Cuando los programas de eventos se pusieron patas arriba debido al COVID-19, las empresas con un programa de gestión de reuniones estratégicas, o un SMMP, estaban bien equipados. Estos programas brindaron a las empresas visibilidad inmediata de todas las reuniones y eventos, les permitieron aprovechar las cláusulas de deserción para cancelar contratos con menor responsabilidad y ahorraron millones de dólares en costos potenciales.
Ahora que hemos superado la fase de «gestión de crisis» que se encuentra en el centro de un SMMP, muchos propietarios de programas se preguntan cómo pueden demostrar el valor del programa para facilitar un regreso seguro a los eventos presenciales.
Todo el mundo sabe que la salud y la seguridad son una preocupación principal para que las personas se reúnan nuevamente en persona. Entonces, ¿cómo ayuda un SMMP? Siga leyendo para aprender cómo aprovechar un SMMP para mantener a los invitados más seguros en sus eventos y brindar tranquilidad a su organización.
Evolución de su SMMP para incluir eventos presenciales más seguros
En esencia, la gestión de reuniones estratégicas está destinada a proporcionar orientación sobre cómo las reuniones y los eventos, ya sean presenciales, virtuales o híbridos, deben ejecutarse y planificarse dentro de su organización.
A medida que amplía esa definición para incluir consideraciones de salud y seguridad, piense en estos beneficios adicionales de un SMMP para reuniones y eventos en persona más seguros:
- Publique la política de su empresa en la página web de eventos o en un lugar de fácil acceso para cualquier miembro de su organización.
- Mantener actualizados los estándares de salud para las reuniones en persona. Recuerde, esto puede ser diferente según la región.
- Cree un flujo de trabajo de proyecto organizado y una estrategia de comunicación que incluya socios, proveedores y asistentes para garantizar que todos se sientan seguros y cómodos con el plan de su evento.
- Mantenga una lista de proveedores en persona aprobados o exija estándares de seguridad para todos los proveedores en el proceso de RFP.
- Incluya y describa claramente cualquier riesgo legal, financiero y de seguridad para todos los involucrados.
- Negocie términos de contrato claros con todos los proveedores que ahorren dinero a la empresa en caso de que se cancele el evento en persona.
Explore cómo hacer que los eventos en persona sean más seguros usando un SMMP:
¿Cómo puede lograr los estándares establecidos anteriormente utilizando un SMMP como marco? Es más fácil de lo que piensas. Una de las áreas clave para mantener los estándares de salud y seguridad comienza con la planificación de su espacio y la creación de pautas en su programa para la planificación del espacio. Aquí hay tres pasos clave:
1. Cree diseños orientados a la seguridad.
Las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud para pequeñas reuniones públicas incluyen que deben realizarse en lugares al aire libre. Si esa no es una posibilidad, los espacios interiores son aceptables siempre que sean espacios bien ventilados y limpios. Sabrá si un espacio para eventos está bien ventilado si ve ventanas que se pueden abrir y si huele a aire fresco. De lo contrario, consulte con la administración del edificio sobre qué aire circula en el interior, si lo hay, y cómo puede aumentar la ventilación natural. Algunos lugares cerrados van tan lejos como para invertir en nuevos sistemas de filtración de aire o HVAC construidos específicamente para limpiar el aire de partículas de virus.
Pero no importa qué opción de lugar elija, aún debe designar áreas físicas donde los participantes pueden y no pueden ir. Para organizar dónde deben estar las personas durante el transcurso del evento, deberá crear planos de planta estratégicos.
A estas alturas, es de conocimiento común que los asistentes al evento que no son del mismo hogar deben mantener una distancia de seis pies entre sí. Aunque esto parece simple al principio, también debe tener en cuenta a los oradores, los empleados del lugar y todos los demás asistentes. Con toda esta información en mente, aquí hay algunas formas de usar el diagrama de eventos de Cvent para crear un diseño con mentalidad de seguridad para su próximo evento en persona:
- Coloque sillas, mesas y podios a seis pies de distancia. Garantice un espacio uniforme en todos los lados mediante el uso de medidas precisas de la habitación para escalar correctamente su diseño, de modo que su visión mantenga el cumplimiento y se vea exactamente como pensó que sería una vez que esté configurada físicamente.
- Use diagramas de eventos 2D y 3D. El primero le brinda una vista panorámica del espacio para que pueda organizar los muebles, espaciar los asientos asignados y colocar su escenario. El segundo te ayuda a caminar virtualmente por el lugar y mirar tu plan a través de los ojos de tus asistentes sin tener que visitar el espacio.
- Pruebe la colaboración remota. Reúnase virtualmente con socios y gerentes de lugares de eventos para revisar su diseño y actualizarlo en tiempo real. Realice recorridos virtuales para confirmar que se cumplen las pautas de seguridad mientras crea un plan con el que todos estén contentos.
- Código de color y áreas clave de etiquetas. Algunas áreas para sentarse y para estar de pie necesitarán cinta adhesiva si no puede espaciar a todos adecuadamente. Asegúrese de codificar con colores estas áreas para que otros colaboradores sepan que deben evitar usarlas también.
- Automatice el cumplimiento. Agregue estándares de distancia personalizados a su verificación de diagrama. Cvent Event Diagramming resaltará las áreas que no cumplen para que pueda solucionar los problemas antes de que surjan.
2. Garantizar el cumplimiento de las normas obligatorias.
Las pautas establecidas por su ciudad, estado y país dictarán en gran medida cómo puede planificar y ejecutar eventos en persona de manera segura, y todos los planificadores deberán cumplir con estos estándares. El cumplimiento es otra área donde brillan los SMMP. Los propietarios de los programas deben ayudar a sus organizaciones a conocer y comprender estas regulaciones publicando en los sitios web de sus eventos y actualizando el flujo de trabajo de sus reuniones para garantizar que los eventos en persona cumplan con estos estándares obligatorios.
Sin embargo, estos estándares evolucionan continuamente en función de los números de casos de pandemia, las nuevas reglas de cuarentena para viajes y los cambios en la investigación. Si usa Diagramación de eventos de Cvent, podrá hacer ajustes a su diseño rápidamente simplemente arrastrando y soltando.
Las mejores prácticas adicionales incluyen exenciones para cualquier persona que asista, control de temperatura y pruebas de COVID-19. Su tecnología de gestión de eventos puede recopilar estas firmas, ya sea a través del registro o en el registro en el sitio. No importa lo que su área requiera actualmente de eventos en persona, debe asegurarse de incluir lo siguiente en su exención:
- Se espera que los asistentes usen máscaras en todas las áreas públicas del lugar del evento.
- Los asistentes aceptan no asistir al evento si presentan síntomas similares a los de la gripe, como dolor de garganta o tos.
- Los asistentes con exposición reciente conocida a COVID-19 en los últimos 14 días tienen prohibido participar.
Vale la pena señalar que algunas personas a las que se les pide que firmen renuncias desconfían de la organización que las solicita. A sus ojos, renunciar a la responsabilidad también podría significar renunciar a la responsabilidad. Para combatir esto y fomentar la buena voluntad entre los asistentes al evento, incluya explicaciones sin jerga de los pasos que usted y su equipo de eventos están tomando para maximizar su seguridad. Si lo hace, los tranquilizará y demostrará que considera el cumplimiento como una calle de doble sentido en todas las reuniones en persona. Cuando firmen la renuncia, sabrán que ambos están de acuerdo con un cierto conjunto de comportamientos controlables, lo cual es beneficioso para todos. Incluso puede incluir imágenes de su diagrama de eventos para que los asistentes potenciales sepan qué pueden esperar al tomar su decisión.
Además, asegúrese de seguir los últimos protocolos pandémicos al mantenerse al día con las reglas de eventos en persona de los Centros para el Control de Enfermedades, la Organización Mundial de la Salud y los funcionarios estatales y locales. Incluso puede seguir a los funcionarios locales en las redes sociales para recibir notificaciones actualizadas. Por ejemplo, oficinas como la ciudad de Los Ángeles ofrecen sesiones informativas diarias sobre la pandemia a través de Instagram con noticias sobre cierres de negocios, estadísticas de salud y restricciones de viaje. Si se producen grandes actualizaciones, como prohibiciones instantáneas de ciertas actividades públicas y el uso de espacios interiores, puede ajustar su plan sobre la marcha a través de diseños flexibles y herramientas de comunicación centralizadas.
Tenga en cuenta que lo que planea para hoy podría no ser lo que se requiere para su evento mañana. Por lo tanto, deje un margen de maniobra en su cronograma y presupuesto para adaptarse a los cambios de última hora.
3. Actualice las políticas de toda la empresa para eventos en persona.
Si tiene un SMMP implementado, ahora es el momento de analizar detenidamente sus políticas de eventos existentes o escribir una política si está buscando implementar un programa. Estos estándares para toda la empresa brindan a los empleados algo en lo que basar sus decisiones en momentos de incertidumbre.
No importa dónde se encuentre o cuáles sean los objetivos de su evento, las siguientes políticas de toda la empresa deben estar en su lista:
- Requerir diagramación del lugar. Además de usar máscaras y proporcionar desinfectante para manos, es fundamental asegurarse de que sus invitados puedan mantenerse a seis pies de distancia entre sí en todo momento. La diagramación del lugar facilita maximizar el espacio del piso, estimar con precisión la ocupación máxima según las pautas y ofrecer espacio entre los muebles.
- Establecer herramientas importantes. Todos los eventos en persona deben proporcionar estaciones de higiene de manos, contenedores con tapa cerrada y marcadores de distancia para áreas como el check-in y las líneas de baño.
- Agilice la comunicación con los huéspedes. Decida qué información de salud y seguridad recibirán todos los invitados antes, durante y posiblemente después del evento, además de cómo se compartirá la información de manera accesible.
¡No olvides incluir lo virtual en tu plan de eventos!
A continuación, vea algunos de los ejemplos de eventos virtuales más impresionantes y únicos de 2020 de varias industrias.