Las mesas redondas datan de 1155 d.C. cuando el rey Arturo popularizó la frase con su grupo de asesores conocidos como los Caballeros de la Mesa Redonda. Desde entonces, todos, desde las potencias mundiales que desarrollan acciones para los tratados de paz global hasta las empresas Fortune 500 que debaten el futuro de sus industrias, han aprendido a organizar una mesa redonda. ¡Y tú también puedes! Siga leyendo para descubrir algunos consejos imprescindibles sobre el formato que sigue este tipo de evento, los pasos que debe seguir y las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre las mesas redondas.
¿Qué es una mesa redonda?
Una mesa redonda es una conversación organizada con un moderador, varios oradores elegidos que aportan una variedad de perspectivas sobre un tema y una audiencia que puede simplemente observar o participar haciendo preguntas. Algunos eventos usan el formato de discusión de mesa redonda como un ejercicio de trabajo para grupos pequeños durante una conferencia o conferencia.
Explore cómo llevar a cabo una mesa redonda en 7 sencillos pasos:
Aprender a llevar a cabo una mesa redonda requiere una comprensión profunda de lo que las mesas redondas pueden y no pueden hacer por las marcas, así como los pasos que debe seguir para lograrlo.
1. Utilice objetivos estratégicos.
Si está organizando un evento corporativo de cualquier tipo, cree un objetivo que respalde a la empresa en su conjunto y se alinee con los mensajes de las campañas de marketing activas. Por ejemplo, las marcas de neumáticos que quieran atraer a las madres que se quedan en casa deberían considerar usar sus eslóganes actuales o copiarlos como inspiración para los temas de discusión de las mesas redondas.
Moraleja de la historia: conecte los puntos entre los objetivos comerciales, los objetivos de marketing y los objetivos del evento para encontrar las mejores ideas posibles para la mesa redonda.
2. Elija un tipo.
Hay tres tipos principales de discusiones de mesa redonda: en persona, virtual y CEO.
- Las mesas redondas en persona son atractivas para los invitados que desean establecer contactos con los oradores, pero la audiencia está limitada a aquellos que son locales o que pueden viajar al lugar.
- Las mesas redondas virtuales son muy accesibles, pero requieren más preparación para evitar problemas tecnológicos que distraigan y conversaciones incómodas.
- Las mesas redondas de directores ejecutivos, que generalmente se realizan mensualmente y tienen una lista rotativa de temas de la industria para elegir, presentan oradores que dirigen y/o poseen negocios notables. Este tipo de mesas redondas requiere más trabajo porque generalmente son recurrentes o forman parte de una serie. También pueden implicar tarifas más caras para los oradores si se compensa a los participantes.
3. Busque un moderador.
Busque moderadores que sean carismáticos, tengan mucho conocimiento sobre los temas elegidos y sean reconocibles dentro de su industria. Tenga en cuenta que ser reconocible no significa necesariamente que sea famoso en las redes sociales o de otra manera, pero ese puede ser el caso. Elija un moderador que tenga credenciales, como experiencia trabajando con marcas líderes en su campo, o que tenga medios galardonados, como un libro o un podcast muy respetado.
Antes de confirmar a su moderador, asegúrese de que esté interesado en realizar o leer sus notas sobre la investigación necesaria para los oradores, el tema y la audiencia. Comuníquese con conexiones de redes sociales, oradores de conferencias anteriores de la industria y busque dentro de su propia empresa para encontrar el mejor anfitrión posible.
4. Elija altavoces.
Adapte la experiencia a los antecedentes de su audiencia. Si son principiantes en el campo, busque oradores que tengan una variedad de niveles de experiencia. Además, asegúrese de obtener una distribución buena y diversa. Como regla general, debe contratar un mínimo de tres expertos que ofrezcan diferentes puntos de vista o áreas de especialización.
Si su discusión de mesa redonda es sobre un tema candente o muy debatido, elija al menos dos personas que representen ambos extremos de un espectro determinado y una persona que se encuentre en algún punto intermedio u ofrezca un comodín en términos de su experiencia.
Si su discusión de mesa redonda se trata menos de un debate y más de cubrir varios aspectos de un área temática, reúna a un grupo de expertos especializados para formar una educación integral sobre el tema. Por ejemplo, una mesa redonda sobre el futuro de la industria hotelera puede requerir expertos en la materia que puedan abordar el marketing, la tecnología, la industria de viajes en general, el cambio climático y la economía hotelera.
5. Haz una agenda.
Comience con una introducción de 2 a 5 minutos de duración que dé la bienvenida a la audiencia y establezca el tono del evento. Reitere el título del panel y llame a los patrocinadores o socios del evento. Diga el nombre de cada panelista, su ocupación y una descripción de una oración sobre lo que los convierte en expertos en el tema. Pida al moderador que se presente también, junto con sus credenciales.
Luego, presente el tema del evento y proporcione datos interesantes, estadísticas o anécdotas que ilustren por qué es importante en cinco minutos o menos. Escriba esta sección con la perspectiva de la audiencia en mente. Por ejemplo, si los oradores de la mesa redonda son un grupo de expertos en marketing externo pero la audiencia está compuesta por estudiantes universitarios de primer año, revise rápidamente los conceptos básicos del tema antes de sumergirse. Pida a los moderadores que memoricen la introducción del tema o creen una lista de discusión con viñetas. puntos a acertar antes de continuar.
Luego, divida el tiempo restante entre la cantidad de preguntas que planee hacer. Ordene las preguntas como lo haría con una buena historia: establezca el escenario, presente el conflicto, ofrezca soluciones y termine con una nota alta. Por ejemplo, una mesa redonda sobre el trato junto a la cama del hospital comenzaría con una pregunta sobre su importancia, seguida de por qué a menudo se pasa por alto y cómo los profesionales médicos pueden crear un nuevo estándar de excelencia. En caso de duda, siga el orden de «qué, por qué y cómo» para crear un arco de discusión natural.
Finalmente, concluya agradeciendo a los participantes y asistentes en un resumen rápido de 1 a 2 minutos. Agregue un fuerte llamado a la acción, como suscribirse a su boletín informativo por correo electrónico para recibir invitaciones para futuros eventos o para hacer un seguimiento de los oradores en sus redes sociales.
6. Escuche con eficacia.
Siga los consejos del psicólogo clínico Jordan Peters, quien dice que la mejor manera de escuchar es concentrarse en aprender algo nuevo de cada persona que no sabía antes. El Dr. Peterson continúa explicando que el trabajo del anfitrión es ayudar a los invitados a “expresar la verdad de la situación”. Ayude a los oradores a llegar más rápido asegurándose de que estén física y emocionalmente preparados con abundante agua, asientos cómodos e información sobre lo que pueden esperar.
7. Capture activos de marketing.
Aproveche al máximo su discusión de mesa redonda convirtiendo su evento en contenido de marketing permanente. Transcriba el audio para que lo disfruten las audiencias con discapacidad auditiva. Compártalo en su blog para respaldar su estrategia de inbound marketing o de palabras clave.
Utilice los datos de las mesas redondas virtuales para obtener una mejor comprensión de su audiencia. Capture suscripciones a boletines por correo electrónico y comparta ofertas especiales de productos o servicios. Grabe la discusión de la mesa redonda y compártala como un video en YouTube, las redes sociales o su sitio web.
Transmita en vivo y tuitee la discusión para llegar al público en una amplia variedad de plataformas. Involucre aún más a las audiencias a través de encuestas en vivo, preguntas y respuestas y presentaciones de temas. Realice una encuesta a los asistentes para obtener más información sobre lo que les gusta y lo que no les gusta de su contenido para mejorar su próxima mesa redonda.
Preguntas frecuentes sobre las mesas redondas:
¿Cuál es el propósito de una mesa redonda?
En su nivel más alto, el objetivo es compartir consejos de expertos o tendencias relevantes de la industria. Las mesas redondas también son excelentes para tener conversaciones sobre puntos de vista opuestos sobre el mismo tema. Tanto los participantes como los oradores obtienen nuevas perspectivas e información de cada discusión.
¿Cómo lideras una mesa redonda?
Para dirigir una mesa redonda, debe tener una agenda de reunión sólida, un cronómetro para mantener a todos al día y una personalidad acogedora que hará que los invitados se sientan cómodos compartiendo sus verdades.
¡Ahora ya sabe cómo llevar a cabo una mesa redonda!
Ahora que sabe cómo llevar a cabo una mesa redonda y lo que necesitará para hacerlo, lleve sus nuevos conocimientos un paso más allá y maximice su inversión. Siga los consejos de gestión de eventos corporativos para alinear la mesa redonda con objetivos relevantes y generales. Luego, considere organizar o transmitir su discusión de mesa redonda en línea con estas herramientas tecnológicas de eventos virtuales imprescindibles.