Si está leyendo este artículo, es probable que necesite un respaldo para la planificación de eventos. Ya sea que sea dueño de una empresa de planificación de eventos, sea un planificador extraordinario para una empresa o sea una empresa que organiza un evento único, está claro que no puede manejarlo solo.
¡Buenas noticias! Puede contratar trabajadores independientes para ayudar a resolver su lista de tareas pendientes o planificar eventos completos. Continúe leyendo para saber cómo contratar a un excepcional planificador de eventos independiente para que ayude o dirija el diseño y la gestión del evento.
Los trabajadores independientes están en aumento
En un momento, el trabajo independiente era un trabajo secundario que se realizaba fuera del horario comercial habitual. Hoy en día, las personas están haciendo una carrera de oportunidades independientes. Algunas estadísticas proyectan que a medida que la cantidad de trabajadores independientes continúa aumentando, más de la mitad de la fuerza laboral de EE. UU. serán trabajadores independientes para 2027.
Incluso las grandes empresas se están subiendo al carro de los autónomos. Contratar a un profesional independiente es una buena decisión comercial en muchos casos por el trabajo de alta calidad que brindan a un precio rentable. En lugar de contratar a un empleado permanente, las empresas recurren a trabajadores independientes para trabajos basados en proyectos según sea necesario.
6 pasos clave para contratar a un gran socio de planificación de eventos independiente
1. Busque referencias personales.
¿Conoces a alguien cuyo primo coordina eventos de manera independiente? El boca a boca siempre es una excelente manera de comenzar el proceso de contratación. Cuando un profesional independiente viene recomendado por una fuente confiable, proporciona una puerta abierta que le ahorra tiempo y dinero en su búsqueda. Aún tendrá que verificar las referencias y programar una entrevista, pero las recomendaciones personales le dan una ventaja.
2. Busque mercados independientes.
Además de la búsqueda clásica de Google, hay varios sitios dedicados para contratar un planificador de eventos independiente, que incluyen:
- Personas por hora
- Freelancer.com
- Gurú
- upwork
Encontrará candidatos calificados de todo el país y de todo el mundo. Explore la experiencia, las tarifas y los comentarios de los clientes de cada candidato para encontrar una combinación para sus necesidades de planificación.
3. Verifique múltiples referencias.
Siempre verifique las referencias proporcionadas por el potencial trabajador independiente antes de programar una entrevista. Asegúrese de que las referencias sean de eventos recientes, luego hable con estos clientes sobre su experiencia. ¿Estaban contentos los asistentes al evento? ¿Escuchó el planificador las sugerencias y aceptó los comentarios con gracia? Lo último que desea es un planificador de eventos que se vea bien en el papel pero que se desmorone bajo presión.
4. Habla con tus contactos.
Hable con sus proveedores habituales sobre otros planificadores de eventos con los que hayan trabajado antes. Es muy probable que encuentre un profesional independiente en la mezcla en alguna parte. Su servicio de catering favorito, el gerente de hospitalidad del hotel local, incluso su camarógrafo de referencia son recursos valiosos cuando se trata de encontrar un profesional independiente con experiencia. Y obtendrá una gran puntuación si ya tienen una buena relación con los proveedores que está utilizando para el próximo evento.
5. Mantenga los contactos de los trabajadores independientes en una ubicación de fácil acceso.
Una vez que haya pasado por el desafiante proceso de encontrar y contratar a algunos freelancers sobresalientes, manténgalos en la lista de contactos de su software de planificación de eventos. Incluya detalles sobre lo que hacen mejor (p. ej., reuniones con sesiones de grupo o diseño de F&B), para que pueda elegirlos para los eventos apropiados.
6. Construya una relación y comuníquese.
Piense en cada asociación profesional como una relación que necesita ser nutrida. Póngase en contacto con los trabajadores independientes con los que no ha trabajado en mucho tiempo para que sepan que todavía están en su radar. ¡Y hágales saber las fechas de los eventos en los que quiere que trabajen temprano! Los horarios de los talentosos planificadores independientes se llenan rápidamente.
Temas esenciales para la entrevista de un planificador de eventos independiente
Una vez que encuentre algunos posibles planificadores de eventos independientes, es hora de programar entrevistas. Elegir al profesional independiente adecuado para coordinar su evento se reduce a elegir a alguien con el conocimiento y las habilidades que necesita para un evento exitoso. Aquí hay temas clave para discutir:
1. Experiencia y área de especialización.
Aunque no es un factor decisivo, un planificador de eventos independiente con experiencia en su campo es un activo definitivo. Tal vez necesite a alguien que organice el check-in para su conferencia. Un profesional independiente que haya manejado esto antes entiende qué funciona en una bolsa de regalo, cómo diseñar el área de facturación para reducir los atascos de tráfico y qué aplicaciones de facturación ofrecen el registro más rápido.
2. Experiencia en tecnología.
¿Qué tecnología utiliza el freelancer? ¿Están actualizados y utilizan el mejor software disponible? La tecnología adecuada puede marcar la diferencia en la organización de su evento. Si no están utilizando la tecnología actual para estar al tanto de su evento, pueden ocurrir contratiempos. Hágalos participar con su software de planificación de eventos para que todos se mantengan en la misma página de principio a fin.
3. Tarifas.
¿Hay una tarifa de consulta? ¿Cobran una tarifa por hora para el evento o una tarifa plana? ¿Hay una comisión de vendedor si son ellos los que encuentran al vendedor? ¿Están incluidos los gastos de viaje o hay un cargo adicional? Establecer todas estas tarifas por adelantado garantizará que no haya sorpresas que afecten su presupuesto más adelante. Y siempre pregunte cuándo vence el pago y qué formas de pago aceptan.
4. Planes de contingencia.
¿Qué sucede si debe cancelar o posponer su evento? ¿Tu freelancer cobrará el precio completo o solo las horas que ya ha trabajado? ¿Se pondrán en contacto con otros proveedores por usted o será responsabilidad suya? ¿Tu freelancer tiene un respaldo si se enferma el día de tu evento? ¿Tienen su propio seguro de responsabilidad civil? Responder estas preguntas con anticipación puede salvarlo de futuros desastres.
5. Servicios.
Su planificador de eventos independiente debe ofrecerle los servicios que necesita para manejar el trabajo que necesita. Por ejemplo, si su planificador de eventos independiente está a cargo de contratar una banda o un DJ para el inicio de su feria comercial, debe tener a mano una lista de personas confiables con las que haya trabajado en el pasado. Desde la adquisición de un lugar hasta la organización del transporte, es posible que incluso puedan asegurar un mejor trato utilizando los contactos de sus proveedores.
6. Pensamientos y preguntas.
Una vez que haya compartido algunos detalles breves sobre su evento, un buen profesional independiente debe ofrecer sus propios pensamientos sobre la planificación. Si están realmente interesados en el trabajo, harán preguntas sobre cosas como su organización, los asistentes al evento, los plazos, los presupuestos e incluso sus preferencias personales. Un candidato que se tome en serio su negocio se destacará del resto.
Aunque una entrevista en persona es una excelente manera de establecer una buena relación y determinar qué tan bien trabajará con alguien, no es su única opción de entrevista. Los chats de video a través de Skype, FaceTime o incluso Google Hangouts pueden darle un toque personal a su sesión de información.
¿Cuánto cobran los planificadores de eventos independientes?
El costo de contratar a un planificador de eventos independiente puede variar ampliamente. Los salarios anuales son tan bajos como $ 14,000 y tan altos como $ 114,000 con el salario promedio de un planificador de eventos independiente que alcanza los $ 50,208 al año. El planificador proporcionará la tarifa, pero puede obtener una idea aproximada haciendo un poco de matemáticas. El pago por hora de un planificador que gana $50,000/año es de alrededor de $25/hora. Sin embargo, deberá tener en cuenta los factores contingentes, que incluyen:
- Localización. Los salarios son más altos para los planificadores de eventos independientes en las áreas metropolitanas que en las áreas suburbanas o rurales. Espere pagar más por la ayuda con su evento de networking en Washington, DC de lo que pagará por el mismo evento de networking en Roanoke, Virginia.
- Tipo de evento. La planificación de una convención para una gran corporación obtendrá un salario en el extremo superior del espectro. La planificación de una actividad de recaudación de fondos para una organización sin fines de lucro podría estar en el lado inferior. Ten en cuenta tu evento a la hora de planificar tu presupuesto freelance.
- Experiencia. Un coordinador de eventos independiente que ha estado en el negocio durante varios años y viene con una cartera diversa de clientes cobrará una tarifa más alta. Alguien que acaba de ingresar a la industria podría cobrar menos para poder comenzar a adquirir experiencia.
Hay varias formas en que los autónomos cobran por sus servicios. Los más comunes son:
- Tarifa por hora. Las tarifas por hora pueden ser tan bajas como $ 25 para un nuevo planificador y hasta $ 150 para un planificador experimentado que realiza eventos especiales.
- Tarifa plana. La forma más común de cobrar a un cliente: los planificadores cobran una tarifa fija por el evento, que a veces incluye una tarifa de servicio y un porcentaje de las tarifas del proveedor.
- Porcentaje de evento. El planificador cobra un porcentaje del presupuesto total de su evento, generalmente del 15 al 20 por ciento.
- Comisión de vendedor. Los planificadores cobran una tarifa mínima a sus clientes y ganan dinero tomando una comisión de los proveedores que contratan.
Trabajos independientes adicionales para ayudar con sus eventos
Si su evento necesita más que unas pocas manos para garantizar el éxito, considere contratar algunos trabajadores independientes además de solo un planificador de eventos. Encuéntrelos a través de los mismos canales sugeridos para encontrar un planificador de eventos.
- Asistente administrativo independiente. Estos freelancers a menudo brindan sus servicios en línea para organizar su evento. Contrátelos para que lo ayuden con la distribución de correos electrónicos, la organización de reuniones, las actualizaciones del sitio web, la organización de viajes y la comunicación con los ponentes principales y otros oradores del evento y personalidades VIP.
- Vendedor autónomo de A/V. Estos trabajadores independientes navegan por su evento a través de la configuración, operación y desglose precisos y oportunos de su equipo audiovisual básico. Esto puede incluir micrófonos inalámbricos, altavoces autoamplificados, proyección de video, presentaciones de PowerPoint, iluminación, configuración de direcciones IP, sistemas de reproducción/grabación digital e incluso pantallas de proyección colgantes.
- Diseñador Gráfico Independiente. Un diseñador gráfico independiente puede ayudarlo a transmitir su mensaje de manera memorable, efectiva y estéticamente agradable. Para conferencias que necesitan mucha señalización, programas y volantes, contrate a un profesional independiente para traducir sus objetivos e ideas en conceptos de diseño.
- Consultor independiente de relaciones públicas. Dependiendo del tamaño de su evento, podría considerar contratar a un consultor de relaciones públicas independiente. Los profesionales de relaciones públicas pueden enviar actualizaciones de eventos para interactuar con el público. Pueden administrar y actualizar el sitio web del evento, las cuentas de Facebook, Twitter y LinkedIn. Un profesional de relaciones públicas puede incluso preparar y supervisar la producción de folletos publicitarios, videos promocionales y programas multimedia.
En un mundo donde el tiempo es escaso y la ayuda independiente está en todas partes, no hay razón para administrarlo todo usted mismo. Todo el mundo necesita un poco de ayuda a veces, así que tome en serio nuestros consejos de contratación y encuentre el planificador de eventos independiente que necesita para hacer el trabajo.
¡Ahora estás listo para contratar al mejor planificador de eventos independiente!
¿Debo contratar a un planificador de eventos?
Debe contratar a un planificador de eventos si no quiere lidiar con la logística del día del evento, que puede ser muy estresante, especialmente si está tratando de participar en el evento o si desea una segunda opinión para su evento planeado. Hay muchos beneficios posibles de contratar a un planificador de eventos, incluidas sus habilidades para negociar mejores costos, seleccionar mejores lugares para el propósito de su evento e identificar soluciones cuando surgen problemas a medida que los planes del evento cambian según sus experiencias previas.
¿Cuánto cuesta contratar a un planificador de eventos?
El costo de contratar a un planificador de eventos varía según la ubicación y el tipo específico de evento que le gustaría realizar. Las tarifas por hora pueden ser tan bajas como $25 por un planificador nuevo y hasta $150 por un planificador experimentado para eventos especiales.
Incluso si tiene ayuda para la planificación de eventos, aún necesita encontrar formas de mejorar la productividad. Explore estos consejos y trucos para ahorrar tiempo en la planificación de eventos y mejorar su rendimiento. O descubra cómo el software de planificación de eventos puede optimizar sus tareas.