Pregúntele a cualquier persona que haya planeado una boda y probablemente pueda compartir algunas pesadillas de RSVP: información de registro incluida en el lugar equivocado, invitados que nunca respondieron o invitados que respondieron pero agregaron personas que no fueron invitadas. ¡Afortunadamente, estamos aquí para ayudarlo con métodos simples para administrar las confirmaciones de asistencia a eventos!
Como veterano en la industria de las bodas con A Chair Affair, Inc., mi equipo y yo lo hemos visto todo. ¡Y también puedo ayudarte a evitarlo todo! ¡Lea a continuación algunos de mis consejos y trucos para disfrutar de una experiencia de invitación sin estrés y diga «adiós» a esas pesadillas de RSVP!
6 claves para gestionar mejor las confirmaciones de asistencia a eventos
Consejo 1: tenga claro que los niños y las citas no están invitados
Para las invitaciones de boda formales, los únicos invitados son aquellos cuyos nombres están en el interior del sobre.
Pero muchas bodas no son tan formales en estos días y no hay un sobre interior. En ese caso, sólo deberán asistir los invitados cuyos nombres figuren en el sobre exterior. La única excepción a esto es si el destinatario declara “y familia”.
Consejo 2: Cuando alguien quiere traer un niño o una cita de todos modos…
Este es un momento para elegir sus batallas. Tienes que decidir si puedes acomodar a los invitados adicionales. Si puedes, considera dejarlo pasar.
Si no puede hacer espacio para invitados adicionales, debe informar a la persona invitada que su invitado adicional no puede asistir. Puede culpar a las restricciones de la habitación o al presupuesto.
Consejo 3: siga el formato tradicional de invitación de boda
En el cuerpo de la invitación, incluya la fecha y hora de la ceremonia, así como el lugar de la ceremonia. Luego, puede incluir una tarjeta de recepción separada para anunciar la ubicación y la hora de la recepción.
Alojamiento en hotel, información de registro, datos divertidos sobre usted y su pareja, y eventos adicionales de fin de semana de bodas deben ser parte del sitio web de su boda.
Consejo 4: Conozca la diferencia entre los sitios web para guardar fechas, invitaciones y bodas
Guardar la fecha es un anuncio de cortesía que informa a sus invitados sobre el próximo evento. Solo comunica el hecho de que está comprometido, junto con la fecha y el lugar de su boda. Guardar la fecha es un poco menos formal, ¡así que esta es una oportunidad para divertirse!
La invitación es la invitación oficial para sus invitados. Incluye la fecha, el lugar y la hora de la boda, junto con una tarjeta de confirmación de asistencia para que los invitados la completen y se la envíen.
El sitio web de la boda se utiliza para comunicar información sobre usted y su pareja: cómo se conocieron, fotos divertidas, una lista de su fiesta de bodas, eventos de boda adicionales, hoteles donde se han reservado bloques de habitaciones y su lista de bodas.
Consejo 5: Cómo lidiar con los «intrusos» de la boda
Por «intrusos», no nos referimos a completos extraños. Esto puede incluir personas que confirmaron su asistencia con un «no» pero aun así se presentaron, personas que no confirmaron su asistencia en absoluto, fechas que usted no conocía…
Si no puede acomodar o alimentar a más invitados, hágales saber cortésmente que no puede acomodarlos para la recepción / cena, pero que pueden quedarse para la boda. Es posible que desee que un amigo, un organizador de bodas o un miembro de la fiesta de bodas haga esto.
Si es posible, después de la cena, puedes llamar y sorprender al invitado para que aún pueda unirse al resto de la celebración. Tenga en cuenta las limitaciones de espacio de su lugar al agregar invitados adicionales no invitados.
Consejo 6: Cuando alguien dice que estará allí, pero no aparece
¿Puede pedirle al huésped que le reembolse el costo de su cena? Esa es una decisión personal. Si bien es molesto e irresponsable que alguien no se presente, personalmente no solicitaría un reembolso. Debe considerar el valor de la relación y podría perder a un buen amigo por solicitar un reembolso.
Otras pesadillas de RSVP que se pueden esperar al planificar un evento:
- Personas que ignoran la tarjeta de respuesta por completo y nunca confirman su asistencia. En broma digo que te conviertes en un mucho mejor «RSVP-er» después de haber organizado una boda o un gran evento tú mismo.
- Personas que asisten sin confirmar su asistencia y, como resultado, los anfitriones se quedan sin comida o alcohol.
- ¡El jefe de bomberos canceló las bodas debido a que se presentó demasiada gente!
Cómo evitar las trampas de RSVP del evento para una boda:
Unos días o semanas antes de la boda, llama o envía un correo electrónico a todos los invitados que no hayan confirmado su asistencia. Hágales saber que tiene una fecha límite para responder a su lugar y servicio de catering, y que necesita poder acomodar adecuadamente la asistencia de esos invitados a la boda. Si no recibe una respuesta, hágales saber que, dado que no respondieron, está asumiendo que no asistirán.
Cómo aprovechar al máximo su experiencia RSVP:
¡Dígales a sus invitados que necesita saber de ellos lo antes posible! Estás planeando algo increíblemente especial no solo para ti y tu pareja, sino también para todos los asistentes. Necesita un recuento preciso para lograr todo esto.
¡Ahora está listo para administrar eventos RSVP como un profesional!
A continuación, descubra cómo crear un plano de asientos para bodas y cómo crear una buena línea de tiempo para eventos que lo mantendrá encaminado. Luego, para realizar un seguimiento de sus RSVP de una manera más fácil, consulte el software de registro de eventos en línea de Cvent.
¿Te has encontrado con alguno de estos problemas de RSVP? ¡Cuéntanos tus estrategias para manejarlos! Conéctese con nosotros en Twitter @mesassociales y en Facebook.