Cuando acepta un nuevo cliente para su negocio de planificación de eventos, un acuerdo verbal nunca es suficiente. Necesita un contrato de evento por escrito para detallar los términos y condiciones de su servicio. El contrato será la fuente de acceso si surge una disputa.
Los acuerdos verbales no son suficientes: un contrato de planificación de eventos detallará términos específicos.
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Para protegerse, asegúrese de que su contrato de planificación de eventos incluya estos detalles.
1. Calendario de pagos
¿Cuándo quieres que los clientes te paguen por tu trabajo? La mayoría del trabajo de planificación de eventos incluye un depósito inicial, y el resto se paga después del evento.
En su contrato y en el cronograma de planificación de su evento, establezca una fecha de vencimiento para el depósito inicial. Ponga por escrito que no comenzará a trabajar hasta que el cliente pague esa cantidad.
El cliente puede pagar el resto cuando finaliza el evento, o en incrementos más pequeños para cada hito en la fase de planificación. Asegúrese de desglosar los elementos de línea (por ejemplo, alquiler del lugar, equipo, catering) e incluir impuestos y otras tarifas adicionales.
2. Condiciones de cancelación
Es posible que un cliente se retire a la mitad del proceso de planificación del evento. ¿Qué haces si ya has planeado algo del evento?
En este caso, su contrato puede protegerlo de pérdidas monetarias. Tenga en cuenta que todos los pagos que recibió antes de la cancelación no son reembolsables.
Además, indique que los clientes son responsables de los costos del evento realizados desde el último pago. De esta manera, si el último pago fue el depósito inicial, se le compensará por todo el trabajo que ha realizado desde entonces.
3. Cláusula de cancelación por su parte
Los clientes que retroceden a mitad de camino no son infrecuentes. Pero, ¿y si eres tú, el planificador de eventos, quien quiere optar por no participar? Sucede: tal vez recibe una solicitud de último minuto de un cliente de alto perfil, un proveedor que contrató se retira, enfrenta una emergencia de salud inesperada. Este tipo de cláusula es común en la industria de la hospitalidad y se conoce como cláusula de cancelación por hotel.
En el contrato de planificación de eventos, incluya los escenarios que le permitan darse de baja. Sin embargo, también debe incluir provisiones para el cliente del que se está retirando. Esto puede incluir encontrar al cliente otro planificador externo o reembolsar al cliente el depósito inicial.
4. Cláusula de rescisión
Una cláusula de terminación no debe confundirse con los términos de cancelación. La terminación se refiere a la cancelación debido a eventos imprevisibles que están fuera del control de cualquiera de las partes.
Esto puede incluir incidentes relacionados con el clima, un cierre del gobierno, una pandemia u otro desastre. Una cláusula de rescisión describe los escenarios en los que ninguna de las partes puede ser considerada responsable. Por supuesto, estos escenarios son muy poco probables, ¡pero pueden ocurrir cosas locas de la nada! Necesitas protegerte en tu contrato.
5. Cláusula de indemnización
Una cláusula de indemnización lo protege de la responsabilidad si un tercero lo demanda debido a la negligencia del cliente. Si un asistente se lesiona, por ejemplo, la cláusula garantiza que el asistente no puede responsabilizarlo legalmente. Otro ejemplo es el daño al lugar. En este caso, los operadores del lugar deben responsabilizar al cliente, no a usted.
La rescisión se refiere a la cancelación debido a eventos imprevisibles fuera del control de ambas partes.
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6. Cláusula de liberación de fotos
Esta cláusula no es esencial, pero es útil si desea utilizar fotografías del evento para promocionar su negocio. Una cláusula de publicación de fotos en su contrato de planificación de eventos le da permiso para usar y editar fotos tomadas durante el evento con fines promocionales.
Esta cláusula es común en los contratos de planificación de bodas y fotografía. La mayoría de los clientes no deberían tener problemas con esto, ya que significa una exposición adicional para su propia empresa. Sin embargo, debe cubrirlo por escrito.
Un contrato de planificador de eventos es su red de seguridad. Nunca acepte ningún trabajo en un acuerdo solo verbal. Este es el caso incluso cuando se trabaja con un cliente leal con el que ha desarrollado una buena relación. El contrato no solo lo protege financieramente, sino que también evita disputas innecesarias que pueden conducir a relaciones comerciales erosionadas.
A continuación, descubra más cuestiones y requisitos legales para los eventos. Luego, cree un diagrama de eventos preciso con espacios legales, con las herramientas gratuitas de planificación de eventos de ATARE.
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¿Cómo se escribe un contrato de planificación de eventos?
Usted escribe un contrato de evento al llegar a un acuerdo con su cliente sobre los servicios y obtener esos acuerdos por escrito. Los elementos clave que debe asegurarse de incluir en sus contratos de planificación de eventos son los servicios prestados, el cronograma de pagos, las cláusulas de cancelación y rescisión, y cualquier otra responsabilidad o derecho que desee cubrir.
¿Qué es un contrato de evento?
Un contrato de evento es un documento legalmente vinculante que establece explícitamente los términos y condiciones del acuerdo entre un planificador de eventos y su cliente.