Incluso con la mejor planificación, un evento increíble puede perder sus objetivos clave si no puede lograr que su público objetivo entre en la puerta. Has hecho el trabajo para crear un gran evento. Seguiste la lista de verificación de planificación de eventos al pie de la letra, te aseguraste de que todos tuvieran una experiencia segura y se te ocurrieron algunas formas nuevas y creativas de sorprender a tus asistentes. Pero, ¿qué pasa con su plan de marketing de eventos? ¿Cómo correrás la voz?
A continuación, cubriremos los pasos que debe seguir para crear un plan de marketing efectivo para su evento que comparta el mensaje correcto con su audiencia y cumpla con todos los objetivos de su evento.
Explore 9 consejos efectivos para el plan de marketing de eventos:
1. Establezca los objetivos de su evento.
No puede elaborar un plan de marketing de eventos efectivo si no sabe cómo es el éxito para usted. ¿Cuál es el objetivo de este evento? Por ejemplo, si se trata de un evento corporativo, es posible que desee motivar a los empleados, generar entusiasmo por un nuevo producto o iniciativa, o cambiar las percepciones de los clientes.
Sean cuales sean los objetivos de su evento, asegúrese de que sus objetivos de marketing se alineen con esos objetivos y los respalden. Los objetivos de su evento determinarán la audiencia adecuada para el evento, las acciones que desea que realicen los asistentes y cuánta cobertura de prensa o redes sociales buscará. Todas estas cosas tendrán un efecto en la forma en que comercializa su evento.
2. Determine su propuesta de valor única.
Ahora que sabe lo que le gustaría obtener del evento, es hora de pensar en sus asistentes. ¿Qué obtendrán al asistir a tu evento? Piense por qué sus prospectos querrían asistir a su evento y dé forma a su mensaje en torno a eso.
No se limite a utilizar su objetivo aquí y aplicarlo a los asistentes. Es fácil decir, «queremos vender más, entonces ellos quieren comprar». Aproveche los puntos débiles o los problemas que experimentan sus asistentes y piense en cómo los ayudará el evento. ¿Está proporcionando valor en forma de información útil? ¿Les estás ayudando a aprender algo nuevo? ¿Harán grandes conexiones que los ayuden en sus carreras?
Escriba su propuesta de valor en una declaración clara y concisa. Algo así como: «Estamos organizando este evento para que los asistentes puedan conectarse con colegas de la industria y aprender sobre la última tecnología». Esta declaración lo guiará a medida que comience a enviar mensajes.
3. Defina su audiencia.
Al igual que con cualquier plan de marketing, querrá tener una idea clara del público objetivo ideal al que le gustaría llegar. ¿Quién se beneficiará más de la programación de su evento? ¿Qué industrias, roles o tipos de negocios sentirán que el contenido de su evento es valioso? Cree algunos segmentos de clientes, prospectos o partes interesadas de la industria a los que le gustaría llegar.
Piensa en la propuesta de valor de tu evento para encontrar tu público objetivo. Por ejemplo, si su evento se enfoca en ayudar a las personas a llevar su negocio de bienes raíces al siguiente nivel, está buscando agentes inmobiliarios en un cierto nivel o con cierto tamaño de negocio. Utilice el contenido de su evento para formar la audiencia perfecta y luego sea lo más específico posible acerca de por qué esas personas necesitan su evento.
Además, cree una lista corta de datos demográficos como la edad, el nivel de educación, el género, la ocupación y el nivel de ingresos en función de su audiencia perfecta, y comience desde allí.
4. Cree una línea de tiempo de marketing.
El cronograma de su evento variará en función de una variedad de factores, siendo el más destacado el tamaño. Pero pase lo que pase, es crucial que tenga suficiente tiempo para comunicarse con los asistentes potenciales varias veces sin que su mensaje se vuelva abrumador. Su línea de tiempo de marketing debe incluir la frecuencia con la que comercializará en cada canal, así como la frecuencia con la que pedirá a los que ya se han registrado que compartan el evento con amigos y colegas.
Para eventos más grandes, como conferencias y ferias comerciales de varios días, su cronograma de marketing deberá ser mucho más largo que los eventos más pequeños de un solo día. Los eventos que requieren viajes o reservas de hotel se pueden comercializar con hasta un año de anticipación, con al menos tres meses de anticipación como mínimo absoluto.
Los eventos más grandes a veces requieren eventos previos más pequeños para que los participantes se interesen y entusiasmen con el evento principal. Estos pueden incluir seminarios web sobre temas de eventos, sesiones de preguntas y respuestas con oradores del evento, sesiones de información en persona o virtuales, y obsequios o sorteos. Todos estos eventos más pequeños deben aparecer dentro de su plan de marketing más amplio y tener sus propios planes de divulgación simples.
5. Decide tu estrategia de comunicación.
Piense en qué segmentos de audiencia desea que sirva este evento y cuál es la propuesta de valor para cada segmento para que pueda dirigirse a ellos adecuadamente. Luego, elija algunos canales en los que es probable que llegue a los asistentes objetivo.
Cree sus mensajes y contenido para que se ajusten a los canales en los que se está comunicando, así como a las personas a las que le gustaría llegar. Por ejemplo, los eventos de LinkedIn son una excelente manera de llegar a una audiencia profesional específica con contenido informativo. Instagram es perfecto para compartir imágenes muy atractivas relacionadas con su evento. TikTok se puede utilizar para promocionar la venta anticipada de entradas u otras ofertas exclusivas para un público más joven. Sea cual sea el canal que utilice, asegúrese de elegir contenido que funcione bien en ese canal y se dirija a las audiencias que suelen utilizar esa red.
6. Crea tu página de destino.
El sitio web de su evento o la página de destino es la cara de su evento antes de que lleguen los asistentes. Es donde muchos posibles asistentes deciden si considerarán o no asistir al evento. Por esa razón, es una parte muy importante de su plan general de marketing de eventos, y el diseño y la experiencia del usuario deben reflejar eso.
Asegúrese de hacer coincidir la experiencia visual con el evento y las marcas de la empresa para que los asistentes sientan que están teniendo una experiencia cohesiva. Su diseño debe ser simple, optimizado y presentar un llamado a la acción fácil de ubicar. Use espacios en blanco y elementos visuales atractivos para guiar los ojos de sus posibles asistentes y ayudarlos a concentrarse en el contenido más importante.
No olvide que muchos usuarios visitarán su sitio en un dispositivo móvil. El contenido que se escanea fácilmente, como párrafos cortos y listas con viñetas, ayudará a que el lector se interese, incluso en una pantalla más pequeña.
7. Automatice su alcance.
Si tiene las direcciones de correo electrónico de los asistentes potenciales (¡debería!), cree una campaña de marketing por correo electrónico automatizada para compartir información útil del evento, comunicar el valor del evento a los asistentes potenciales y hacer que se entusiasmen con la inscripción. No utilice estos correos electrónicos para vender a su audiencia. En su lugar, piense en ellos como una forma de compartir contenido interesante que muestre la propuesta de valor para su público objetivo. El contenido detrás de escena, las imágenes de eventos de años anteriores, los videoclips cortos y las entrevistas con los oradores del evento son excelentes ideas para entusiasmar a su audiencia con todo lo que experimentarán en su evento.
Al automatizar el proceso de divulgación, puede asegurarse de enviar mensajes relevantes a cada segmento de audiencia y de responder adecuadamente a sus intereses.
8. Haga uso de ideas creativas de marketing.
Es posible que desee incluir algunas ideas de marketing listas para usar para hacer que su evento brille para los asistentes potenciales. El marketing de influencers, el contenido detrás de escena relacionado con el evento, la transmisión en vivo de los acontecimientos previos al evento y los episodios de podcast con más antecedentes sobre los temas o los oradores son formas divertidas de generar anticipación para el evento.
Otra tendencia popular son las bolsas de regalos digitales, donde los asistentes al evento reciben libros electrónicos, música, códigos de cupones de productos, contenido de video exclusivo y más como recompensa por registrarse. Estas bolsas de regalo funcionan bien para eventos en persona o virtuales, y les encantan tanto a los asistentes como a los patrocinadores (ya que los patrocinadores pueden hacer un mejor seguimiento de la participación de los asistentes con estos obsequios). Si incluye una bolsa de regalo digital, asegúrese de hablar sobre todas las recompensas valiosas como parte de su alcance de marketing.
9. No olvide hacer un seguimiento.
Celebrar un gran evento es una cosa, pero para asegurarse de que su evento se destaque como memorable para sus asistentes, necesitará un plan de seguimiento bien diseñado. Piense en formas en las que puede ayudar a los asistentes a recordar partes emocionantes del evento, reflexionar sobre lo que aprendieron y tomar medidas de seguimiento. Las publicaciones de blog de resúmenes del evento, los materiales adicionales de los oradores y los videos y fotos del evento son excelentes cosas para compartir en los días y semanas posteriores a la finalización de su evento. Continúe con su divulgación automatizada durante aproximadamente una semana después del evento y asegúrese de describir las acciones de seguimiento que desea que realicen los asistentes, como compartir imágenes en las redes sociales o inscribirse en un evento futuro.
Con estos consejos para el plan de marketing de eventos, estará un paso más cerca de crear un evento ganador.
Una vez que haya elaborado su plan de marketing de eventos, asegúrese de compartirlo con cualquier persona involucrada en la planificación o el marketing del evento. Querrá que todos estén en sintonía, y otros miembros del equipo pueden tener información importante sobre los asistentes al evento, oradores, logística o anuncios que les gustaría incluir en los materiales promocionales.
¿Necesita inspiración para llevar el marketing de su evento al siguiente nivel? Echa un vistazo a estos increíbles ejemplos de marketing de eventos.