Cómo incorporar un tema de evento cohesivo en 8 sencillos pasos

Se agradecerá cualquier evento que se celebre en un lugar único con un catering delicioso. Sin embargo, los eventos pueden ser mucho más que eso. Entretejer un tema de evento significativo es una forma efectiva de transmitir un mensaje. Aquí hay ocho sencillos pasos para incorporar un tema cohesivo en un evento.

Entretejer un tema de evento significativo es una forma efectiva de transmitir un mensaje.
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1. Planificación

Primero, defina el propósito del evento. Parece intuitivo, pero a menudo el propósito es vago, como «Es bueno para la moral». Solo cuando se establece un propósito se puede desarrollar un mensaje de evento. Después de eso, los temas de los eventos se presentarán orgánicamente. Por ejemplo:

Propósito: Mis empleados trabajan duro, así que quiero expresar mi agradecimiento con un evento.

Mensaje: Su arduo trabajo es reconocido y celebrado.

Tema: Un brindis por el equipo

Averigua por qué quieres organizar el evento y cuál es su propósito. Incluso solo con este paso, obtendrá algunas ideas sobre el tema de un evento.

2. Invitación

Las invitaciones a eventos ofrecen más que información logística. Establecen el tono emocional del evento mucho antes de la fecha del evento.

¿Qué quieres que sientan tus invitados cuando lean la invitación? Use palabras y gráficos para evocar esa emoción. Para un evento Brindis por el equipo, adjunte la invitación a una minibotella de champán.

3. Redes sociales

Las redes sociales son excelentes para crear anticipación y generar rumores sobre el evento. Para un evento Toast for the Team, presente una presentación de diapositivas de los empleados que trabajan arduamente detrás de escena con un mensaje de agradecimiento, o incorpore música, como la canción Celebration, para que todos estén en un estado de ánimo de celebración.

Las invitaciones a eventos ofrecen más que solo logística: establecen el tono emocional antes del evento.
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4. Decoración

Quiere que sus invitados se sientan como si hubieran entrado en una realidad diferente. Transforme por completo el espacio del evento, para que sus invitados se sumerjan en el tema con los cinco sentidos.

Para un evento Brindis por el equipo, los invitados pueden:

  • Ver burbujas suspendidas del techo
  • Oler aromas de (y, eventualmente, Gusto) comida hecha con champagne
  • Tocar botellas de burbujas que están esparcidas por la habitación para el entretenimiento de los invitados
  • Oír reproducción de música, como la canción Tiny Bubbles.

5. Actividades

Haga que los invitados participen en una actividad temática para romper el hielo y atraerlos fuera de los grupos familiares.

En un evento Toast for the Team, podría:

  • Cree un fondo fotográfico en una pared, como burbujas de champán (globos dorados y blancos) que fluyen de un globo gigante con forma de botella de champán
  • Pida a los invitados que compartan fotos con un hashtag personalizado; luego, use una aplicación que cargue fotos de hashtag en tiempo real en un collage, que puede mostrar en una pantalla.

6. Alimentos y Bebidas

El catering y llevar el tema a su comida y bebida es donde puede divertirse mucho. Pero seleccionar alimentos y bebidas también es un asunto serio porque ancla el tema. Si tiene un evento centrado en el champán, no querrá servir hamburguesas y papas fritas. Desea que la comida y la bebida no solo coincidan entre sí, sino que también coincidan con el mensaje del evento, por ejemplo, un brindis por el equipo = champán y elegantes aperitivos.

Seleccionar alimentos y bebidas ayuda a anclar el tema de su evento elegido.
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7. Música

La música es tan importante como la comida y la bebida para extender el tema del evento e influir en el estado de ánimo de la multitud. La música en vivo es excelente, pero los videos musicales temáticos que se reproducen en un monitor o las canciones con el tema en el título siempre son divertidos. Sea cual sea el ambiente temático que quieras crear, hay una lista de reproducción para ello.

8. Comunicación posterior al evento

Se dedica mucho tiempo y atención a las etapas de planificación y ejecución de eventos. Sin embargo, la comunicación posterior al evento es igualmente importante. Enviar fotos del evento a los invitados por correo electrónico o publicarlas en las redes sociales brinda una última oportunidad para reiterar el mensaje del evento.

Los temas agregan dinamismo a los eventos, pero no son solo para mostrar. Los temas permiten que el mensaje del evento se comunique en capas recordando a los invitados por qué están reunidos. Les ayuda a conectar los puntos y, al hacerlo, los unifica. Por lo tanto, no tenga miedo de experimentar con temas. Ya sean serios o divertidos, los temas contribuyen a un evento memorable que puede tener efectos positivos y duraderos.

No nos lo creas: ¡cuéntanos tus formas seguras de elegir el tema de un evento! Déjanos un comentario o envíanos un Pío.