Los bloques de habitaciones son una pieza esencial que a menudo se pasa por alto en el rompecabezas de la planificación de eventos. Reservar un bloque de habitaciones, o una cantidad fija de habitaciones para los invitados, no solo es una solución conveniente para el alojamiento, sino que también es una cortesía para los invitados ocupados que planean viajar para un evento. Ya sea una boda, una conferencia de negocios o una gran reunión, los invitados aprecian la facilidad de reservar una habitación que ya está reservada para el grupo.
¿Cómo hace para encontrar una propiedad y reservar un bloque de habitaciones?
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1. Cómo reservar bloques de habitaciones de hotel
La pregunta es: ¿cómo hace para encontrar una propiedad y reservar un bloque de habitaciones? Como con la mayoría de las cosas, el primer paso siempre es investigar, investigar, investigar. Si bien Google es un lugar para comenzar, no dude en pedir sugerencias a otros proveedores.
Por ejemplo, si su cliente tiene un servicio de catering, comuníquese para ver cuáles son sus mejores lugares en el área. También puede hacer uso de una empresa de terceros, como ¿Dónde se quedarán?, que puede utilizar conexiones preexistentes para manejar el proceso para su cliente.
Cuando se trata de reservar un bloque más grande, o una propiedad en una ciudad concurrida o en una ubicación codiciada, antes siempre es mejor. Cuanto antes un cliente pueda promocionar el alojamiento entre los asistentes, mejor podrán prepararse para el evento con anticipación.
Después de que su cliente se haya decidido por la propiedad ideal, el siguiente paso es manejar el papeleo. Al revisar el contrato, asegúrese de comprender lo que se espera de ellos y lo que el hotel es responsable de proporcionar. Por ejemplo, ¿quién tiene la responsabilidad fiscal de los invitados que no se presentan? ¿Cuál es la política si su cliente necesita habitaciones adicionales en el último momento? ¿Cómo puede maximizar las concesiones en el acuerdo para que los términos sean lo más favorables posible para su grupo?
¿Cuál es la política si su cliente necesita habitaciones adicionales en el último momento?
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Si bien algunos pueden ver la creación de bloques de habitaciones como un dolor de cabeza potencial, lo consideramos una de las piezas más cruciales del rompecabezas de eventos. En el esquema de gestión de proveedores, listas de invitados y presupuestos, mantener bloques de habitaciones en la parte superior de su lista de prioridades asegurará que, desde su llegada a su evento, sus asistentes se sientan bienvenidos y parte del panorama general de su evento.
2. Cómo completar el proceso de selección de propiedades
Cuando se trata de la selección de propiedades y la amplia gama de propiedades disponibles, es importante tener en cuenta a los invitados al evento al buscar y seleccionar la mejor. Mientras que algunos asistentes simplemente pueden estar buscando un lugar conveniente para descansar, otros pueden desear una experiencia totalmente interactiva con sus alojamientos. Cualquiera que sea el caso, hay una serie de elementos a tener en cuenta al comenzar el proceso de acuerdo de bloqueo de habitaciones.
Determine lo que es mejor para su evento
Para aquellos en la ciudad para una conferencia de negocios, los hoteles de cadena son una opción popular, ya que a menudo son económicos y brindan la comodidad básica suficiente para un par de días fuera de casa. Por otro lado, una propiedad boutique de lujo puede ser la respuesta para un evento corporativo exclusivo: los huéspedes no solo disfrutarán de las elegantes habitaciones, sino que también tendrán acceso a las comodidades adicionales que vienen con los alojamientos de nivel superior.
Para aquellos que planean eventos sociales más festivos o celebraciones familiares, considere buscar propiedades modernas que ofrezcan una versión peculiar del hotel tradicional. Recuerde que los huéspedes buscan una experiencia que se sienta hecha a su medida, priorice las propiedades que permitan la mayor personalización.
Haz las preguntas correctas
Después de determinar el mejor tipo de propiedad, ¡es hora de hacer preguntas! Al decidirse por los mejores alojamientos disponibles, es prudente utilizar a su cliente como recurso.
Pregunte por los invitados: ¿tienen alguna preferencia especial? ¿Hay necesidades dietéticas o limitaciones a tener en cuenta? ¿Necesitarán accesibilidad para discapacitados o un lugar que reciba mascotas?
Además del perfil del huésped, considere también lo que su cliente necesitará de la propiedad. ¿Planean tener bolsas de bienvenida en la recepción para recibir a los asistentes? ¿Necesitarán una suite de hospitalidad para los preparativos o para relajarse entre eventos? Asegúrese de tener una comprensión completa de las necesidades de su cliente antes de decidirse por una propiedad.
Considere la Logística
Por último, pero no menos importante, siempre tenga en cuenta la logística cuando se trata de la selección de propiedades. Si el evento en sí se lleva a cabo en un hotel, es una obviedad. Sin embargo, si partes del evento están fuera del sitio, determine si hay un servicio de transporte que vaya desde el alojamiento hasta el lugar; de lo contrario, es posible que el cliente deba buscar transporte privado.
Además de la proximidad del evento, también querrá visitar el área local: si los asistentes tendrán tiempo de inactividad, lo más probable es que quieran explorar el vecindario, así que busque un lugar que tenga tiendas, museos o restaurantes cerca.
Con una lista de necesidades en la mano, siempre haga su diligencia debida cuando busque propiedades. Antes de hacer cualquier llamada, revise las reseñas en línea para ver lo que otras personas tienen que decir sobre su estadía. A menudo, los testimonios pueden proporcionar una mejor idea de los pros y los contras de un sitio antes de descubrirlo de primera mano.
Cuando se trata de eso, seleccionar la propiedad correcta no es difícil si tiene todas las respuestas correctas. Tómese su tiempo y sea diligente en el proceso: ¡su cliente se lo agradecerá!
3. Cómo administrar su bloque de habitaciones de hotel
La tinta se ha secado y el contrato del bloque de habitaciones está completo. ¿Qué sigue? Antes de asumir que todo está dicho y
Hecho, todavía hay una lista de tareas pendientes que deben marcarse mientras se administran los bloques de hotel para el evento de su cliente.
La tinta se ha secado y el contrato del bloque de habitaciones está completo. ¿Qué sigue?
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Pero también hay una serie de consideraciones a tener en cuenta después de haber firmado en la línea de puntos. Entonces, ¿cuáles son exactamente los siguientes pasos para administrar el bloque de habitaciones de hotel de su cliente?
Comparta la información correcta
Ya sea a través de invitaciones o del sitio web del evento, se debe notificar a los asistentes sobre los alojamientos disponibles lo antes posible para que puedan comenzar a planificar sus viajes. Esto es especialmente pertinente si los invitados viajan una gran distancia para asistir.
Comparta el nombre y la dirección de la propiedad, así como también cómo pueden reservar una habitación en el bloque. La mayoría de las veces, simplemente necesitarán llamar al hotel y decirles el nombre del evento, y la mayoría de los hoteles ofrecen enlaces web personalizados, pero asegúrese de incluir cualquier información específica que impliquen los bloques de hotel.
Coordinar el Evento
Con las adaptaciones establecidas, es hora de atar los cabos sueltos y asegurarse de que toda la logística del evento esté terminada y lista para comenzar. ¿Se proporciona un servicio de transporte o será necesario encontrar transporte?
¿Hay mesas de check-in o eventos de bienvenida que deban planificarse con anticipación? Asegúrese de hablar con el coordinador de la propiedad con suficiente antelación y compartir un cronograma del evento, así como toda la información y solicitudes relevantes.
Agregar Toques especiales
Ya sea que se trate de un evento corporativo o una celebración social, los anfitriones de eventos a menudo intentan mostrarles a sus invitados que son apreciados. Si a su cliente le gustaría agregar ese gesto amable, las bolsas de bienvenida en el check-in son una excelente opción.
Estos se pueden personalizar para el evento mientras brindan a los invitados una gran cantidad de información sobre qué hacer y dónde ir. También pueden ser una forma divertida de incluir delicias locales que son exclusivas de la ubicación de su evento. Otra forma de hacerlo es tener sorpresas agradables en cada habitación, ya sea un kit de evento, una caja de bombones o simplemente un vale para la cafetería del hotel.
Si bien es cierto que gran parte del trabajo se realiza una vez finalizado el contrato, no deje que el bloque de habitaciones se quede en el camino. ¡Hay muchas cosas que se pueden hacer después del hecho para garantizar que todos y cada uno de los invitados reciban el mayor cuidado y consideración!