eventos en el extranjero.
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3. Encuentre un socio local profesional para la planificación de eventos a nivel internacional.

Esto nos lleva muy bien a lo que posiblemente sea la recomendación más importante, encontrar un socio local profesional. Este puede ser el paso más crucial de todos.

El conocimiento local de una organización profesional fácilmente hará o deshacerá un evento. El mejor lugar para comenzar es la Oficina de visitantes de convenciones (CVB) o la Organización de marketing de destino (DMO) del destino. Como organización sin fines de lucro, los CVB normalmente pueden ofrecer una gama de servicios complementarios para los planificadores y mostrar una buena variedad de propiedades locales y proveedores de servicios. También podrán ayudar en la selección de una Destination Management Company (DMC) local. Es probable que un DMC ofrezca apoyo más allá de lo habitual para los eventos nacionales. Esto también puede aumentar los costos, sin embargo, no se debe subestimar la importancia de su experiencia local, nivel de servicio e ingenio.

Una forma diferente de encontrar un DMC profesional es buscar en el sitio web de la Association of Destination Management Executives International (ADMEI). Si no tiene 100% claro a qué se dedican estas diferentes organizaciones, le sugerimos encarecidamente que lea esta excelente publicación de blog sobre el tema: CVB, DMO, DMC: ¿Cuál es la diferencia?

4. Reúnase cara a cara cuando planifique reuniones a nivel internacional.

Con muchos CVB que ofrecen viajes de familiarización (Famtrips), estos pueden ser la oportunidad ideal para que los planificadores experimenten un destino por sí mismos, visiten una selección de lugares y conozcan a socios locales potenciales. Tenga en cuenta que la financiación y el presupuesto para tales viajes pueden diferir en diferentes partes del mundo, así que asegúrese de que esto quede claro antes de aceptar.

Las ferias comerciales de la industria como IMEX o IMEX America son una gran oportunidad para explorar lo que los destinos tienen para ofrecer o incluso para explorar opciones de destino cuando aún no se han determinado. Se exhibe una amplia gama de CVB, DMO y DMC de todo el mundo, lo que brinda a los asistentes la oportunidad de reunirse cara a cara y tomar decisiones comerciales importantes. Una simple búsqueda de DMC en la lista de expositores de la reciente IMEX America 2016 arroja 732 resultados de todo el mundo.

5. Finalmente, no tenga miedo de pedir ayuda cuando planifique eventos internacionales.

Un último consejo. Pide ayuda, incluso si crees que no la necesitas. Los planificadores casi siempre están felices de compartir su experiencia y hacer recomendaciones sobre destinos con los que están familiarizados. Recomendamos encarecidamente a todos los planificadores que utilicen su red profesional para obtener asesoramiento. Esto puede ser por correo electrónico o incluso mejor usando foros y redes sociales para aprovechar la sabiduría de muchos con una sola publicación. La mayoría de las asociaciones de la industria tienen sus propios foros personalizados donde los miembros pueden hacer preguntas abiertamente y solicitar recomendaciones, como el foro MyMPI.

Además, hay grupos en las redes sociales que se pueden usar de la misma manera. Algunos de mis favoritos son Planificación de eventos y gestión de eventos: el primer grupo para profesionales de eventos en LinkedIn e Industry Friends y Connect Meeting Professionals, ambos en Facebook. Tenga en cuenta que cada grupo tiene reglas que debe tomarse un tiempo para leer antes de publicar.

¡Ahora está listo para planificar reuniones y eventos internacionales!

Y ahí están, los pasos simples y algunos recursos para ayudarlo a triunfar en sus eventos comerciales internacionales.

A continuación, descubra aplicaciones útiles de planos de planta que pueden garantizar que su evento se ajuste a cualquier espacio, incluso si es en todo el mundo, y vea cómo crear una lista de verificación de planificación de eventos personalizada para preparar su evento para el éxito.