La planificación de un evento implica capas sobre capas de detalles. Desde la etapa de planificación previa hasta la logística del día del evento, hay mucho de lo que hacer un seguimiento. Si mantienes todos esos detalles en tu cabeza, el día del evento sin duda será caótico y estresante.
Por decir lo menos, eso es contraproducente.
¡Una lista de verificación para su evento puede marcar una gran diferencia! Al mismo tiempo, no hay dos eventos iguales, por lo que no existe una lista de verificación de planificación de eventos única para todos.
En su lugar, sugerimos crear una lista de verificación de planificación de eventos personalizada. Esto no solo lo mantiene en el objetivo, sino que también proporcionará información esencial al equipo del evento, que puede trabajar con usted para ejecutar un evento increíble. Simplemente siga estos pasos para crear una lista de verificación que lo mantendrá encaminado y funcionando sin problemas.
1. Cree una plantilla de lista de verificación de planificación de eventos.
A medida que crea su lista de verificación, coloque todos los elementos en una plantilla. Puede crear el suyo propio en Microsoft Excel o Google Docs, o buscar una plantilla en línea. También puede usar una aplicación de gestión de proyectos, como Asana o Podio, que le permite trabajar en colaboración con el personal de su evento.
Una vez que tenga una plantilla, puede completarlo con tareas pendientes específicas a medida que piense en ellas. Trabaje hacia atrás desde el evento y cree una línea de tiempo de tareas y un cronograma de fechas límite, lo que asegura que se cubra cada detalle.
2. Establecer los elementos esenciales del evento.
El siguiente paso es determinar algunos de los elementos clave de su evento:
- Fecha y hora: ¿Dónde será el evento y a qué hora? Considere cómo encaja la fecha en los horarios de los asistentes.
- Ubicación: Piense en dónde está geográficamente el evento (qué ciudad tiene más sentido), así como en el lugar. Cree elementos de la lista de verificación: investigación, entrevistas a proveedores, firma del contrato, etc.
- Tipo de evento: ¿Es una conferencia? ¿Una fiesta? Probablemente ya sepas esto, pero es bueno escribirlo y comunicarlo claramente.
- Objetivo del evento: La razón general para organizar un evento. Por ejemplo, podría ser una recaudación de fondos, celebrar el éxito de los empleados o lanzar un nuevo producto.
- Objetivos del evento: ¿Cómo medirá que cumplió con la meta del evento? Por ejemplo, si la meta es la recaudación de fondos, un objetivo podría ser recaudar $1000 o recibir 50 promesas de apoyo.
- Audiencia: Debe comprender claramente qué expectativas tienen los asistentes del evento. Si no satisface sus necesidades, es menos probable que se produzca la acción deseada del huésped.
Haga de cada una de estas cosas una tarea pendiente en su lista de verificación para asegurarse de no omitir estos pasos.
Para que un evento sea exitoso, debes conocer a tu audiencia.
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3. Cree un presupuesto para eventos.
Cuando piensas en los gastos de cada evento, crear un presupuesto para eventos parece desalentador. Con una hoja de cálculo de Microsoft Excel, no es tan complicado. Comience con las categorías principales, como catering, decoración y alquileres. Luego, desglose todos los gastos en cada categoría y deje que Excel haga el trabajo por usted.
En esta sección de su lista de tareas pendientes, puede agregar tareas más pequeñas como:
- Investigando los costos de los alquileres
- Contacto con proveedores para cotizaciones
- Negociación de descuentos con proveedores.
- Pago de depósitos
Todo lo que quiere decir: el presupuesto del evento no es una sola línea de la lista de verificación que simplemente se puede marcar. Su presupuesto es un documento vivo que respira, y este formato lo alienta a seguir revisando todos los aspectos del evento hasta que sea lo más rentable posible.
4. Crea el diseño del evento.
Este es el corazón de la planificación de eventos porque incluye los componentes del evento que más impactan a los invitados.
Repasaremos algunos de los elementos generales del diseño de eventos. Mientras piensas en esto, considere las tareas específicas que necesita agregar a su lista de verificación de eventos.
Programa
El programa cuenta la historia de la meta y los objetivos del evento. Cada elemento de la historia conduce al siguiente elemento de la historia, lo que genera anticipación durante el evento. El pico de esa anticipación debería ser dramático. Es lo que más quieres que tus invitados recuerden. Una lista de verificación de eventos ayuda a diseñar la historia al desglosar la línea de tiempo del evento.
En su lista de verificación para la planificación de eventos, el programa cobra vida al:
- Planificación de la agenda del programa.
- Mapeo de la línea de tiempo del programa
- Contratar proveedores o animadores para que el programa cobre vida.
- Y más
Diseño
La forma en que usa su espacio, hasta la disposición de los asientos, puede marcar la diferencia. Y no solo estamos hablando de la disposición de los asientos: considere la ubicación de los cables eléctricos y las estaciones de autobuses, por ejemplo.
En la lista de verificación de su evento, incluya una tarea para diseñar visualmente el espacio del evento. Una herramienta fácil de usar como el diagrama de ATARE puede ayudarlo a trazarlo y compartir fácilmente su diseño con clientes y proveedores.
Tema
Elegir un tema de evento no es solo por diversión. El tema representa el mensaje del evento y sirve para otros propósitos esenciales, tales como:
- Creando zumbido. Las experiencias de los invitados al evento comienzan mucho antes del evento. Una invitación temática y publicaciones en las redes sociales crean anticipación y establecen el tono para el futuro evento.
- Conectando los elementos de tu evento. Un tema conecta los componentes individuales del evento (como la decoración, el catering y el entretenimiento) y, por lo tanto, superpone el mensaje del evento en una experiencia cohesiva del evento para invitados.
- Hacer que el evento sea memorable. Si un invitado asiste a un evento con un tema de restaurante de los años 50, la próxima vez que vea un restaurante en la televisión o coma en un restaurante, probablemente recordará la fiesta con el tema del restaurante. Eso también significa que pensarán en su negocio, producto o marca.
5. Planifica la decoración.
La decoración no es solo bonita: es crucial para un evento exitoso. Y dado que abarca toda la gama, desde alquileres y flores hasta manteles y piezas de acento, puede ser mucho asegurarse de que está cubriendo todas sus necesidades.
Tus invitados experimentan el evento a través de sus cinco sentidos, así que asegúrate de preguntarte qué harán los asistentes:
- Ver: ¿Qué elementos visuales pueden elevar su evento? ¿Qué tipo de iluminación o decoración incluirás?
- Oír: ¿Habrá música? ¿Qué pasa con los presentadores o los oradores? ¿Qué deben escuchar los invitados?
- Oler: Incluso si está en el fondo, el olor siempre está ahí. ¿Deberían los invitados oler velas, comida, flores u otra cosa?
- Tocar: ¿Los invitados interactuarán con algún elemento de su evento? Y sí, ¡recoger cubiertos o barware cuenta!
- Gusto: ¡La comida puede hacer o deshacer un evento! Más sobre comida en un momento.
Una vez que planifique todos estos elementos, agréguelos a la lista de verificación: contratar proveedores, obtener suministros, configurar todo y más.
6. Sea creativo con la comida y la bebida.
Los alimentos y bebidas pueden ser los componentes más importantes de un evento porque compartir una comida es una verdadera experiencia comunitaria. La comida está asociada con la crianza, por lo que esta es una oportunidad para que el anfitrión ilustrar la hospitalidad reflexiva.
La lista de verificación para planificar la comida del evento incluye mucho. Aquí hay solo una muestra:
- Investigar y entrevistar a proveedores.
- Determinar el tipo de servicio (cena sentada, estaciones de comida, aperitivos pasados)
- Planificación de un menú en torno a las restricciones dietéticas
Su lista de verificación lo ayuda a trazar esos matices para que elija el servicio de catering perfecto, mantenga su menú a la moda, proteja el planeta y, lo que es más importante, haga que sus invitados se sientan nutridos y nutridos.
7. Contrata entretenimiento y planifica experiencias para los huéspedes
Si planea contratar oradores o animadores, debe agregar varios elementos a su lista de verificación. Por ejemplo:
- Firmar contratos
- Reserve habitaciones de hotel para VIP
- Configurar el transporte para los VIP
- Establecer una habitación verde
- Promocionar oradores principales
Además de oradores y animadores, también deberá coordinar el entretenimiento interinocomo:
- fotomatones
- Estaciones de participación de invitados
- Zonas de relax
Su lista de verificación actúa como un modelo, ayudándolo a ver el panorama general, mientras siembra microexperiencias para sus invitados.
8. Trazar un plan de marketing.
El marketing de eventos crea expectación, genera anticipación y garantiza una buena participación.
También puede involucrar muchos detalles, como:
- Logotipos y marcas personalizados
- Folletos impresos
- anuncios pagados
- Correos electrónicos de eventos dedicados
- Publicaciones en redes sociales
- Presupuesto de marketing
Una lista de verificación del evento ayudará a mapear la estrategia de marketing previa y posterior al evento en todos esos canales. Aquí es donde una herramienta de gestión de proyectos en línea será especialmente útil para usted y su equipo.
9. Planifica para los pequeños detalles y lo inesperado.
Son los pequeños detalles los que marcan una gran diferencia. Por eso querrás realizar un seguimiento de cada minuto que puede afectar la experiencia del huésped.
Aquí hay algunas cosas a considerar:
- Si planea poner direcciones en el sitio web del evento, asegúrese de que sean correctas
- ¿Qué opciones de transporte tienen los huéspedes? ¿Habrá estacionamiento?
- ¿Cómo manejará el registro de eventos? ¿Las filas serán demasiado largas?
- ¿Qué pasa con el acceso de invitados a Wi-Fi y tomas de corriente?
- ¿Qué pasa si alguien tiene una emergencia médica?
- ¿Habrá letreros para guiar a los invitados alrededor del lugar?
- ¿Tiene un plan para la seguridad del evento?
Esos son los detalles pequeños, pero muy importantes, que deben agregarse a una lista de verificación del planificador de reuniones.
10. Cree un cuadro de logística del día del evento.
Planee crear un cronograma de logística para el evento: un cronograma minuto a minuto de todo, desde la llegada del proveedor y la instalación hasta la ejecución y el desglose posterior al evento.
Hay muchas partes móviles el día del evento e, inevitablemente, surgirán situaciones inesperadas. Si no tiene los detalles del día del evento delineados a la perfección, te perderás algo, que aparecerá más tarde como un gran problema. No hay necesidad de ese estrés adicional cuando puede usar su lista de verificación para crear un programa completo del día del evento.
Consejo profesional: Puede crear un diseño visual de su evento utilizando un software de planificación de espacios y compartirlo con el personal de catering y otros colaboradores antes del evento para reducir posibles contratiempos.
El diseño de eventos es el corazón de su lista de verificación.
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11. Plan de seguimiento después del evento.
Después de que sus invitados se vayan del evento sintiéndose cálidos y confusos, comuníquese con ellos. Esta es una oportunidad para reforzar el mensaje del evento y obtener retroalimentación, así como para animar a los invitados a tomar medidas para cumplir con los objetivos del evento.
Al armar su lista, considere una variedad de métodos de comunicación posteriores al evento que lograrán esos resultados, como compartir fotos del evento, enviar una nota de agradecimiento, publicar en las redes sociales o vincular a los materiales del evento. La lista de verificación no solo lo ayudará a administrar las tareas, sino también a realizar un seguimiento de los resultados.
12. Tómese el tiempo para informar y escribir un análisis posterior al evento.
Poco después del evento, querrá sentarse con su equipo, hablar sobre lo que salió bien y lo que se puede mejorar. En una lista de verificación de planificación de eventos, puede enumerar los criterios a considerar que se relacionarán con los objetivos de su evento.
Esa lista completa de criterios proporcionará información para redactar un análisis completo posterior al evento. Y, un análisis posterior al evento contribuirá al informe de retorno de la inversión, donde podrás saber si cumpliste con los objetivos de tu evento.
Esta información es valiosa para analizar su habilidad como planificador de eventos, informar los resultados de metas y objetivos a su empresa y construir constantemente sobre el éxito de cada evento.
Recursos adicionales para crear su lista de verificación de planificación de eventos
- Las 9 mejores herramientas de gestión de eventos del mercado
- La lista de verificación esencial de audio y video para planificadores de eventos
- 15 elementos imprescindibles que todo planificador debe llevar a un evento
- Las 6 habilidades imprescindibles del planificador de eventos que necesita para el éxito profesional
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Pruebe este enfoque cuando haga su lista de verificación del próximo día del evento.
No piense en su lista de verificación de planificación de eventos como solo una lista de tareas pendientes. Es un documento fluido. Con su lista de verificación en la mano, debería poder visualizar el evento desde todas las perspectivas — cliente, equipo de eventos, proveedores y, lo más importante, el invitado.
Invierta el tiempo y seguirá una ejecución asombrosa. Utilice nuestra aplicación de planificación de eventos para mantener todo en su lugar.
¿Tiene más preguntas sobre las listas de verificación de planificación de eventos?
¿Cómo se planifica una lista de verificación de eventos?
Los aspectos clave de la lista de verificación de un evento son los componentes esenciales de su evento, por lo que primero debe cuadrarlos: fecha, ubicación, tipo de evento, objetivos y presupuesto. Una vez que estén en su lugar, el resto de los detalles se pueden construir para acomodar los componentes principales.
¿Cuáles son los pasos para planificar un evento?
Establezca un presupuesto, establezca metas, encuentre una ubicación, elija una audiencia, diseñe el evento, asegure F&B, planifique experiencias, arregle la logística y planifique para contingencias.