Los avances recientes en la tecnología de solicitudes de propuestas (RFP) presentan un arma de doble filo para los equipos de ventas de hoteles. Por un lado, un flujo de solicitudes provenientes de todo el país es una maravillosa fuente de nuevos clientes potenciales para los equipos de ventas hambrientos. Por otro lado, el gran volumen de solicitudes de diversa calidad y relevancia puede dejar a los equipos de ventas confundidos, abrumados y molestos. Entonces, ¿cómo pueden los equipos de ventas adaptarse a la nueva normalidad del proceso RFP y hacer que funcione para ellos?
A través de la calificación adecuada de los clientes potenciales, la automatización y el pensamiento estratégico, el equipo de ventas de su hotel puede aprovechar el poder de las solicitudes de propuesta para fortalecer el canal de ventas e impulsar nuevos negocios.
En la industria hotelera, un comprador envía una RFP, que en muchos casos es un planificador de eventos o un organizador de grupos. La RFP tiene como objetivo describir claramente todo lo que el comprador está buscando, incluidos los requisitos de espacio para reuniones, la duración del evento y la cantidad esperada de asistentes. Puede parecer una pérdida de tiempo y recursos responder y negociar una RFP que nunca tendrá éxito. En su lugar, encuentre el éxito de la RFP y ahorre un tiempo valioso con la puntuación inteligente de clientes potenciales y el pensamiento estratégico.
Aquí hay seis formas de mejorar el proceso de RFP de su hotel:
1. Califique a los clientes potenciales de manera adecuada.
Su primer paso para reducir la abrumadora cantidad de RFP que llegan a la bandeja de entrada de su equipo es calificar y puntuar adecuadamente esos clientes potenciales. La mayoría del software de gestión de RFP de hoteles puede ayudar con este proceso.
El software de gestión de RFP para hoteles le ayuda a:
- Evalúe rápidamente cada RFP entrante.
- Dirija automáticamente las RFP al representante de ventas adecuado.
- Responda a las RFP que tengan sentido para su negocio en cuestión de minutos.
Pero el software es tan bueno como la información que le proporcionas. Durante las reuniones de ventas trimestrales o anuales, asegúrese de tomarse el tiempo para identificar lo que su hotel considera una buena oportunidad. Es probable que los criterios de calificación cambien según los tipos de eventos a los que atiende, la composición de su audiencia, los cambios en el espacio para reuniones del hotel o los objetivos estratégicos del hotel. Querrá una buena combinación de grupos grandes para impulsar iniciativas estratégicas y eventos más pequeños para completar el calendario, así que no descalifique automáticamente a los clientes potenciales según el tamaño.
Una vez que haya establecido sus criterios, asegúrese de volver a ellos y optimizar. La mayoría del software puede ajustar continuamente los criterios y la ponderación otorgada a cada uno, lo que les permite adaptarse a las cambiantes necesidades comerciales. Por ejemplo, un hotel que está atrasado en el año puede querer dar mayor prioridad a las RFP para eventos grandes y valiosos que requieren habitaciones, espacio para reuniones, catering y equipo audiovisual. Mientras tanto, un hotel con una pausa de mitad de año puede centrarse más en las fechas para encontrar eventos que encajen en el período lento.
2. Dé la primera impresión correcta.
Es un hecho que los planificadores se dirigirán a su sitio web y otros perfiles en línea para ver su hotel. Puede prepararse para el proceso de RFP y la investigación del planificador de eventos con un gran atractivo exterior, lo que incluye asegurarse de que las preguntas frecuentes aparezcan en la página de eventos de su sitio web. Etiquete claramente la información para las reservas de grupos, incluidas las configuraciones del espacio para eventos, la capacidad de las salas, las opciones de alimentos y bebidas y muchas imágenes de eventos pasados. Proporcione respuestas a las preguntas frecuentes antes de que aparezcan en la RFP para que los planificadores puedan identificarlo como una de sus mejores opciones durante su proceso de investigación.
También puede impresionar a los planificadores de eventos con la profesionalidad de su personal, la comunicación eficiente y las preguntas bien informadas. Realice un seguimiento de las interacciones pasadas con los planificadores de eventos y los organizadores de grupos en su CRM para estar al tanto de las preferencias, las comunicaciones pasadas y cualquier peculiaridad especial que deba tener en cuenta.
3. Prepare respuestas de plantilla para los tipos de eventos más comunes.
Si está preparado para tipos específicos de RFP, podrá responder a un ritmo mucho más rápido. El uso de software aquí puede ayudar, ya que puede crear respuestas de plantilla reflexivas y bien escritas, así como usar campos dinámicos que completan información específica de la cuenta según a quién está respondiendo. Esto lo ayudará con su tipo de respuesta, qué tan rápido llega allí y si gana el negocio.
Por ejemplo, muchas soluciones de software RFP para hoteles incluyen plantillas estándar y personalizables diseñadas para tipos de eventos específicos: una plantilla RFP para bodas puede incluir diferentes campos y usar un lenguaje diferente que una plantilla RFP para eventos corporativos. Esto le permite responder rápidamente con la información correcta.
4. Adapta tu respuesta.
No es ningún secreto que la personalización importa en la industria hotelera. La experiencia del huésped no es lo único que debe adaptarse a sus huéspedes; el proceso de RFP también puede beneficiarse de una dosis de personalización. Entonces, incluso si está usando plantillas, asegúrese de personalizar sus respuestas y adaptarlas al planificador y al evento. Su CRM puede proporcionar información valiosa sobre su relación anterior con el planificador, los requisitos específicos que tenían o incluso por qué perdió su negocio en el pasado.
Con tanta información ya disponible en línea, debe poder proporcionar valor más allá de lo que se puede encontrar en su sitio web para el consumidor. Al integrar su solución RFP en línea con su sistema de ventas y catering, puede crear propuestas personalizadas y generadas automáticamente que incluyen detalles específicos del grupo para el negocio que está tratando de ganar.
5. Responde rápido
Una forma de diferenciarse de la competencia es con una accesibilidad y un seguimiento superiores. Ciertas herramientas de administración de RFP de hoteles le brindan la capacidad de interactuar con sus clientes en tiempo real. Una vez que un prospecto interactúa con su hotel, la interacción posterior del cliente con la RFP envía una alerta para que pueda responder casi de inmediato. Esto ayuda a involucrar al cliente y agiliza el proceso, asegurando que todos los hechos se capturen correctamente al comenzar la conversación de ventas.
Cuando impulsa un alto nivel de satisfacción del cliente a lo largo del ciclo de ventas, tiene más posibilidades de ganar el negocio. Además, esto puede garantizar que los clientes no solo regresen sino que compartan su experiencia con sus amigos y colegas, ayudándolo a generar negocios de referencia.
6. Integre con su CRM para ganar negocios en el futuro.
Se puede obtener un valor adicional aprovechando la integración entre su software de gestión de RFP y su CRM de ventas y catering. Imagine un escenario en el que su equipo de ventas haya identificado la necesidad de reservas grupales adicionales para un bloque de fechas. Debido a que tiene acceso a datos históricos de RFP, puede identificar rápidamente grupos que históricamente han mostrado interés en su propiedad durante este período de tiempo. Armado con esta información, puede comunicarse con estos grupos para preguntar sobre compromisos futuros que pueden ayudarlo a completar sus reservas durante ese período.
O tal vez hay un grupo en particular que estaba interesado en reservar pero firmó con un competidor en su mercado. Al comprender completamente las necesidades y expectativas de este grupo en función de los datos de RFP que ha conservado, puede crear un «rastreo» en su sistema de ventas y catering para hacer un seguimiento de ellos para futuros negocios.
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¿Qué se entiende por RFP de hotel?
Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento enviado por una empresa a un proveedor potencial para solicitar un costo propuesto para ciertos bienes y servicios. En la industria hotelera, los planificadores de eventos que están interesados en utilizar el espacio de una propiedad suelen enviar RFP a los hoteles.
¿Qué es RFP, RFI y RFQ?
Una solicitud de propuesta (RFP) es una solicitud de una propuesta formal sobre los bienes y servicios que un proveedor proporcionaría para abordar las necesidades de un cliente potencial. Una solicitud de información (RFI) es simplemente una solicitud de información sobre productos y servicios, y con frecuencia precede a una RFP. Una solicitud de cotización (RFQ) solicita una cotización de precio de un proveedor, menos información que la típica RFP.
Mejore el proceso de RFP de su hotel hoy
Al aprovechar su CRM, la automatización y la personalización durante el proceso de solicitud de propuesta, se asegurará un canal de ventas de alta calidad y clientes potenciales más calificados.
Con todos los clientes potenciales almacenados en una ubicación centralizada, su equipo está facultado para realizar un seguimiento eficaz de la producción, identificar áreas de crecimiento y planificar futuras prospecciones.
Eche un vistazo a otros consejos para mejorar su ciclo de ventas aquí, así como las mejores estrategias de automatización de marketing para ahorrarle un tiempo valioso.