Todos los eventos tienen muchas partes móviles. Desde oradores y asistentes hasta comida y decoración, muchos elementos necesitan una gestión detallada.
Por eso es importante realizar un seguimiento de todas sus tareas en una herramienta de gestión de eventos en línea. Con la herramienta adecuada, puede ver todas sus tareas pendientes y plazos, y colaborar con su equipo de planificación de eventos.
¿No estás seguro por dónde empezar? Consulte nuestra lista de herramientas que son las mejores para la gestión de proyectos para eventos para ayudar a que su próxima reunión o fiesta se desarrolle sin problemas.
Es vital conocer y utilizar algunas de las herramientas en línea ahora disponibles para los administradores de eventos.
Haz clic para twittear
1. Holgura
¿Cansado de leer largas cadenas de correo electrónico entre su equipo, proveedores, clientes y más? ¿A veces pierde comunicaciones importantes de última hora? Prueba Slack.
Slack es una herramienta de comunicación de equipo que simplifica sus mensajes en cadenas manejables y efectivas. Puede organizar debates por evento general o por proyectos más detallados (como catering o decoración). Slack mantiene a todo tu equipo en sintonía, literalmente.
2. Trello
¿Necesita repartir tareas a los miembros de su equipo? Trello le permite asignar tareas y listas de verificación a usuarios individuales y monitorear su progreso.
Trello también realiza un seguimiento de las acciones a medida que se completan, para que pueda ver su progreso en tiempo real. Esta herramienta de gestión de proyectos utiliza un sistema de tablero intuitivo que le permite mover tareas y mensajes. Con tantas partes móviles, los planificadores de eventos pueden gestionar cualquier gran evento con Trello.
3. Campamento base
Al igual que Trello, Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos y comunicación simple que es fácil de implementar y usar. El seguimiento de conversaciones y tareas es una excelente manera de mantener a su equipo informado sobre partes individuales de cualquier proyecto o evento.
Puede asignar tareas a los usuarios y recibir una notificación cuando alguien complete una tarea pendiente. Basecamp es pionera en la gestión basada en proyectos. Si considera cada evento como un proyecto, este modelo funciona bien para los planificadores.
4. Asanas
Si te encantan los tableros kanban pero necesitas algo de flexibilidad, ¡Asana es para ti! Asan tomó la herramienta de planificación de eventos probada y verdadera y le dio una actualización electrónica.
Colabore con su equipo y asigne tareas sin dejar de utilizar una estructura de planificación familiar. Los informes de usuario le brindan instantáneas en el momento del progreso de su equipo. Además, su versión totalmente móvil le permite mantenerse al día desde cualquier lugar, lo que significa que puede realizar un seguimiento de las tareas fácilmente, incluso el día del evento.
5. Trabajo
¿Alguna vez ha sentido que una parte de su equipo de eventos se tambalea y la otra es sospechosamente eficiente? Con las herramientas de gestión de recursos de Wrike, puedes distribuir las tareas de manera uniforme a medida que se acerca el evento.
Con las opciones de visualización de tablero tipo Gantt y Kaban, puede elegir la forma más cómoda y efectiva de ver sus proyectos (e incluso cambiar de opinión a la mitad). Descarga sus aplicaciones para la ejecución del día del evento.
Después de un evento, a nadie le gusta una factura sorpresa. Realice un seguimiento de los gastos de su equipo con Active Collab.
Haz clic para twittear
6. Colaboración activa
Después de un gran evento, a nadie le gusta una factura sorpresa. Realice un seguimiento de los gastos y costos de su equipo durante la planificación y ejecución con Active Collab. Más allá del seguimiento del tiempo, Active Collab también ofrece herramientas para crear facturas, ¡para ayudarlo a que le paguen!
Utilice las herramientas de administración de tareas y colaboración en equipo para mantener a su equipo alerta y lograr un evento impecable. La herramienta también proporciona herramientas de administración de recursos, informes y acceso de clientes para que sus clientes puedan mantenerse al tanto del progreso de su evento.
7. Jira
Esta herramienta de gestión de proyectos de eventos es ideal para grandes equipos de eventos que necesitan realizar un seguimiento de su tiempo antes, durante y después del evento. Jira ofrece seguimiento de tiempo para asegurarse de que a todos se les pague correctamente.
Jira también ofrece herramientas de comunicación y seguimiento de tareas, así como un sistema de permisos de clientes. Además, use sus filtros avanzados para acceder a los informes que necesita para tomar las decisiones correctas en el futuro.
8. ProjectManager.com
¿Tiene un evento complejo que requiere muchas partes móviles? Las funciones de ProjectManager.com pueden ayudarlo a administrar todos los aspectos de su próximo evento, incluso cuando las tareas se dividen entre muchos miembros del equipo.
ProjectManager.com tiene un conjunto completo de herramientas (incluidos los diagramas de Gantt) que se adaptan bastante bien a la gestión de eventos complejos. El sitio también ofrece hojas de tiempo, seguimiento de presupuesto y otras características que facilitan la planificación de su próximo evento.
Las herramientas de gestión de proyectos para eventos pueden cambiar las reglas del juego para los equipos de eventos.
Haz clic para twittear
Independientemente del sistema que elija, estas herramientas de gestión de proyectos de eventos pueden cambiar las reglas del juego para los equipos de eventos. Utilice estas plataformas para gestionar mejor las comunicaciones y las tareas para una planificación más eficaz y una mejor ejecución. ¡Investiga un poco más y encuentra el ajuste perfecto para tu equipo!
¿Qué herramientas de gestión de proyectos para eventos utilizas? Envíenos un comentario a continuación o etiquétenos en Facebook con sus opciones favoritas. ¡Y no olvide consultar el útil software de gestión de eventos de ATARE!
¿Todavía tiene preguntas sobre la gestión de proyectos de eventos?
¿Cómo se escribe un plan de proyecto para un evento?
Recomendamos utilizar una herramienta en línea creada para la gestión de proyectos. Estas herramientas están repletas de funciones para garantizar que las tareas críticas se realicen y se planifiquen correctamente.