Las reuniones no se ven como antes. Hoy en día, los planificadores se apresuran a adaptarse a las tendencias que hacen que las conferencias y los eventos sean más atractivos y dinámicos que nunca.
Pero cuando se trata de tendencias, ¿dónde deberían concentrarse los profesionales de la industria? Si bien los turnos son abundantes, hay cinco que se destacan del redil cuando se trata de diseño de eventos.
Aquí hay cinco tendencias de la industria de reuniones que están cambiando el juego.
1. Los millennials son los que toman las decisiones ahora.
En 2016, los millennials se convirtieron en los segmento más grande de la fuerza laboral de EE.UU., al 35%. Por eso, ahora también son el grupo más grande de posibles asistentes a la reunión.
Dado que la industria de las reuniones está determinada por las expectativas de los asistentes, los eventos exitosos deben atender a los millennials.
Entonces, ¿qué quieren los millennials? Como todas las generaciones anteriores a ellos, sus deseos están moldeados por las realidades de eventos históricos más grandes.
Así es como lo expresó el reportero de Skift Greg Oates: “Piense en graduarse en los últimos 10 años y cuán competitivo es: los trabajos no están garantizados, hubo una recesión, hubo todo después del 11 de septiembre. Los eventos se convirtieron en la vía de desarrollo profesional para esa generación”.
Por estas razones, los millennials valoran la creación de redes por encima de casi cualquier otro aspecto de los eventos. Como grupo demográfico, también:
- Valorar las experiencias por encima de los bienes materiales
- Quiere compartir esas experiencias generalmente a través de las redes sociales
- Tener mayor alfabetización tecnológica.
- Son 62% más probabilidades de viajar que sus homólogos de la generación X
- A medida que aumenta el tiempo de pantalla promedio por día, los millennials valoran más las reuniones cara a cara.
Todo lo anterior está impulsando las expectativas de la generación para reuniones y eventos, redefiniendo finalmente la industria de reuniones por completo.
2. Los asistentes quieren tener más control sobre la agenda de la reunión.
Atrás quedaron los días de horarios estáticos, donde orador tras orador se mezclan en el escenario mientras los asistentes permanecen sentados.
Hoy en día, la personalización es clave. Los asistentes quieren agendas fluidas con muchas opciones que atraigan diferentes intereses y preferencias. En muchos casos, esto significa hacer crowdsourcing de la agenda, a veces incluso en tiempo real, para presentar una agenda de eventos personalizada.
Permitir que los asistentes elijan su ruta los vincula con el contenido en cuestión. Cuando pueden elegir temas que los entusiasman, hay más energía y mayor compromiso en la habitación.
Sin embargo, esto no debería aplicarse solo al contenido. La comida, las actividades e incluso los espacios de descanso deben brindar a los asistentes un elemento de elección.
Experient diseña experiencias de reunión únicas con personajes de eventos.
Durante los más de 45 años que Experient ha servido a la industria, se define más de 20 personas del evento. Estas personas agrupan a los asistentes en cubos según sus preferencias, motivaciones y acciones. Estas personas facilitan la vida de los planificadores de la industria, incluso para Experient.
Para una reunión reciente, el equipo de Experient creó «mapas de viaje». Con esta herramienta, el equipo describió experiencias completamente diferentes para los asistentes en función de sus personajes. Presentan diferentes agendas a cada persona en cada día del evento. De esta forma, podían personalizar cada elemento de la experiencia, desde la comida hasta las actividades fuera del sitio.
Tome el «Be-Wellster» y el «Post-Master» como ejemplos. Para Be-Wellsters (asistentes que priorizan la salud y el bienestar), la agenda incluía meditación, carreras matutinas, comidas nutritivas e incluso un flujo de yoga. Para los Post-Masters (también conocidos como expertos en redes sociales expertos en Instagram), el equipo recopiló recomendaciones de entretenimiento local y proporcionó fondos pintorescos que gritaban sesión de fotos.
En 2016, los millennials se convirtieron en el segmento más grande de la fuerza laboral de EE. UU. con un 35 %.
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3. Las reuniones deben ser experiencias “con propósito”.
La nueva generación de asistentes a reuniones no quiere que la acompañen a un salón de baile para sentarse y escuchar. Hoy en día, la tendencia de la industria de reuniones incluye nuevos conceptos de eventos y reuniones con significado, innovación y perspicacia.
Igual de importante, los asistentes buscan elementos que incluyen la ciencia del comportamiento, el bienestar y una conexión con el mundo en general. En resumen, los asistentes de hoy quieren que las reuniones tengan un propósito.
Estas “reuniones con un propósito” son una gran parte de por qué 80% de los planificadores de eventos dicen que sus trabajos implican más creación de experiencia que hace 2 a 5 años.
Como muestra el libro blanco de Janet Sperstad Reuniones con propósito: cómo planificar con un significado más profundo, innovación y conocimiento, el concepto de «reuniones con propósito» se convirtió en el tema de IMEX America 2017. Y sigue siendo el foco de atención de la industria de reuniones.
C2 va más allá de las experiencias de eventos.
Trapecios, un bar clandestino, batidos en la entrada giratoria, actuaciones del Cirque du Soleil… La larga lista de atracciones creativas en la conferencia C2 de Montreal suena más a un festival que a un evento de networking. Pero no se equivoque: la red está ahí: más de 3.000 encuentros presenciales fueron programados en C2 2017 solo.
Dejando de lado las acrobacias dignas de Instagram, el enfoque innovador de C2 reunió a los profesionales en un evento que ofreció compromiso e interacción en cada esquina. De hecho, los asistentes tenían 11 formas diferentes de pasar cada hora del evento.
Oportunamente, el tema del evento fue «colisiones transformadoras». A veces, eso significaba un encuentro cara a cara en una cabaña privada, y otras veces, resultaba en un encuentro inesperado con un ninja. C2 estuvo más que a la altura del tema, proporcionando espacios de red y tecnología excepcionales junto con una gran cantidad de cosas inesperadas.
(Ah, y en caso de que te lo preguntes, el bar clandestino estaba escondido en el congelador de la floristería).
4. La tecnología ayuda a los planificadores a lograr más que nunca.
Como puede ver, se espera que los planificadores diseñen experiencias más complejas e innovadoras que nunca. Mientras tanto, según el Pronóstico de Reuniones Globales de AMEXel número de reuniones anuales solo ha crecido un 5,4% desde 2009, pero el número total de asistentes a estas reuniones ha crecido un 22,7%.
En pocas palabras, las reuniones no son solo más complejas. También son simplemente más grandes. Entonces, ¿qué debe hacer un planificador?
La tecnología de eventos está respondiendo a la llamada, evolucionando tan rápido como la propia industria. De hecho, los estudios muestran que el uso de la tecnología de eventos puede:
- Disminuye los costos hasta en un 30%
- Aumente la productividad de los planificadores en un 27 %
- Aumentar la asistencia en un 20%
Estas tecnologías ayudan a los equipos de eventos a comercializar mejor, administrar invitados de manera más eficiente, planificar sus eventos en detalle, interactuar con la audiencia en tiempo real, rastrear el ROI y más.
Forbes utiliza software de creación de diagramas para crear eventos líderes en la industria.
En la Cumbre Forbes Under 30, más de 7000 empresarios y jóvenes líderes se reunieron para experimentar lo último en educación y entretenimiento.
El evento de Boston, ahora en su quinto año, tiene innumerables partes móviles. Para empezar, tiene 200 oradores de renombre, comida deliciosa, un recorrido de bares borracho, cuatro lugares separados, un festival de música completo y más. Sin embargo, es solo uno de los muchos eventos intrincados que Forbes ejecuta con éxito en un año.
Su secreto es confiar en la mejor tecnología de la industria de reuniones. Desde 2013, Forbes ha utilizado ATARE’ software de diagramación de eventos para mapear eventos y mejorar la eficiencia. Le permite al equipo verificar la viabilidad de los lugares que utilizan, así como la configuración que planean. Forbes no deja nada al azar porque utiliza la tecnología de arrastrar y soltar para crear fácilmente diagramas e incluso convertirlos en tutoriales en 3D.
“Lo único que desearía poder hacer con el software, pero no puedo, es mostrar dónde se colocará cada botella de agua en el escenario”, bromea Cathi Culbertson, vicepresidenta de marketing de eventos y conferencias de la empresa.
5. El lugar donde se reúnen es más importante que nunca.
La industria de las reuniones se ha dado cuenta, por fin, de que un destino es más que solo geografía. Es una pieza fundamental del rompecabezas que define el éxito de las reuniones.
Christine Shimo Shimasaki de 2Synergize Inc., lo resume bien: “La ciudad sirve como telón de fondo para el contenido. Es como diseñar el escenario. ¿Qué tipo de sensación quiere que tenga ese escenario cuando salgan sus asistentes? Tiene un impacto directo en su experiencia”.
Esencialmente, una reunión con propósito no está completa sin un destino que refuerce ese propósito. Y los millennials de hoy en día, felices de viajar, no solo buscan negocios, buscan un lado del ocio. Así que combinan audazmente los dos cuando viajan a exposiciones y ferias comerciales.
En realidad, los millennials no son los únicos en el tren “bleisure”. Una nueva investigación del Experience Institute muestra que el 78 % de los asistentes indica que el destino es un factor importante en el decisión de asistir. También es la quinta barrera más grande para la asistencia, solo detrás de los factores relacionados con el tiempo y el costo.
En última instancia, los asistentes quieren viajar por motivos profesionales y sienten que están de vacaciones. Ese deseo impulsa la demanda de destinos más atractivos y experiencias locales auténticas en las ciudades anfitrionas.
Fuente: Encuesta sobre la decisión de asistir del Experience Institute
Las ciudades medianas se están volviendo más atractivas para los planificadores.
Cuando se trata de grandes eventos, la industria de las reuniones generalmente pasa por alto las ciudades medianas como Pittsburgh, Phoenix y Denver. En el pasado, ciudades de primer nivel fueron la primera opción de los planificadores.
Hoy en día, no hay nada de “segundo nivel” en estas ciudades más pequeñas. De hecho, ofrecen lo que anhelan los asistentes hambrientos de experiencia: conveniencia, economías del conocimiento, cultura auténtica y (igual de importante para los planificadores) precios más baratos.
Tome Nashville, por ejemplo. La oficina de convenciones y visitantes de Nashville ha hecho algunos grandes movimientos para incorporar la industria de reuniones a su economía. Visit Music City Bureau incluso encargó un documental de $300,000 titulado “Por amor a la música”, que cuenta las historias de la ciudad a través de sus compositores.
Como resultado de estos esfuerzos, Nashville vio una 38% de incremento en convenciones entre 2011 y 2016. De hecho, estos asistentes representan el 40% de todos los visitantes que pernoctan en la ciudad.
La tecnología de eventos puede aumentar la productividad en un 27%.
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Los eventos nunca volverán a ser los mismos.
Al final del día, estas tendencias de la industria de reuniones están redefiniendo lo que significa diseñar y ejecutar eventos exitosos.
Las preferencias de los Millennials están empujando a los planificadores a crear experiencias más grandes, ricas y atractivas que nunca. Mientras tanto, la tecnología les permite lograrlo.
Si bien es difícil decir dónde estaremos en cinco años, a este ritmo, una cosa es segura: ser parte de la industria es más interesante y emocionante que nunca. Lo único con lo que realmente podemos contar es con más cambios. (Y más eventos).
Para obtener más información, consulte nuestra Guía de tendencias de eventos de 2019.
Algunas respuestas rápidas sobre la industria de reuniones:
¿Qué es el Día Mundial de la Industria de Reuniones?
El Día Mundial de la Industria de Reuniones es un día anual de promoción patrocinado por PCMA, destinado a resaltar el impacto de la industria de reuniones.
¿Qué tan grande es la industria de eventos?
En 2018, se valoró en $ 1,1 billones y se espera que crezca a $ 2,3 billones en los próximos años.