Cuando comienza a planificar un evento, una de las primeras cosas que debe hacer es determinar el cronograma de planificación del evento. Es importante delinear los meses y las semanas previas al gran día. De esta manera, se asegurará de cumplir con los plazos importantes, mantenerse dentro del presupuesto y coordinar varias partes sin problemas.
La próxima vez que comience a planificar un evento, considere usar esta guía útil para crear un cronograma de planificación de eventos que funcione para usted. Pero primero, una definición rápida.
¿Qué es un cronograma de planificación de eventos a largo plazo?
Los cronogramas de eventos, una secuencia de eventos en fechas definidas, a menudo se usan para la gestión de proyectos. Debido a que la planificación de eventos se parece mucho a la gestión de proyectos, tiene sentido que los planificadores utilicen cronogramas de eventos todo el tiempo.
Una línea de tiempo de planificación de eventos a largo plazo se refiere a una serie cronológica de eventos y acciones que tienen lugar durante un período de tiempo. Ese período de tiempo, en el mundo de la planificación de eventos, suele ser de 6 a 12 meses en total. Suena como una amplia gama, y eso es para tener en cuenta la complejidad y el tamaño. Seis meses puede ser una línea de tiempo larga para eventos relativamente simples; 12 meses pueden ser apropiados para un evento a gran escala con miles de asistentes.
La mayoría de los planificadores de eventos encuentran que una línea de tiempo de planificación de eventos a largo plazo ayuda a garantizar que todas y cada una de las tareas se tengan en cuenta y se completen mucho antes del evento real.
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Línea de tiempo a largo plazo versus línea de tiempo del día
La mayoría de los planificadores de eventos están familiarizados con la creación de una línea de tiempo del día. Como su nombre lo indica, la línea de tiempo del día presenta todos los eventos y tareas que tienen lugar en la fecha real del evento.
Este tipo de cronograma también es esencial para el proceso de planificación de eventos, pero un cronograma a largo plazo es igualmente crítico para la misión. De hecho, una línea de tiempo a largo plazo puede beneficiar su línea de tiempo del día porque lo prepara para el éxito.
También deja flexibilidad en su horario. Por ejemplo, puede agregar un «tiempo intermedio» para abordar otros problemas a medida que surjan, en lugar de apresurarse con las tareas esenciales que podría haber hecho antes.
¿Por qué necesita un cronograma de planificación de eventos a largo plazo?
Los cronogramas de planificación de eventos a largo plazo tienen incluso más beneficios que los que ya hemos señalado. Aquí hay algunas otras formas en que esta guía maestra de planificación puede ayudar:
- Puede ponerse en sintonía con los proveedores y los proveedores de servicios de catering con mucha anticipación. De esta manera, saben qué hacer cuando llegan al evento.
- Se necesita una planificación cuidadosa para pagar los depósitos a tiempo y realizar un seguimiento de los contratos. Un cronograma de planificación de eventos a largo plazo (escrito o dibujado) puede ayudarlo a realizar un seguimiento de estos detalles.
- Las partes interesadas clave pueden aprobar o modificar las decisiones de planificación de eventos con suficiente tiempo para hacer modificaciones. Esto mantendrá contentos a los inversores, patrocinadores y socios durante todo el proceso.
Realmente no hay fin a los beneficios de las herramientas organizacionales como los cronogramas. Al crear una línea de tiempo a largo plazo, hay algunas mejores prácticas clave e ideas creativas que debe incorporar al proceso.
3 consejos para la creación de cronogramas de planificación de eventos
1. Establecer anclas.
Los anclajes son plazos no negociables que a menudo son determinados por las partes interesadas y los socios clave. Son eventos que no se pueden mover. Algunos ejemplos de anclas de línea de tiempo incluyen:
- La solicitud de un cliente corporativo de tener una reunión de registro formal sobre el evento dos semanas antes.
- Su orador principal solicita que pregunte sobre su disponibilidad y programe su aparición con tres meses de anticipación.
- Usted determina que, debido a que está planeando un evento durante la temporada alta, necesita asegurar los patrocinadores del evento con seis meses de anticipación.
Como puede ver, todas estas anclas tienen un par de cosas importantes en común:
- Están fuera de tu control. Como planificador de eventos, lo máximo que puede hacer es solicitar los horarios de los participantes clave y esperar que se ajusten a su plan. Por eso es tan importante reservar a estos socios con antelación.
- No son flexibles. Si su cliente le dice que asegure un lugar para fin de mes, no puede esperar hasta el próximo mes para entregar una ubicación solo porque funciona mejor con su horario. A menos que le digan lo contrario, estas anclas están escritas en piedra.
- Te dan parámetros. Esto es realmente algo bueno. Una vez que se establecen las anclas, está trabajando dentro de parámetros específicos. Estas pautas harán que el proceso de planificación de su evento sea más fácil y creativo. Será su función completar los espacios en blanco con todas las demás tareas de planificación de eventos (menos limitadas en el tiempo).
- Después de documentar estos anclajes, puede agregar los hitos de la línea de tiempo de eventos comunes sobre los que hemos escrito a continuación.
Un cronograma de planificación de eventos a largo plazo ayuda a garantizar que cada tarea se complete mucho antes del evento real.
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2. Agregue cronogramas de proveedores.
Los proveedores de eventos también juegan un papel importante en el cronograma de planificación de eventos a largo plazo. Para brindar el mejor servicio posible, necesitan saber qué sucede y cuándo. Los grandes eventos, como conferencias y ferias comerciales, también requieren más planificación de su parte, por lo que puede prepararlos para el éxito brindándoles la mayor cantidad de información posible.
Al recopilar los cronogramas de los proveedores, aquí hay algunas cosas que puede preguntar:
- Cuánto tiempo le toma al proveedor preparar y servir una cena para 500 personas.
- Qué día llegará su entrega de agua embotellada y cuánto tiempo necesitarán para descargar.
- Qué otros eventos están ocurriendo en el lugar antes o después de su evento y cómo podrían afectar su agenda.
En general, los proveedores solo pueden trabajar con la información que les brindes. Y si bien son profesionales que están bien versados en el arte de los eventos en vivo, se sentirán aliviados al comprender su cronograma de planificación.
Cuando comparta su línea de tiempo con los proveedores, pídales que confirmen que la recibieron y la revisaron para que no haya excusas por la falta de comunicación.
3. Crea múltiples borradores de tu línea de tiempo.
Si desea que la línea de tiempo de su evento sea lo más eficiente posible, querrá hacer algunas versiones diferentes. Repita el borrador de su línea de tiempo y luego hágalo de nuevo. Cada nueva versión le brindará nuevos conocimientos e ideas creativas.
Una vez que haya creado un borrador con el que esté satisfecho, ejecútelo con un colega de confianza. Pregúntales si te has perdido algún detalle importante. Cosas como reservas de lugares, depósitos de catering y presentaciones de formularios de alquiler son fáciles de perder.
A continuación, puede compartir sus borradores con las partes interesadas y los proveedores clave una vez más. Le darán actualizaciones u obtendrá su sello de aprobación, lo que lo ayudará a avanzar con confianza en su plan.
Además, asegúrese de agregar margen de maniobra antes de finalizar su cronograma de planificación de eventos a largo plazo. Surgen cosas, cambian los planes y lo mejor que puedes hacer es darte tiempo para sortear todos los baches del camino. Algunos problemas potenciales que podrían requerir búfer programados incluyen:
- La impresora que contrataste se cierra repentinamente antes de imprimir tu pedido.
- Un patrocinador importante que fue responsable de sus principales discursos principales se retira y usted tiene que encontrar reemplazos.
- La empresa de catering que contrató realizó una doble reserva y solo puede suministrar una parte de sus pedidos de alimentos y bebidas.
Si bien esperamos que ninguna de estas cosas suceda, a veces sucede. Un poco de margen de maniobra en su horario podría ayudar a mitigar estos problemas. Considéralo tu seguro de planificación de eventos para uno de tus recursos más escasos: el tiempo.
Si nunca antes ha realizado una línea de tiempo de planificación de eventos a largo plazo o simplemente necesita un repaso, aquí hay algunas tareas que puede incluir al programar sus eventos más corporativos y privados.
Lo que debe estar en su cronograma de planificación de eventos
Eventos como seminarios, talleres de varios días y bodas requieren seis meses o más de preparación.
Si está planeando algo relativamente más pequeño, como una reunión corporativa, es posible que no necesite seis meses. Pero el tiempo adicional le dará la oportunidad de planificar elementos más complicados, como arreglos de viaje.
6 – 12 meses fuera
Si su evento tiene muchas partes móviles o múltiples pistas, agregue estos elementos a su cronograma de planificación de eventos a largo plazo:
- Asignar roles y tareas. ¿Quién es responsable de qué y cuándo deben hacerlo? Mantenga un registro de esta información con una hoja de cálculo. En las columnas, indique si la tarea se completó y agregue notas.
- Establecer objetivos del evento.. Las metas y objetivos de su evento allanan el camino para la mayor parte de su toma de decisiones. Se necesita tiempo para articular correctamente objetivos que sean alcanzables y acordados por todo el equipo.
- Determinar el presupuesto del evento. Determinar el presupuesto de su evento con seis a doce meses de anticipación ayuda a mantener sus finanzas al día. También puede ayudar a darle una idea de qué tipo de «extras» puede ofrecer en el evento.
- Elija su lugar, servicio de catering y otros proveedores principales. Es posible que su lugar ya tenga una lista de proveedores con los que trabajan; puede comenzar allí. Si no lo hacen, pida sus recomendaciones. Coordinar horarios y reservar un lugar en su calendario ahora ayudará a eliminar dolores de cabeza en el futuro.
- Hacer un plan de marketing y promoción de eventos. Decide cómo comercializarás y promocionarás tu evento. Si hace esto al principio del proceso, le resultará más fácil mantener una imagen cohesiva. Si planea ofrecer boletos de preventa o registros, decida las fechas de lanzamiento para ellos.
3 – 6 meses fuera
Las tareas enumeradas a continuación requieren tanto investigación como obtener respuestas de otras partes interesadas. Es por eso que sugerimos hacer estos estos al menos tres meses antes. Tendrás suficiente tiempo presupuestado para cada acción.
- Elija los proveedores restantes. Puede reservar artistas, floristas y fotógrafos un poco más tarde que otros proveedores. Y dado que los precios de cada proveedor variarán, puede volver a evaluar el presupuesto de su evento para estos proveedores después de haber priorizado a sus otros proveedores principales.
- Confirmar ponentes y recopilar biografías. Confirme todos los oradores de su evento o invitados especiales. Y asegúrese de obtener todos los detalles que necesitará para sus programas a medida que comience a promocionar sus nombres destacados.
- Haga una lista de suministros y haga pedidos. Los suministros que pida pueden estar determinados por la cantidad de su presupuesto que queda de las compras más grandes. Si no tiene todo el efectivo que necesita, todavía tiene tiempo para recaudar fondos o mover las cosas.
- Crear planes de emergencia. La seguridad es una de las principales preocupaciones en todos los eventos. Infórmate de los protocolos de seguridad y planes de evacuación del recinto. Rellenar los huecos con detalles que faltan puede llevar mucho tiempo, por lo que se debe completar con mucha antelación.
1 – 3 meses fuera
Sin su cronograma de planificación de eventos, estaría sintiendo mucha presión en este momento. Pero con un cronograma, se sentirá seguro al colocar las piezas finales del rompecabezas en su lugar. Solo hay algunas tareas más de las que ocuparse:
- Enviar invitaciones. Dependiendo del tipo de evento que esté planeando, es hora de enviar invitaciones. Ya sea por correo postal o mensajería digital, el envío de invitaciones ahora brinda a los asistentes mucho tiempo para preparar su propio viaje, horario de trabajo y alojamiento.
- Confirmar pedidos de proveedores. Consulte con los servicios de catering y otros proveedores para asegurarse de que recibieron su pedido y aún pueden cumplir con todas sus solicitudes. Si recibe RSVP de antemano, puede dar a sus proveedores un recuento actualizado.
- Discuta los cronogramas del lugar con los proveedores. Es importante discutir el montaje y el desmontaje con cada miembro del equipo. Si alguien necesita llegar antes que los demás, puede consultar con el lugar con anticipación para ver si es posible.
En conclusión: Crea un plan maestro de eventos
Con la ayuda de estas definiciones, consejos y pautas, crear su propio cronograma de planificación de eventos a largo plazo debería ser pan comido. Combine esto con su cronograma del día para crear un plan maestro de eventos exitoso. Siempre que sus cronogramas coincidan con la visión de su evento, su próxima gran fiesta debería comenzar sin problemas.
¿Listo para aprender más sobre cómo planificar un evento? Aquí se explica cómo crear eventos amigables para los introvertidos.
¿Todavía tiene preguntas sobre los plazos de planificación de eventos?
¿Cómo se planifica el cronograma de un evento?
1. Establecer anclas (plazos no negociables determinados por las partes interesadas y socios clave)
2. Determine los plazos de los proveedores y desarrolle las diversas etapas del cronograma de su evento en torno a esos factores
3. Prepare múltiples borradores y esté listo para adaptarse
¿Cuánto tiempo se tarda en planificar un evento?
Para un gran evento con oradores, muchos asistentes y/o logística complicada, recomendamos al menos 6 meses de tiempo para planificar.