Gracias a los servicios de transmisión de video, las empresas pueden lograr la planificación de eventos virtuales sin restricciones geográficas. Los eventos virtuales pueden ser una empresa independiente o acompañar a un evento en vivo. Cualquiera que sea el caso, la transmisión de eventos es definitivamente algo que debería explorar si su empresa atiende más allá de un grupo demográfico local.
Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a comenzar su primer evento virtual con una audiencia remota.
1.) Comprenda a su audiencia
Necesitas tener una idea sólida de la psique general de tu audiencia. ¿Están más inclinados a participar en la planificación de eventos virtuales? ¿Qué tan expertos en tecnología son? Hay muchas más preguntas que debe hacerse para crear un perfil demográfico sólido.
Algunas otras preguntas para hacer incluyen:
- ¿Qué áreas temáticas de su industria les interesan más?
- ¿Qué tan familiarizados o activos están con las redes sociales básicas?
- ¿A qué tipo de oferta responden mejor? (por ejemplo, códigos de descuento, sorteos)
Envíe encuestas o inicie un foro de discusión para obtener respuestas de su audiencia. No importa cómo lo hagas, siempre y cuando obtengas la información de una forma u otra.
2.) Defina su formato
Al igual que las conferencias en vivo, la planificación de eventos virtuales viene en muchos formatos. Podría ser un seminario con una persona en el escenario, o podría ser más como una feria comercial o un taller. La clave es crear una experiencia única, algo diferente a lo que puedan estar haciendo los competidores.
Si su presupuesto lo permite, también puede contratar una empresa de diseño para crear un tema personalizado o un «guión gráfico». Esto incluye un fondo visualmente atractivo y un sistema de navegación fácil de usar tanto para el personal como para los invitados.
3.) Elegir una plataforma
Hay tantos servicios de transmisión en vivo por ahí. Algunas de las opciones populares incluyen Periscope, Facebook Livestream y YouTube Live. Estos servicios ofrecen más o menos las mismas características básicas; realmente es más una cuestión de preferencia personal.
La mayoría de los servicios también ofrecen una prueba gratuita en la que puede realizar pruebas antes del evento. Esto le permite familiarizarse con las funcionalidades básicas mientras prueba los servicios de planificación de eventos virtuales, como la puntualidad y la utilidad del soporte técnico en vivo.
4.) Elegir un anfitrión/MC
¿Quién será el anfitrión del evento? Puede contratar a un orador profesional o incluso puede ser un miembro del personal interno que se sienta lo suficientemente cómodo presentando en vivo ante una audiencia remota. Cualquiera que sea la persona designada, debe poder hablar con claridad, responder a las preguntas enviadas a través de las redes sociales, presentar a los oradores, etc. El anfitrión también debe sentirse cómodo mirando directamente a la cámara y no a un guión en sus manos.
El anfitrión también necesita responder en el impulso del momento a eventos inesperados. Si el orador programado llega tarde, por ejemplo, ¿podría el presentador seguir pensando en cosas que decir para evitar que los espectadores se desconecten?
Finalmente, tenga en cuenta que también puede tener dos anfitriones que pueden hablar entre sí y con la audiencia. Esto puede ser realmente beneficioso si los dos anfitriones tienen una buena relación y pueden responder a los chistes y las frases ingeniosas del otro.
5.) Comercialice su evento
Los eventos virtuales deben comercializarse como un evento en vivo típico. Aquí es donde entran en juego las redes sociales. Sí, existen los métodos habituales de publicar en Facebook y twittear. Sin embargo, tienes que ir más allá y también incorporar otros métodos.
Tal vez pueda usar Instagram o Snapchat para mostrar a los espectadores el lugar donde se llevará a cabo el evento. Las publicaciones en las redes sociales también pueden incluir enlaces a otro contenido, como biografías de los oradores, vlogs o un video tutorial sobre cómo iniciar sesión en la transmisión en vivo.
Finalmente, no olvide el hashtag del evento y utilícelo con frecuencia, mientras insta a los seguidores a hacer lo mismo. Si tiene suscriptores de correo electrónico, use sus boletines como otra herramienta promocional con enlaces a la página de registro del evento y otro material promocional.
6.) Elegir el lugar
El hecho de que se trate de una planificación de eventos virtuales no significa que deba celebrarse en su oficina. Sí, técnicamente puede hacerlo y ahorrará mucho dinero al hacerlo. Sin embargo, recuerde que todavía habrá un orador en vivo y/o talleres y ferias comerciales, y necesita espacio para esos alojamientos. Si bien no necesita un lugar demasiado lujoso y espacioso, aún necesita encontrar un lugar con lo básico, como un escenario con un podio y equipo audiovisual.
Finalmente, recuerde que la cámara (o debería) acercar y alejar el zoom, y los espectadores obtendrán una buena vista del fondo. Si el evento se lleva a cabo en su oficina o en una sala de reuniones abarrotada, todo parecerá económico.
7.) Elegir una hora y fecha
Las preocupaciones geográficas son un problema total con un evento virtual. El tiempo, sin embargo, sigue siendo tan relevante como siempre. Naturalmente, los mejores momentos son los fines de semana durante las primeras horas de la noche. Sin embargo, no es tan simple. ¿Ocurren otras cosas importantes a la hora designada para el evento? ¿La hora del evento coincide con ese juego deportivo de alto perfil o con el final de Bailando con las estrellas?
Incluso puede pedirle a su audiencia sugerencias de fecha y hora e ir con la que la mayoría de la gente estará disponible. Otra cosa que debe tener en cuenta es la cantidad de seguidores en el extranjero y si la diferencia horaria funcionará para ellos. Sin embargo, en última instancia, siempre puede cargar el video en YouTube después del programa en vivo, así que no se deje atrapar por encontrar el momento perfecto.
La transmisión en vivo de un evento es más factible que nunca en la era de la información. Aproveche este avance tecnológico para construir su audiencia y hacer de su marca un nombre familiar.
¿Tiene más preguntas sobre la planificación de eventos virtuales?
¿Cómo se planifica un evento virtual?
Sea breve, concéntrese en cómo mantener a la audiencia interesada porque pueden desconectarse en cualquier momento y practique todo lo que pueda de antemano. Los eventos virtuales deben mantenerse simples, porque las iniciativas llamativas no serán tan impresionantes en la pantalla de una computadora.
¿Cómo organizo una conferencia virtual?
La clave de una conferencia virtual es algún tipo de conectividad o tema entre las sesiones y los oradores. Además, asegúrese de mezclar algún video en vivo, con la participación de la audiencia para aumentar la conexión del evento. Asegúrese de incluir una campaña en las redes sociales que involucre a los asistentes de alguna manera. Finalmente, ¡practica todo antes de hacerlo de verdad!