Cómo alquilar una sala de conferencias: 4 aspectos clave a tener en cuenta

Si necesita alquilar una sala de conferencias para una reunión de negocios o una presentación corporativa, empezar puede ser la parte más difícil. Puede parecer sencillo, pero con tantas opciones en su área, puede pasar por alto detalles que podrían terminar costándole.

Antes de reservar una sala de reuniones, tenga en cuenta estos cuatro elementos esenciales

1. Ambiente de la sala de reuniones

No todas las salas de reuniones son iguales. Tampoco lo son los tipos de reuniones que organiza.

Idealmente, desea un espacio de reunión que complemente la naturaleza de su reunión. Por ejemplo:

  • Si se reúne con clientes o prospectos, elija una sala que proyecte profesionalismo.
  • Para talleres de todo el día, es posible que necesite un espacio flexible con catering en el lugar.
  • ¿Hay presentaciones en la agenda? Es posible que desee un escenario pequeño. Como mínimo, necesita un equipo de A/V para eventos de alta calidad.
  • Considere también el tamaño: ¿Desea que la sala se sienta espaciosa o llena cuando todos los asistentes estén presentes?

No sacrifique el ambiente y las comodidades de la sala de reuniones en nombre de ahorrar dinero.

2. Ofertas de instalaciones

Al considerar el alquiler de una sala de conferencias, debe saber qué incluye. Hay algunas cosas básicas que podría necesitar, como:

  • Wi-Fi confiable para todos los asistentes
  • Un micrófono para altavoces.
  • un proyector
  • Capacidades de videoconferencia
  • Una impresora

Si algo no está incluido en el costo de alquiler de la sala de reuniones, es una nueva línea de pedido y deberá presupuestarlo.

El soporte in situ es otro factor. Por ejemplo, el personal de TI o los servicios de catering en el sitio pueden quitarle mucho peso de encima. Lo último que necesita es que la tecnología falle en medio de la reunión sin ningún soporte disponible. Averigüe qué tipo de soporte se incluye con el alquiler de su reunión antes de seleccionar un lugar.

3. Costo real del alquiler de la sala de reuniones

Hablemos de números. Antes de firmar cualquier contrato, debe calcular el costo de la sala de reuniones y, lo que es más importante, los costos ocultos de planificación de eventos involucrados.

Además de la tarifa real de alquiler de la sala de conferencias, tenga en cuenta los costos adicionales como:

  • Tarifas de establecimiento y huelga
  • Acceso al poder
  • Impuestos
  • Tarifas de servicios
  • Puntas

Revise los costos exactos de los alquileres de salas de reuniones antes de firmar en la línea de puntos. Consejo profesional de presupuesto de eventos: agregue una línea de pedido para costos inesperados por si acaso. Nunca se sabe cuándo pueden aparecer estos:

Una vez que conozca los costos asociados con el alquiler de una sala de conferencias, considere los términos de pago. ¿Se requiere un depósito? Si es así, ¿qué porcentaje? ¿Tendrá que pagar un saldo antes o después del evento? ¿Qué opciones de pago están disponibles? Averiguar cuánto deberá pagar y cuándo lo ayudará a elegir el mejor alquiler de sala de reuniones para su presupuesto.

4. Conveniencia y accesibilidad

Tenga en cuenta a sus asistentes al seleccionar la sala de reuniones. Desea crear una experiencia conveniente para ellos al:

  • Elegir una ubicación cercana, de modo que haya muy pocos viajes involucrados
  • Organizar un amplio estacionamiento gratis o a bajo costo
  • Ayudar a los asistentes a viajar en transporte público

Si bien podría ser más económico elegir un lugar de reunión que esté un poco alejado, podría ser un inconveniente para los asistentes.

Para los asistentes que puedan necesitar accesibilidad física adicional, encuentre un espacio que pueda acomodar. ¿Hay una rampa disponible? ¿Dónde están los ascensores? Estos pueden no ser inmediatamente obvios, así que pida orientación al lugar. Si el lugar tiene algunas limitaciones (por ejemplo, las rampas para sillas de ruedas no están cerca de la sala de reuniones principal), equípese con personal adicional y señalización el día de su evento.

Los alquileres de salas de reuniones variarán de una propiedad a otra. Asegúrese de considerar estas cuatro cosas antes de alquilar una sala de conferencias para su evento.

¿Qué se tiene en cuenta antes de seleccionar el alquiler de salas de reuniones? ¡Danos un grito en los comentarios o háznoslo saber en Facebook!

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