¿Cómo se escribe una reseña de un evento? Simplemente siga estas sencillas instrucciones para crear el mejor informe de eventos. Además, descubra consejos prácticos que harán que su evaluación sea más persuasiva, una lista de herramientas que necesita para desarrollarla y consejos sobre cómo demostrar el ROI a clientes y jefes. Luego, aprenda a adaptar el informe de su evento a las exhibiciones y muestre valor a los socios clave del evento.
¿Cómo creo un informe de eventos?
Cree un informe de eventos con cualquier procesador de texto digital e información básica de eventos como la hora, la fecha y la ubicación. Agregue secciones para cada área de evento principal, como marketing, proveedores y datos demográficos de los asistentes. Incluya todas las métricas relevantes más una evaluación personal de cómo fue el evento, qué piensan los asistentes al respecto y si los objetivos originales están completos.
Use una plantilla de informe de eventos para organizar los pensamientos y ayudar a asegurarse de que no se pierda ningún detalle. Luego, ilustre los hallazgos con adiciones valiosas, como citas de proveedores, resultados de encuestas de asistentes y gráficos de datos de ventas.
Cómo crear el mejor informe de eventos en unos simples pasos
Siga estas sencillas instrucciones para generar un informe completo del evento que brinde una mayor comprensión del éxito de su feria comercial, conferencia o activación.
Ponga en marcha su evaluación con esta plantilla de revisión de eventos. Incluya cada uno de los elementos a continuación para obtener una vista general de los resultados del evento.
1. Escriba un resumen ejecutivo.
Resuma la descripción general del evento, resalte los logros y concluya con una serie de conclusiones. Asegúrese de que el resumen tenga menos de una página y sea fácil de leer para los lectores. Use viñetas, oraciones cortas y subtítulos para transmitir su punto de vista.
2. Incluya datos como los objetivos principales, el cronograma, el presupuesto, los detalles del lugar, las fechas/horarios del evento y los nombres de los organizadores del evento, los proveedores y el personal clave.
Agregue detalles específicos del tipo de evento. Por ejemplo, un informe de evento para una exposición debe proporcionar una descripción general de las estrategias de diseño de stand de feria, actividades, botín y concursos u obsequios.
3. Resuma los comentarios de los asistentes que sean más relevantes para sus objetivos principales para crear el mejor informe del evento.
Obtenga tweets, publicaciones de Facebook y reseñas de LinkedIn de los asistentes. Además, envíe encuestas de satisfacción de los asistentes por correo electrónico.
4. Describa el éxito de la agenda, la estructura y los oradores de su evento.
Mencione las conferencias y presentaciones con mayor asistencia y quién las organizó. Explique cómo está estructurada la agenda del evento y cuál fue la estrategia detrás de ella en una oración o dos.
5. Articule los pros y los contras del lugar de su evento a través de la lente de los objetivos de su evento.
Por ejemplo, puede resumir las formas en que la ubicación de su stand en la feria comercial fue útil o dañina en función de las cifras de tráfico peatonal y la competencia de las exhibiciones vecinas.
6. Comparta análisis de marketing importantes y KPI relevantes.
Use cifras y KPI de eventos, como el número total de publicaciones en las redes sociales que usan el hashtag del evento, la lista de correo electrónico y los aumentos en el número de suscriptores, y visitantes únicos del sitio web durante el transcurso del evento.
7. Revise los ingresos de los patrocinadores y los resultados de las encuestas para crear el mejor informe del evento.
Demostrar el retorno de la inversión con métricas previamente acordadas. Incluya detalles como los clics en el enlace del patrocinador en el sitio web del evento, el uso del código de cupón del patrocinador y las menciones en las redes sociales.
8. Compare las experiencias de los proveedores.
Encueste a los proveedores por correo electrónico para calificar su satisfacción y concluir si los objetivos de su evento fueron exitosos o no. Limite las preguntas de la encuesta a cinco o menos calificaciones de números de opción múltiple y deje un espacio para comentarios breves.
9. Evaluar el desempeño y la satisfacción del personal del evento.
Considere la respuesta a preguntas como: ¿había demasiado o muy poco personal presente en el evento? ¿El personal del evento cumplió con las expectativas? ¿Se sintieron apoyados por los organizadores del evento durante todo el evento?
10. Concluya con recomendaciones para eventos futuros.
Proporcione conclusiones y consejos oficiales para los lectores que deseen duplicar este evento en el futuro o mejorar su estrategia general. Señale con viñetas sus hallazgos principales y verifique que cada idea esté respaldada por los datos de los segmentos anteriores. Mantenga todas las recomendaciones prácticas y específicas para la audiencia a la que está destinado el informe.
A continuación, utilice estos elementos persuasivos para que los hallazgos de su informe de eventos sean aún más impactantes:
Agregue infografías y gráficos que respalden su evaluación para crear el mejor informe de eventos.
Use herramientas gratuitas como Canva y SmartDraw para crear representaciones visuales de los puntos de datos que más les interesan a los lectores.
Elija el formato del informe de eventos en función de la audiencia prevista.
Ordene sus secciones de acuerdo con los principales objetivos de sus lectores. Por ejemplo, si el evento informa principalmente a un patrocinador interesado en aumentar la participación en las redes sociales, omita la evaluación de otros patrocinadores y dirija con análisis de marketing para demostrar el ROI.
Incruste fotos, videos y clips de audio relevantes para complementar el texto.
Una vez más, adapte el informe a su público objetivo y al tipo de evento. Si organizó un stand en una feria comercial, incluya fotos de la configuración de su stand y cualquier video o clip de audio relevante que haya compartido con los asistentes que se detuvieron.
Descubre las 5 herramientas que necesitas para crear el mejor informe de eventos
Descubra las herramientas imprescindibles de informes de eventos que llenan los vacíos de datos, brindan información vital de KPI y mejoran su presentación general.
1. Utilice un software de registro flexible para realizar un seguimiento de las ventas y la participación en las redes sociales.
Las principales soluciones de software de registro de eventos capturan y traducen automáticamente los datos en informes imprimibles. Y puede realizar búsquedas en Facebook, LinkedIn y Twitter para ver toda la charla sobre su evento. Agréguelos al reverso de su informe de eventos para probar aún más el ROI de su evento.
2. Compare los números de registro con los registros de eventos reales con ATARE para crear el mejor informe de eventos.
Obtenga la práctica aplicación de registro de eventos de Cvent para realizar un seguimiento de la asistencia. Además, agregue cualquier diagrama de eventos que haya hecho con ATARE para ilustrar sus diseños estratégicos y evaluar su efectividad.
3. Utilice plantillas y herramientas de encuestas para capturar comentarios citables de los asistentes, voluntarios, patrocinadores y oradores.
El software de encuestas en línea Cvent ofrece encuestas personalizables. Aproveche sus muchas plantillas posteriores al evento y funciones fáciles de usar, como cargas simples de listas de correo electrónico o seguimiento de análisis.
4. Revise su informe de eventos en busca de errores y tono con Grammarly.
Utilice el detector de tonos de Grammarly para lograr un equilibrio entre profesional y amigable dentro de su informe de eventos.
5. Aproveche la calculadora Net Promoter Score.
Desglose los datos de las encuestas de los asistentes con una calculadora NPS que ilustra las tendencias, descubre los datos demográficos clave de los fanáticos y lo ayuda a contextualizar por qué los asistentes pensaron que su evento fue excelente.
Cómo mostrar el ROI real en el informe de tu evento
Capacite a las partes interesadas clave del evento con estadísticas concretas que demuestren que sus inversiones valieron la pena.
1. Compare las tasas de participación en las redes sociales antes y después del evento.
Mire los seguimientos, las visitas de perfil y las interacciones de publicaciones. Realice un seguimiento de los hashtags, las participaciones en concursos de eventos y las etiquetas de ubicación o lugar durante el transcurso de su evento. Cree una nube de palabras para determinar qué frases asocian los asistentes con su evento en línea.
2. Utilice las encuestas de los asistentes para calificar su satisfacción y crear el mejor informe del evento.
Cree encuestas para el evento en general o pregunte sobre elementos específicos del evento, como oradores principales o pistas de la agenda. Además, obtenga comentarios sobre las recomendaciones de su informe de eventos encuestando instantáneamente a los asistentes para ver si están de acuerdo con las sugerencias.
3. Desglose del seguimiento del movimiento para encontrar puntos calientes de eventos y calificar la popularidad de los puestos o las atracciones.
Use tecnología de detección o informes de su lugar para obtener información sobre el tráfico peatonal en el evento. Para los puestos de ferias comerciales y convenciones, preste especial atención a la cantidad de personas que pasaron por su puesto en comparación con la cantidad de personas que se detuvieron para participar. Además, esté atento a la cantidad promedio de tiempo que cada visitante pasó en su pantalla, cuántos de esos clientes potenciales se convirtieron y el total de impresiones generales en el evento.
4. Analice el comportamiento de la aplicación de eventos para mostrar lo que es más importante para los asistentes.
Vea qué partes de su aplicación de eventos tuvieron la mayor cantidad de visitantes, las tasas de rebote más bajas y el tiempo promedio más alto en la página para obtener información valiosa. Por ejemplo, si su aplicación de eventos ofrece redes, evalúe cuántos mensajes se envían a través de la plataforma o cuántos clics en el perfil conducen a una mayor participación.
5. Sume las oportunidades de venta obtenidas a través de actividades de eventos presenciales y en línea.
Reúna números de su lista de correo electrónico y datos de registro del sitio web para ver cuántos asistentes o visitantes se convirtieron en clientes potenciales. Trabaje junto con su departamento de ventas para descubrir cómo hará un seguimiento de los clientes potenciales posteriores al evento. Incluya estos datos en anexos de informes o seguimientos con socios clave del evento para promover aún más los beneficios a largo plazo del evento en sí.
6. Calcule la rentabilidad del evento usando una fórmula comprobada y verdadera.
Reste el costo total del evento de los ingresos totales por ventas obtenidos durante e inmediatamente después. Divida ese número por el costo total del evento y luego multiplíquelo por 100 para ver qué porcentaje de su inversión original se recuperó. Un 100 % completo indica que ha duplicado la inversión original en el evento, mientras que un 50 % significa que al menos alcanzó el punto de equilibrio.
¿Cómo se escribe un reportaje después de una exposición?
Para escribir un informe después de una exhibición, todo lo que necesita hacer es agregar puntos de datos adicionales que sean específicos para los stands de ferias comerciales. Incluya lo siguiente en su informe del evento de exhibición para proporcionar un argumento convincente de por qué debería (o no debería) asistir nuevamente el próximo año:
- Multiplique los clientes potenciales obtenidos por el porcentaje de tasa de cierre y el valor de venta promedio para obtener los ingresos totales de la feria comercial. Trabaje junto con su departamento de ventas para obtener números más precisos.
- Incluya tanto el retorno de la inversión como los objetivos de retorno para crear el mejor informe de eventos después de una exhibición. Impresione a sus partes interesadas con ingresos y el potencial de ingresos futuros, además de importantes beneficios no monetarios del evento (como un mayor reconocimiento de marca y nuevas impresiones).
- Agregue información sobre las cabinas ubicadas al frente ya ambos lados de la suya.
Tenga en cuenta cuánto tráfico peatonal percibido o real tenían, qué diseños y decoración usaron, qué tamaño era su stand, qué audiencias comparte y qué actividades o regalos ofrecieron. Compare y contraste sus stands de ferias comerciales para obtener aún más ideas para la próxima iteración.
Impresione a clientes y jefes con el mejor informe de eventos de todos los tiempos
Ahora conoce el sencillo proceso paso a paso de escribir un informe de eventos. También sabe qué herramientas necesita, cómo probar el ROI del evento y las mejores formas de adaptar su informe a las exposiciones.
A continuación: cree informes de eventos aún mejores con algunos consejos sobre cómo aprovechar los grandes datos. Luego, incluya algunas de estas preguntas de evaluación posteriores al evento para obtener la mejor retroalimentación posible.