¿Pesadillas con la placa de identificación? Bienvenido al campo de evento planeado!
«La insignia», aparentemente un detalle insignificante del evento, a menudo es una ocurrencia tardía durante la carrera hacia la línea de meta. Cada minuto es valioso en los días previos a un evento profesional de negocios, por lo que es posible que se pregunte si esta tediosa parte de la preparación del evento es necesaria.
¿Realmente necesito pases de conferencia para mis asistentes? (Pista: Sí por 5 razones).
He contemplado esta opción muchas veces. Pero después de haber considerado los pros y los contras, creo que los beneficios de las insignias con los nombres de los eventos para los invitados superan cualquier sacrificio por parte del equipo de preparación del evento. Este es el por qué:
1. Las personas forman conexiones cuando escuchan su nombre.
He observado una y otra vez que las personas encuentran consuelo al escuchar su propio nombre. Se “calientan” más rápido con otras personas que usan su nombre. Especialmente en eventos de negocios, esto causa una buena primera impresión y puede hacer que una conversación (y una posible relación comercial) tenga un buen comienzo.
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2. La mayoría de nosotros somos terribles con los nombres.
La placa con el nombre sirve como recordatorio del nombre de la persona: ¡un detalle personal básico que realmente importa! Cuando está allí, ayuda a los conocidos a evitar posibles errores. Tener información de identificación esencial «a mano» en el momento adecuado puede abrir la puerta a oportunidades y proporcionar una plataforma para que sus invitados brillen e impresionen.
3. Una credencial de conferencia es un tema de conversación.
Una etiqueta con el nombre del evento también es un tema de conversación conveniente. Lo admito, es posible que no sean los abridores más creativos, pero el primer paso hacia aguas desconocidas puede conducir a desarrollos y redes significativos.
4. Una insignia de evento puede comunicar más que solo un nombre.
Mucha gente asiste a eventos de negocios para establecer contactos, y los asistentes quieren saber con quién deben conectarse. Si ese es el caso, puede incluir otra información en el gafete de nombre para ayudar a los asistentes a reconocer a otros. Por ejemplo, las insignias de nombre codificadas por colores pueden identificar afiliados de la industria, patrocinadores, oradores, etc.
5. Las insignias de eventos son una oportunidad para las redes sociales.
Y por último pero no menos importante, redes sociales también ha ido ganando impulso en los círculos empresariales. Agregar identificadores de Twitter e información de LinkedIn a las insignias puede ser una buena idea. ¡Con los dispositivos móviles listos, esta información hace que la conexión sea una realidad rápida y fácil!
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Ahora, permítanme compartir algunos consejos para evitar las pesadillas de las insignias de identificación y para lograr insignias de conferencias para su próximo gran evento.
1. Sácalo de la boca del caballo
Determine qué información irá en las tarjetas de identificación con anticipación. Luego solicita esa información en el RSVP o proceso de venta de boletos. De esta manera, no tiene que volver a verificar los detalles del asistente.
2. Use tarjetas de identificación de alta calidad
El tipo de insignia que elija dice mucho sobre la calidad de su evento. Hay muchas opciones: clips, lanyard, imanes, pegatinas… Elige algo que combine con la formalidad de tu evento. Asegúrese de que no dañe las telas. ¡Nadie quiere salir de un evento con agujeros, arrugas y manchas de adhesivo en su atuendo!
3. Marca tus insignias
No se avergüence de incluir el logotipo del evento o de la empresa en el gafete con el nombre del evento. ¡Impulsar el reconocimiento de su marca no tiene precio!
4. Hazlo limpio y legible
En la mayoría de los casos, es suficiente incluir el nombre, el apellido y la organización. Si se encuentra en los EE. UU., no es necesario tener títulos como doctorado, maestría o la posición del invitado (los estándares sociales varían en Europa, ¡así que tenga cuidado!). Elija un texto simple, un color oscuro y una fuente grande (prefiero una fuente de 24 puntos o más grande).
5. Redes de apoyo
Utilice códigos de color, gráficos u otros marcadores para distinguir entre los asistentes de diferentes antecedentes profesionales, intereses, etc. Esto ayuda a las personas a encontrarse y sirve para iniciar una conversación.
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6. Incluye información de redes sociales
Los identificadores de Twitter y la información del perfil de LinkedIn deben incluirse en las insignias comerciales de hoy. Hacen que el seguimiento sea tan fácil como 1-2-3. Prefiero agregar esta información en la parte inferior izquierda de la insignia.
7. Evite largas filas de registro
Si su evento tiene más de 50 asistentes, cree varias filas (organizadas alfabéticamente) para recoger las tarjetas de identificación. Asegúrese de tener suficiente señalización y personal para dirigir y apoyar a todos los invitados.
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8. Encuentra la ubicación adecuada
Para mayor visibilidad, anime a sus invitados a usar la insignia sobre el esternón derecho. Esto está en consonancia con su apretón de manos, por lo que esta ubicación minimizará las miradas incómodas.
9. Prohibir la insignia improvisada
Así como siempre hay personas que no se presentan, también hay invitados que no lograron completar el proceso de registro formal (o se registraron en el último minuto). Tenga un sistema para producir etiquetas de nombres de eventos adicionales en su lugar. ¡Las pequeñas impresoras de hoy son divinas!
10. Recicla tus materiales
Recoja insignias al final del evento para «reciclarlas» y ¡reutilícelas en su próximo evento! Es bueno para la billetera y el medio ambiente.
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11. Permita que los invitados encuentren su propia tarjeta de identificación
En lugar de que el personal clasifique una pila de credenciales, deje que los invitados encuentren las suyas. Instale la estación de recogida de credenciales cerca del registro o el check-in, pero no tan cerca como para ralentizar su proceso. ¿En cuanto a cómo organizar las tarjetas de identificación? Alfabético por apellido es más fácil.
¿Tiene más preguntas sobre las insignias de nombre de la conferencia?
¿De qué lado va la placa de identificación?
En los EE. UU., las etiquetas con los nombres tradicionalmente se colocan sobre el bolsillo del lado derecho de la camisa.
¿Cuál es el nombre de la insignia?
El nombre de la insignia se refiere a un nombre en una insignia que es diferente al nombre legal del usuario. Por ejemplo, Chris sería un nombre de insignia común para personas llamadas Christopher.
¿Cuál es una buena fuente para las etiquetas de nombre?
Lo mejor es una fuente grande, simple y fácil de leer. El primer nombre debe ser bastante grande para que sea legible a distancia.
¿De qué tamaño son los cordones?
Un cordón estándar mide 36 pulgadas de largo y 3/8″ o 5/8″ de ancho.
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