Adquirir patrocinio es como solicitar un trabajo. Al igual que en la búsqueda de empleo, enviará muchos correos electrónicos y consultas y obtendrá muy pocas respuestas a cambio. Sin embargo, puede inclinar las probabilidades a su favor escribiendo un prospecto detallado. Piense en un prospecto como su carta de presentación cuando se comunique con patrocinadores potenciales.
1. Crea una Declaración de Apertura
La primera página es donde presenta su empresa y describe el evento que tiene en mente. Comience agradeciendo a la empresa por tomarse el tiempo para revisar su prospecto y considerar su evento para patrocinio. A continuación, hable un poco sobre su negocio, lo que hace y la demografía a la que atiende. También puede incluir la URL de la empresa y un enlace a su página de redes sociales. No pases demasiado tiempo aquí; un párrafo o dos serán suficientes.
Comience a discutir el evento y por qué está solicitando patrocinio corporativo. No entre demasiado en detalles sobre el evento aquí; todos los pequeños detalles se agregarán en páginas posteriores. La introducción debe terminar con una breve descripción o incluso una tabla de contenido sobre lo que se incluye en las páginas siguientes.
2. Incluir estadísticas
Los patrocinadores quieren ver números concretos. Quieren saber, por ejemplo, cuál es la asistencia esperada para el evento, el número de seguidores en sus redes sociales, las tasas de conversión promedio, etc. Si ha realizado eventos en el pasado, incluya los datos en sus estadísticas.
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Si su empresa es la primera vez que se trata de organizar eventos, entonces deberá adquirir un número estimado de asistentes. Esto no puede ser un número arbitrario de la parte superior de su cabeza. Use encuestas y encuestas en línea, o la cantidad de boletos ya vendidos para obtener una cifra sólida que pueda presentar en su prospecto.
3. Explique su evento en detalle
Debe haber una sección en su prospecto donde explique todos los detalles intrincados de su evento. Esto también incluirá el precio.
Considere todos estos aspectos para abordar:
- Alquiler de locales: sin duda, el gasto general más elevado. Mencione el lugar o los lugares que está considerando, por qué los está considerando y el costo del alquiler.
- Talleres/exhibiciones: ¿Habrá puestos y exhibiciones? Si es así, ¿cuántos y qué incluirá cada uno?
- Comida: ¿se servirá a los asistentes una comida completa o solo refrigerios ligeros?
- Presentaciones: si habrá una conferencia, ¿quién será el orador invitado? ¿Tendrá que pagar el costo de los gastos de viaje y alojamiento de esta persona?
4. ¿Qué ganan los patrocinadores?
Los patrocinadores no son organizaciones benéficas. Al igual que su empresa, buscan obtener ganancias, lo que significa que esperan algo a cambio. Quieren exposición para su propia marca, por lo que tendrá que diseñar cómo va a hacer esto. Aquí hay algunos métodos a considerar:
- Promoción de la marca del patrocinador en sus volantes, pancartas y señalización digital
- Incluir el logo del patrocinador en artículos promocionales
- Darle al patrocinador un stand o exhibición propia
- Haga que el orador invitado mencione el producto del patrocinador de pasada durante la presentación
- Esfuerzo continuo para promocionar al patrocinador tanto antes como después del evento.
También debe mencionar que es flexible y está abierto a cualquier sugerencia de su parte. Recuerde, usted es quien se acerca y hace la solicitud. El patrocinador puede prescindir de su evento, pero usted no puede prescindir del patrocinio. Con eso en mente, ¿qué estará dispuesto a dar a cambio que justifique los fondos del patrocinador?
5. Proporcionar opciones de patrocinio
Su prospecto debe incluir los fondos estimados que necesitará y está solicitando. La cifra, cualquiera que sea, no será de ninguna manera un número pequeño. Esto puede ser demasiado dinero para que un patrocinador se desprenda, especialmente considerando que su empresa aún puede ser relativamente desconocida. Es por eso que su carta debe incluir opciones más asequibles que permitan a los patrocinadores «probar las aguas» con su próximo evento.
Si necesita $ 50,000, por ejemplo, agregue que está dispuesto a conformarse con una cantidad menor, como $ 25,000. Por supuesto, esto también significa que el patrocinador obtendrá menos a cambio, tal vez solo se le asigne un stand de feria comercial en lugar de dos. Diseñe múltiples opciones de cantidad de fondos y lo que está dispuesto a dar a cambio de cada opción.
6. Personaliza cada Prospecto
Es probable que su prospecto contenga varias páginas que describan todos los pasos anteriores. Lo más probable es que envíe el prospecto a múltiples patrocinadores para su consideración. Es por eso que cada carta debe ser personalizada. La mayoría del prospecto, como los detalles del evento y la información estadística, no tienen que cambiarse. Sin embargo, la introducción debe dirigirse específicamente a la empresa por su nombre. Trate de hacerlo lo más personal posible. También puede, por ejemplo, agregar que fue un cliente anterior y que disfrutó especialmente de sus productos X e Y.
Es probable que las personas que revisan su prospecto hayan revisado docenas de otros casi a diario, por lo que probablemente sean buenos para detectar una carta genérica que también envió a otros 10 patrocinadores.
7. Sea optimista pero realista
Si esta es la primera vez que se comunica con patrocinadores y es la primera vez que planea un evento, entonces tiene un gran obstáculo por delante. Tendrá la suerte de recibir noticias de incluso una empresa por cada 10 que contacte. Sin embargo, con un prospecto organizado y detallado, demostrará a los patrocinadores potenciales que es serio y digno de consideración.
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¿Qué es un prospecto de patrocinio?
Una descripción general estructurada de su evento que incluye todo lo que un posible patrocinador podría desear saber: datos demográficos de la audiencia, testimonios de patrocinadores anteriores, información sobre el retorno de la inversión y más.
¿Qué se debe incluir en un paquete de patrocinio?
Información detallada sobre el evento, su organización, opciones de patrocinio y beneficios. Un paquete de patrocinio es una versión menos formal de un prospecto de patrocinio.