La disposición de los asientos tiene el poder de hacer o deshacer tratos, relaciones e incluso objetivos de eventos. «Gran parte de obtener lo que desea se reduce a dónde se sientan (los asistentes al evento)», dice Brian Lee, jefe de gestión de productos de Lifehack. Y dónde se sientan las personas depende del tipo de disposición de asientos que se elija para el evento, reunión, conferencia, etc.
Siga leyendo para descubrir 8 tipos de disposición de asientos que debe conocer, junto con el asesoramiento experto de planificadores de eventos profesionales. Además, aprenda cómo la psicología de la disposición de los asientos puede ayudar a los planificadores a tomar las mejores decisiones posibles al crear sus diagramas de eventos y planos de planta.
¿Cómo se elige un tipo de disposición de los asientos?
Elija el tipo de disposición de los asientos según las actividades que haya planeado para el evento, así como la duración del evento y las necesidades específicas que puedan tener los asistentes. Por ejemplo, una conferencia de una semana con muchas conferencias no funcionará con asientos individuales para cada tema importante de la agenda, pero un taller creativo de un solo día para un equipo pequeño sí lo hará.
Descubra 8 tipos de disposición de asientos que todos los profesionales de eventos deben conocer:
Tenga en cuenta que el tipo de disposición de los asientos que elija depende del espacio que tenga disponible, sus objetivos para el evento y los muebles que tenga a su disposición.
1. Cheurón
Los asientos estilo Chevron ofrecen dos columnas de filas cortas en ángulo con un pasillo en el medio. Una estrategia exitosa de muchos planificadores que usan este estilo de distribución de asientos es crear un punto focal claro al frente y en el centro para dirigir la atención hacia un orador, luego sentar estratégicamente a los participantes que le gustaría agrupar para las discusiones.
Ventajas:
- Todos pueden ver al orador y trabajar en pequeños grupos según sea necesario.
- Maximiza el espacio usando filas en ángulo
- Lo mejor de ambos mundos para presentaciones
Contras:
- No es ideal para discusiones de grupos grandes
- Los asistentes pueden tener problemas con la línea de visión si los asientos no están escalonados
Mejor para:
- Entrenamientos
- Presentaciones con participación del público
- Conferencias
2. Auditorio
Una disposición de asientos estilo auditorio implica asientos incorporados o filas de sillas que se enfrentan a un único punto de enfoque, que suele ser un escenario profesional o un podio. Aproveche el espacio del escenario y configure un fondo que sea atractivo para las fotos, como telas texturizadas o estampados de logotipos.
Ventajas:
- Ideal para grupos grandes, conferencias o series de oradores y ceremonias.
Contras:
- El sonido a menudo puede ser un problema
- La participación de la audiencia o las sesiones grupales pueden ser incómodas
Mejor para:
- espectáculos de premios
- conferencias de prensa
- Demostraciones de productos
3. Banquete
Los asientos para banquetes significan usar mesas redondas distribuidas uniformemente por todo el espacio. Tenga en cuenta que las mesas en los arreglos de asientos para banquetes generalmente tienen capacidad para entre 8 y 10 personas. Para obtener los mejores resultados, agrupe a personas que se conozcan entre sí, como familiares o compañeros de trabajo. De lo contrario, asiente a las personas de acuerdo con los intereses compartidos, como pasatiempos o metas del proyecto, para fomentar una conversación natural.
Ventajas:
- Socializar es fácil y cómodo
- Ideal para hacer networking y relajarse.
Contras:
- Cada mesa se convierte en una isla, lo que dificulta la interacción con otras mesas a menos que se le solicite hacerlo.
Mejor para:
- Bodas
- Fiestas
- espectáculos de premios
- Banquetes
- Eventos de caridad
4. Sala de juntas
Los asientos para salas de juntas y conferencias ofrecen una mesa larga y rectangular para que los invitados se sienten uno frente al otro. Tenga en cuenta los siguientes principios de la psicología de los asientos para conferencias cuando cree su diagrama de asientos:
- El VIP debe sentarse en la cabecera de la mesa.
- Los asesores más cercanos de los VIP deben flanquearlos.
- Las personas en el medio o hacia el extremo opuesto pasarán la mayor parte de su tiempo escuchando
- Es probable que cualquiera que se siente frente al VIP se sienta inclinado a estar en desacuerdo con ellos, pero si no es así, debe ser un partidario verbal para que los demás tomen nota.
Ventajas:
- Facilita la discusión
- Dirige el foco a una persona.
- Ofrece ubicación estratégica para reuniones de negocios.
Contras:
- No es ideal para presentaciones visuales largas.
- Puede llevar a desacuerdos grupales si el VIP y la persona que se sienta enfrente no están de acuerdo.
Mejor para:
- Sesiones de lluvia de ideas
- Reuniones de equipos pequeños
- Fusiones estratégicas
- Influenciar a los que están sentados en el medio para que estén de acuerdo con el VIP
5. Cabaret
Una investigación de la Universidad de Cornell descubrió que sentarse físicamente (o pararse) más cerca de alguien también te hace sentir emocionalmente más cerca de ellos, lo que puede explicar por qué los asientos estilo cabaret en los eventos ayudan a construir relaciones. Ya sea que elija mesas de cóctel para todo su espacio o las mezcle con otros tipos de asientos, asegúrese de colocar las sillas en forma de U alrededor de ellas con una abertura que apunte hacia el punto focal elegido.
Ventajas:
- Se fomenta la socialización, pero los invitados pueden permanecer concentrados en actuaciones o presentaciones.
- Tiene un ambiente relajado y orgánico.
Contras:
- No maximiza el espacio
Mejor para:
- espectáculos de premios
- Presentaciones de entrenamiento pasivo
- Entretenimiento en vivo
6. Aula
Un estudio publicado en Social Psychology of Education demostró que «los maestros deben estar informados sobre los posibles efectos preventivos e intermedios de la disposición de los asientos en el comportamiento académico y social de los estudiantes». Esto significa que los planificadores de eventos también deben prestar especial atención al tipo de disposición de los asientos que elijan, ya que tiene un impacto directo en la aptitud y las acciones de los participantes en un entorno de aprendizaje. Para obtener los mejores resultados, limite las mesas pequeñas a cuatro asistentes y deje al menos tres pies de espacio entre cada asiento en las mesas largas.
Ventajas:
- Enfoca la atención al frente de la habitación.
- Prepara naturalmente a los asistentes para el aprendizaje
- Ideal para tomar notas
Contras:
- Tiende a sentirse abarrotado si los asistentes no están espaciados adecuadamente
- Puede sentirse demasiado nostálgico para un entorno profesional.
Mejor para:
- Entrenamientos grupales
- Certificaciones presenciales
- Talleres de información de productos
7. Cuadrado hueco
Similar a los asientos estilo banquete y en forma de U, el estilo cuadrado hueco se ve exactamente como suena. Todos pueden verse mientras mantienen una distancia cómoda, lo que lo hace ideal para comer o trabajar en computadoras portátiles. Use este tipo de disposición de asientos para grupos que estarían demasiado llenos en una mesa de banquete normal y para dar a los que se sientan en cada extremo un poco más de espacio para moverse.
Ventajas:
- Apoya comer y trabajar.
- Todos los asistentes son visibles entre sí y pueden tener discusiones cómodas.
Contras:
- No funciona bien con presentaciones.
- Sin asiento de liderazgo claro o punto focal
- No maximiza el espacio del piso
Mejor para:
- Reuniones colaborativas con menos de 30 invitados
- Almuerzos de trabajo
- Talleres de trabajo
8. en forma de U
Los asientos en forma de U o de herradura presentan un grupo de mesas en forma de caja con un centro hueco y un extremo abierto. Compense la pérdida de espacio en el piso colocando materiales decorativos o de presentación en las paredes. Utilice este tipo de distribución de asientos para los asistentes que hayan trabajado juntos anteriormente o que planeen hacerlo en un futuro cercano para facilitar la creación de relaciones.
Ventajas:
- Ideal tanto para presentaciones como para colaboración en grupo.
- Todos pueden verse en todo momento.
- El público puede interactuar cómodamente con los oradores
Contras:
- Requiere un facilitador o líder designado para ayudar a mantener el diálogo
- No apto para grupos grandes de más de 30 participantes.
Mejor para:
- Reuniones de equipo
- Presentaciones
¡Cree la disposición de asientos perfecta para cada evento!
Ahora que conoce algunos de los principales tipos de distribución de asientos, cómo se ven y los pros y los contras de cada uno, es hora de consultar algunos consejos y tendencias de asientos de planificadores consumados para obtener aún más inspiración.