Como planificadores de eventos, estamos de suerte: cuando se trata de buscar lugares, el mercado se está moviendo de un mercado de vendedores a un mercado de compradores. Sin embargo, eso significa que tenemos más responsabilidad. Si queremos construir excelentes relaciones con los lugares, debemos enviar RFP de eventos sólidos a los lugares.
Se espera que el crecimiento de la oferta de lugares exceda el crecimiento de la demanda por primera vez en 8 años.
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Estos son los 6 secretos para obtener la RFP del evento que realmente desea
- Comunica tus propias necesidades
- Ten claro tu presupuesto
- Olvídate de los menús
- Encuentre áreas en su RFP para negociar
- No firme sin entender las implicaciones
- Use las herramientas adecuadas para encontrar lugares y administrar RFP de eventos
1. Comunica tus propias necesidades
Antes de ponerse en contacto con los lugares o enviar cualquier RFP, debe hacer su tarea. Ya debería conocer la mayoría, si no todos, los datos sobre su evento. Cuanto más precisa sea la información que puedas enviar al recinto, más precisas serán sus propuestas.
Los detalles clave que debe incluir en el RPF del lugar de su evento son:
Fecha, hora y tiempo de instalación/desmontaje necesarios
Dígale al lugar las fechas y horas que tiene en mente. Es útil ofrecer fechas de respaldo si es posible. (Ser flexible en las fechas puede ayudarlo a obtener mejores precios).
Si bien no es necesario que determines el día del cronograma todavía, dale al lugar una estimación de cuánto tiempo necesitarás para la instalación o el desmontaje posterior al evento.
Tipo de evento y funciones generales
¿Qué tipo de evento estás organizando? ¿Es una conferencia, una cena para recaudar fondos, una boda? Algunas propiedades tienen muchos salones de baile; algunos pueden ser más adecuados para una conferencia que para una cena de recaudación de fondos.
Dependiendo del tipo de evento, podría ser útil establecer lo que sucederá en el evento. Sea lo más específico posible sobre su espacio y sus necesidades de programación. ¿Tendrá expositores? ¿Una sesión general? ¿Una subasta silenciosa? ¿Y cuántas sesiones simultáneas se realizarán a la vez? ¿Necesitará una oficina o almacenamiento en el lugar?
Al mismo tiempo, pregunte qué tipo de equipo audiovisual, servicios de TI e Internet están disponibles en el sitio.
asistentes
¿Cuántas personas esperas? ¿Puede el lugar acomodar a tanta gente?
¿Cuál es su patrón de llegada? Para cenas sentadas, todos pueden llegar en un plazo de 30 minutos. Para una conferencia, las llegadas pueden ocurrir durante un período más largo. Esto ayuda al hotel a comprender las necesidades de personal por adelantado.
Abastecimiento
¿Qué tipos de comidas planea servir? Todavía no necesita saber qué va a servir, pero piense de manera más general: ¿quiere un desayuno buffet continental? ¿Un almuerzo en caja? ¿Una cena de banquete en plato?
Esto le dará al lugar una mejor idea de los ingresos provenientes de su evento. Si hacen catering interno, podrían negociar más en otras áreas.
Alojamientos
Si está recibiendo una RFP para un evento de un hotel, pregunte sobre la disponibilidad de habitaciones. ¿Necesitarás dormitorios? ¿Cuántas noches y cuántas habitaciones? ¿Necesita habitaciones regulares, mejoras de suite, la suite presidencial? ¿Cuál es el precio de la habitación que sus asistentes se sienten cómodos pagando? Una vez más, el hotel podría ofrecerle descuentos en otros lugares por garantizar habitaciones reservadas.
Historia de tu evento
¿Este evento se ha producido antes? De ser así, proporcione información histórica sobre el evento, la recogida en la habitación de invitados, la cantidad de asistentes y el programa.
Momento de la propuesta
¿Cuál es el plazo de su propuesta? ¿Cuándo preseleccionará los lugares que desea visitar? ¿Cuánto tardarás en decidirte? ¿Cuándo es la fecha prevista para la firma del contrato?
Inclusiones y concesiones
¿Estás pidiendo alguna concesión? Mejoras en la suite, tarifas de resort exentas, estacionamiento de cortesía, Wi-Fi gratis, etc. Decida qué quiere pedir y luego vea qué proponen los lugares.
Logística de la propuesta de sede
¿Cómo te gustaría recibir las propuestas de las sedes? ¿Los prefieres en formato digital o en papel?
Muchos hoteles y lugares ahora usan un sistema para que los planificadores vean la propuesta en línea. Si recibe la RFP por correo electrónico, tenga en cuenta que podría enviarse a su carpeta de correo no deseado.
(A los lugares les encanta incluir imágenes y menús, lo que hace que las RFP superen los 10 MB. Siempre les digo que solo incluyan lo que solicité en la propuesta).
Como planificador, puedo ser bastante estricto cuando se trata de mis solicitudes de propuestas de lugares para eventos. Si un lugar no puede seguir las instrucciones simples de RFP, no les confío mi negocio.
2. Ten claro tu presupuesto
Soy partidario de ser lo más abierto posible sobre el dinero con el lugar.
Por ejemplo, si sabe que el presupuesto de sus asistentes para una habitación de hotel es de $150, no debería recibir RFP de hoteles de lujo. Es poco probable que la propiedad cumpla con sus expectativas.
Lo mismo es cierto para los alimentos y bebidas. Si presupuestó $ 95 para una comida, infórmele a su lugar que ese es su presupuesto con todo incluido, incluidas las comidas, los impuestos y el servicio. Si no especifica esto, el lugar le ofrecerá una comida de $95 sin impuestos ni servicio.
A los lugares les encanta compartir sus menús de catering ampliamente desarrollados. Para ser franco, como planificador, si has visto uno, los has visto todos.
3. Olvídate de los menús
Muchas veces, estos menús no se ajustan a mis necesidades ni a mi presupuesto, y suelen parecer francamente aburridos. Si desea una excelente comida en su evento, infórmele al hotel sobre su presupuesto y el estilo de comida o el tema que está buscando. Luego deje que el chef haga su magia. El chef puede trabajar con ingredientes locales de temporada para mantener los costos bajos y al mismo tiempo ofrecer una experiencia increíble a sus asistentes.
4. Encuentra áreas en tu RFP para negociar
Hay muchas maneras de ahorrar dinero para usted y sus asistentes. Y todo comienza con la búsqueda de áreas dentro de la RFP del lugar para negociar. Aqui hay algunas ideas:
- Tarifas de habitación exentas por cumplir con los mínimos de F&B: Algunos espacios incluyen una tarifa de alquiler en la propuesta. La mayoría de las veces, puede negociar esta tarifa en función de cuánto gasta en otras áreas, como alimentos y bebidas.
- Tarifas por usar proveedores externos de A/V: Un lugar puede requerir que uses el proveedor de A/V de su hotel o cobrarte una tarifa para traer un proveedor externo. ¡Puedes negociar fácilmente estas tarifas! ¿Crees que un lugar correrá el riesgo de perder un evento por una tarifa de $ 500 o $ 1,000? ¡De ninguna manera!
- habitaciones de hotel gratis: En los hoteles, pregunte por noches gratis, dependiendo del tamaño de su evento. Por ejemplo, probablemente pueda obtener una noche gratis por cada 50 noches reservadas. Utilícelos para el personal, los oradores y los voluntarios.
- Exención de tarifas de resort o estacionamiento: Las tarifas de resort son comunes en los hoteles y, a veces, cuestan hasta $ 50 por noche. Muchos lugares no aplicarán o aplicarán grandes descuentos a las tarifas del resort para los asistentes a su evento si así lo solicitan. Asegúrese de comprender lo que cubre la tarifa de su resort: en una RFP reciente, nos cotizaron una tarifa de resort de $ 35 y una tarifa de estacionamiento nocturno de $ 50 por asistente. Este aumento en el costo de la habitación de $199 a $284 por noche.
- Eliminar las cláusulas de desgaste: Pida una tasa de deserción más alta. 20% es común, pero hemos visto mucho más alto. La deserción es la asignación que le da un hotel para no vender una cantidad de noches de habitación sin una penalización.
Encuentre áreas para negociar dentro de la RFP de su lugar, incluidos los costos de AV o las tarifas de la sala.
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5. No firme sin comprender las implicaciones
Cuando haya terminado de negociar la propuesta del lugar del evento, pídale al lugar que prepare un contrato. Una vez que lo tengas, es importante revisarlo en detalle.
Es posible que sus negociaciones no siempre se traduzcan del vendedor a la persona administrativa que prepara el documento. Revise los datos de contacto, incluidos:
- Plazos y fechas de eventos
- Fechas de pago
- Montos de pago detallados
- Términos de cancelación y abandono
Si descubre un error (casi siempre lo hago), comuníquese con su contacto de ventas para realizar la corrección. Solo firme cuando esté 100% satisfecho con el documento.
Recuerde que si bien el lugar tiene que cumplir con su parte del detalle, el contrato también describe sus responsabilidades. Por ejemplo, es posible que deba llenar una cantidad determinada de habitaciones de hotel o cumplir con un mínimo de alimentos y bebidas (incluso si asisten menos personas de las esperadas). Evite cargos adicionales conociendo bien su evento y construya suficiente margen de maniobra para protegerse.
6. Use las herramientas adecuadas para encontrar lugares y administrar RFP de eventos
Somos bastante afortunados como planificadores. Hay tantas herramientas disponibles que pueden ayudarnos a encontrar un lugar sin costo alguno.
Por ejemplo, las oficinas de convenciones y visitantes (CVB) o las organizaciones de gestión de destinos (DMO) son excelentes recursos. Comuníquese con estas organizaciones y pregunte acerca de sus herramientas RFP gratuitas para lugares (o busque una página de planificación de reuniones en su sitio web). La organización distribuirá su solicitud a los lugares miembros (y otros proveedores, si lo desea), y las propuestas comenzarán a llegar. Solo obtendrá información sobre las propiedades que son miembros de la organización, por lo que es posible que se pierda lugares igualmente calificados. .
¿Cuáles son sus consideraciones al crear una RFP de lugar? Háganos saber en los comentarios o a través de Twitter en @mesassociales.