Absolutamente todo lo que necesita saber sobre Event Wifi

Con el crecimiento de la conectividad personal alcanzando nuevas alturas aparentemente cada hora, es imposible crear una experiencia de evento convincente sin ofrecer una conexión wifi sólida como una roca.

En la Jerarquía de Necesidades de Maslow, las necesidades humanas esenciales se trazan en forma de pirámide. Las necesidades más cruciales se encuentran en la parte inferior de esta pirámide, mientras que las necesidades ligeramente menos críticas se encuentran a medida que avanza hacia arriba. Es seguro decir que si Maslow hubiera creado esta jerarquía en 2016, seguramente habría incluido una «buena conexión wifi» en algún lugar de la base.

Durante la última etapa de la presentación itinerante de 2016 de ATARE, Matt Harvey, presidente de Servicios de Red de Clientes de PSAV, compartió su perspectiva sobre la conectividad en los eventos y asesoró a los asistentes sobre qué pedir al negociar el wifi del evento. En su charla, Matt comunicó los tres aspectos cruciales a comprender para asegurar la mejor conexión posible para su próximo evento.

Aquí se explica cómo evitar problemas de Wi-Fi en eventos y ferias comerciales y hacerlo bien

1. Conozca la terminología wifi de eventos adecuada

Estos son los dos términos wifi de eventos cruciales que necesita saber:

  • Ancho de banda: el rango de frecuencias dentro de una banda determinada, en particular, que se utilizan para transmitir una señal.
  • Ancho de banda dedicado: el ancho de banda que se reserva específicamente para una empresa o entidad.

Centrémonos en esa última definición. ¡Es una misión crítica para usted y su evento! Para brindarle un contexto adicional, aquí hay algunos ejemplos de lo que se conoce como «ancho de banda compartido»:

  • Espacio publico
  • Habitaciones de un hotel
  • Oficinas administrativas
  • Espacios de encuentro

Para wifi de eventos, debe asegurarse de confirmar que se trata de un «ancho de banda dedicado» NO de un «ancho de banda compartido». Es decir, si desea que usted y sus asistentes tengan una conexión constante, incluso básica, a Internet durante todo el evento. El ancho de banda dedicado es el paso principal #1 para brindarles a sus asistentes el mejor wifi posible.

Infraestructura: la herramienta designada o enrutador que proporciona conexión a Internet a los usuarios móviles

El rango es imperativo para la colocación de la infraestructura. Sus «puntos de acceso» determinarán una serie de elementos que pueden parecer más preguntas a medida que la organización de su evento está en marcha. Sus puntos de acceso a la infraestructura pueden ser una guía para ayudar a responder preguntas como:

  • ¿Dónde está el centro de mi evento?
  • ¿Dónde va a tener lugar la creación de redes y la interactividad?
  • ¿Qué limitaciones de conectividad podrían enfrentar mis asistentes (y dónde)?

En términos de los próximos pasos para corregir estos detalles, solo hay un lugar lógico al que acudir: ¡soporte! Ya sea que se trate de ingeniería fuera del sitio por teléfono o de un acompañamiento en el sitio que brinde soporte el día de la operación, es importante establecer y mantener esta relación a medida que se acerca la fecha de su evento.

Ya que estamos en el tema del soporte, consideremos la posibilidad de que su evento experimente una buena falla de wifi a la antigua (¡siga respirando, todo estará bien)!

2. Tenga en cuenta y planifique las principales causas de fallas de Wi-Fi en eventos.

Las principales causas son:

  • Ancho de banda inadecuado
  • Infraestructura inadecuada
  • Soporte inadecuado
  • Factores externos
  • Falta de planificación

¡Pero no te preocupes! No estamos aquí solo para dar las malas noticias y las posibilidades disponibles. Hay una serie de soluciones disponibles para los planificadores de eventos para ayudar a prevenir cualquiera de estos obstáculos de conectividad.

Solución #1: el Estimador de ancho de banda

Entre en su conversación con soporte sabiendo exactamente lo que su evento va a necesitar. Use la Calculadora de ancho de banda Wifi para eventos de Endless Events. Permite un número ilimitado de usuarios, por lo que funciona súper bien para redes con más de 1000 personas. O deje que el «estimador de ancho de banda» de PSAV haga el trabajo pesado por usted después de proporcionarle información simple sobre su evento (número de invitados, tamaño del evento, etc.)

Solución #2: Lograr el equilibrio entre cobertura y densidad

Al armar el diseño de su evento, es importante hacer algunas de las siguientes preguntas para optimizar la conexión wifi del evento:

  • «¿Cuánto ancho de banda puedes dedicar a mi evento?»
  • «¿Tienes un mapa de diseño AP para enviarme?»
  • “¿Quién brinda soporte dentro y fuera del sitio?”

Estas preguntas de descubrimiento demostrarán ser parte integral del éxito de su evento al consolidar tanto un nivel aceptable de conectividad como un punto de precio. Hablando de precio, vayamos al grano.

3. Saber negociar la mejor wifi para eventos

Al decidir sobre el paquete Wifi de su evento, primero debe determinar si el producto es aceptable antes de decidir si el precio (¡incluso gratis!) vale la pena. Para asegurar la opción más rentable y confiable disponible, deberá aceptar varios detalles del evento antes de «tener la charla»:

  • # de personas a las que atiende
  • # de dispositivos a los que está dando servicio
  • ¿Para qué usarán los asistentes la conectividad?
  • ¿Cuánto ancho de banda se necesita?
  • ¿Qué tan crítico es el evento wifi para el éxito de la reunión?

Si puede iniciar sus negociaciones con estos puntos listos, estará más que preparado. Además, hay varias respuestas cruciales que debe buscar recibir en esta reunión del proveedor. Por ejemplo, debe averiguar el ancho de banda, la infraestructura y el soporte del lugar. Y debe proporcionar al lugar del evento el perfil de su reunión, sus necesidades de uso de Internet y cualquier informe que pueda tener de eventos anteriores sobre su uso de wifi.

Por último, para asegurarte de mantener el rumbo y no perder el ritmo, ¡asegúrate de colaborar! Trabajar con compañeros de equipo al seleccionar un paquete de wi-fi para eventos siempre es beneficioso para la opinión externa (y el apoyo moral).

¡Ahora estás listo para hacer que tu evento Wifi funcione correctamente!

A continuación, obtenga más información sobre cómo crear el mejor plan de asientos para eventos y vea cómo hacer una lista de verificación de planificación de eventos para preparar su reunión para el éxito.

Además, si el lado de la tecnología de eventos lo tiene entusiasmado con este artículo, ¿por qué no prueba una herramienta gratuita que puede ayudar a recopilar algunos de esos números tan necesarios? Echa un vistazo a una calculadora de eventos todo en uno que puede duplicarse fácilmente como un día de mejor amigo.

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