Si bien estos son tiempos inciertos, los festivales de música ciertamente se han convertido en un gran negocio en los últimos años, con 32 millones de asistentes anualmente solo en los Estados Unidos. Los festivales son un gran tipo de evento para las empresas que desean obtener exposición y brindar una experiencia increíble para sus audiencias objetivo.
Descubre cómo planificar el mejor festival para tus clientes con esta sencilla guía. Y explore formas creativas de hacer realidad su visión, haga su propia lista de verificación para el festival de música y obtenga más información sobre extras importantes como el catering.
Cómo planificar un festival en 11 sencillos pasos
Siga esta sencilla lista de verificación de festivales de música y sugerencias sobre cómo planificar un festival que impresione a sus clientes.
1. Crea objetivos concretos y elige los KPI correctos con tus clientes para planificar el mejor festival posible.
Hágales estas preguntas a sus clientes en su reunión inicial para obtener una imagen clara de su visión del festival:
- ¿Cuáles son los tres principales festivales de música, pasados o presentes, más similares a tu evento ideal? ¿Qué cosas te encantan de esos festivales y quieres incluir en tu propio diseño? ¿Qué cosas no te gustan de esos festivales y de las que quieres mantenerte alejado?
- Cuando sus asistentes se vayan del festival, ¿cuáles son las dos cosas principales que quiere que digan a sus amigos al día siguiente?
- ¿Por qué es importante para usted y su empresa organizar un festival de música en lugar de otro tipo de evento? ¿Por qué es importante hacerlo ahora en lugar de hacerlo más tarde en el futuro?
Luego, determina los mejores KPI para la venta de entradas y los objetivos de experiencia de los asistentes. Comience con uno o más de estos KPI efectivos para festivales de música:
- Elija la participación en las redes sociales para el KPI de su festival de música si sus clientes desean aumentar su influencia digital y SEO.
- Vaya con la venta de entradas como su KPI principal para ayudar a los clientes a aumentar sus ingresos anuales a corto plazo.
- Seleccione el total de miembros activos de la comunidad para que sean un KPI importante para lograr el objetivo de su cliente de aumentar las relaciones con los clientes a largo plazo.
2. Comprender las restricciones presupuestarias.
Aprenda dónde derrochar o ahorrar el presupuesto existente de su cliente sin sacrificar la calidad del evento.
Opte por eventos de un solo día en lugar de fines de semana completos del festival si es la primera vez. Reserve artistas emergentes que hayan abierto para los artistas más caros en la lista de sueños de su cliente. Reduzca el gasto en marketing con pruebas de anuncios estratégicos y creación de comunidades en línea en lugar de materiales impresos o tácticas de embajadores de marca.
Invierta en el lugar perfecto para mejorar la experiencia de los asistentes y configure futuras versiones del evento para el éxito, ya que la mayoría de los festivales de música mantienen la misma ubicación a lo largo de su existencia.
3. Haz una cronología de eventos para tu festival.
Comience a planificar el evento con seis o más meses de anticipación. Asegure los elementos generales, como los objetivos del festival, el tema y los músicos, de tres a seis meses antes. Consolide los detalles como servicios de catering, permisos y actividades adicionales de uno a tres meses antes. Deje las tareas importantes, pero más pequeñas y únicas, como la organización del estacionamiento y la impresión del mapa del festival, hasta dentro de un mes.
4. Obtenga la licencia y el seguro adecuados.
Investigue los requisitos de permisos de la ciudad, ya que puede haber más de uno para su ubicación. Pregunte en su lugar si están divididos en zonas para entretenimiento, industrial o minorista, ya que eso marcará la diferencia en la selección de su licencia. Siempre consulte a un abogado antes de comprar un seguro de eventos. Planee comprar un seguro que cubra incidentes relacionados con el clima para festivales de música al aire libre y cualquier posible lesión en el lugar para los asistentes, el personal o los artistas.
5. Identifica a tu público para planificar el mejor festival para ellos.
Pídales a sus clientes cualquier documentación que tengan sobre la demografía de su objetivo principal y obtenga su opinión sobre quién se imaginan que asistirá a este evento. Analice los seguidores existentes en las redes sociales de su cliente para crear una persona objetivo para su festival. Cree su agenda en torno a sus principales seguidores para garantizar una alta asistencia dentro de su red existente.
6. Elabore un plan de promoción de eventos y venta de entradas de alto impacto.
Priorice el marketing digital sobre el marketing fuera de línea: es más rentable, más fácil de medir y deja espacio para la experimentación gracias a la retroalimentación en tiempo real.
Luego, adapte su estrategia de divulgación para incluir comunidades en línea donde ya se encuentran, como una subpágina de Reddit para una banda que va a presentar. O un blog de nicho sobre una pasión complementaria que tiene tu audiencia. Por ejemplo, mira cómo estos sellos de bandas utilizan Pokemon Go en su marketing musical para llegar a los asistentes a los conciertos Millennial y fomentar la comunidad antes, durante y después de sus espectáculos.
Use herramientas como Cvent Flex para hacer que el registro de festivales sea realmente simple. O use Ticketstripe, Vendini o Ticketfly para monitorear de dónde provienen sus clientes potenciales, aceptar pagos y vender paquetes de lujo y oportunidades VIP a los asistentes.
7. Encuentra el lugar perfecto.
Investigue festivales de música similares y eventos relacionados que hayan ocurrido en su área en los últimos dos años para ver qué lugares frecuentan. Lo más probable es que su público objetivo ya conozca y ame el espacio, lo que puede empujarlos al límite cuando compran boletos, ya que asociarán positivamente su evento con otros que han visto allí. Consulte los lugares disponibles en la red de proveedores de Cvent. Y use Kapow para obtener espacios no convencionales, como azoteas e iglesias renovadas.
Luego, realice recorridos en el sitio en sus dos o tres ubicaciones principales. Considere el costo, la capacidad, la ubicación, la decoración, el diseño y el equipo de A/V disponible. Tome muchas fotos como referencia y pregúntele al coordinador del lugar si está disponible para explicarle cómo se realizan típicamente los festivales de música en este espacio. Utilice una herramienta como ATARE para planificar su diseño y comparar planos de planta uno al lado del otro antes de realizar su selección final. Además, considere opciones de estacionamiento para el personal y los asistentes, además de zonas de carga y descarga para cada acto.
8. Patrocinadores del festival de lanzamiento.
Comience con los patrocinadores de eventos con los que sus clientes ya tienen relaciones. Los correos electrónicos fríos marcan a su público objetivo ya conoce y aman con un paquete de presentación que incluye beneficios concretos y de alto valor que recibirán si se asocian con su festival de música. Utilice incentivos populares, como patrocinios de bandas específicas, patrocinios de espacios VIP o de sobornos, o espacios de puestos de mercadería.
9. Contratar proveedores y personal para eventos.
Encuentre proveedores que puedan ayudar a dirigir el estacionamiento, instalar y desarmar el lugar, proporcionar seguridad en el lugar, realizar el registro y atender las estaciones de primeros auxilios. Contrate proveedores adicionales de estaciones de agua y baños si su lugar tiene menos de 1 por cada 100 mujeres o 1 por cada 250 hombres, además de opciones accesibles y para todos los géneros también.
Asóciese con una empresa de catering para mezclar bebidas y servir comida a los invitados durante todo el festival. Opte por camiones de comida si quiere aprovechar las marcas locales famosas y tener un buen espacio de picnic para organizarlo todo.
Reserve DJs para entretenerse entre actos e incluya actividades relajadas como tiendas emergentes o juegos de carnaval para cuando su audiencia necesite un pequeño descanso de la acción del escenario principal.
10. Alquile equipos audiovisuales adicionales.
Derroche en alquileres de alta calidad si su lugar aún no proporciona equipos para impresionar a los asistentes con una valiosa experiencia de concierto. Consulte con su empresa de alquiler para ver qué piezas de equipo creen que necesita para el lugar y para cada banda. Pídales a los artistas que proporcionen una lista de cualquier equipo adicional que necesiten para el espectáculo; es posible que estén dispuestos a traer la mayor parte de su propio equipo y solo necesiten acceso a los amplificadores ese día.
11. Planifique la decoración, la iluminación, la señalización y la protección contra la intemperie del lugar.
Use el tema y el estilo de su lugar para manejar la mayor parte de la decoración por usted. Ejecute las opciones de iluminación de sus bandas para ver qué tienen en mente para los diseños, luego trabaje con el profesional de iluminación de su lugar para hacer un ensayo completo con ellos antes de tiempo.
Coloque pancartas direccionales a lo largo de la parte superior de las entradas y salidas para ayudar a dirigir el tráfico en lugares de espacios múltiples. Agregue logotipos de patrocinadores al telón de fondo de su escenario y asegúrese de incluir los nombres de las empresas de sus clientes en las carpas, marquesinas o vallas publicitarias disponibles. Tenga alquileres de carpas de respaldo y un plan de diseño alternativo para cualquier problema relacionado con el clima.
12. Mantenga bajo el presupuesto de su festival de eventos
Elimine el marketing fuera de línea, use lugares no convencionales y reserve una combinación de bandas complementarias más pequeñas para rodear a su cabeza de cartel para ahorrar dinero en su festival de música.
¿Cuánto cuesta montar un festival?
Cuesta $ 114,6 millones organizar un festival tan grande y lujoso como Coachella, pero los festivales son factibles con casi cualquier presupuesto siempre que: 1. trabaje con artistas menos conocidos pero talentosos, 2. elija las fechas del festival durante la temporada baja de su lugar preferido, y 3. ofrecer actualizaciones premium que no le cuestan nada adicional pero que aumentan considerablemente sus ganancias, como acceso a salas VIP, menús de bebidas especiales y estacionamiento VIP.
Descubre cómo ahorrar dinero en un festival de música
Ahorre dinero en un festival de música con estos consejos que garantizan mayores ganancias y asistentes felices:
- Presentar proveedores como patrocinadores de eventos a cambio de una tarifa más baja.
- Considere las fechas entre semana justo después de un feriado o inmediatamente después de un fin de semana de tres días para obtener ofertas de lugares más baratas.
- Asóciese con una marca de alcohol nueva o local para ahorrar en gastos de bebidas.
Pruebe estas ideas creativas de catering para festivales
Las ideas creativas de catering para festivales toman algo familiar y le agregan un elemento o presentación único para deleitar al público. Echa un vistazo a estas ingeniosas ideas de catering para festivales de música que realmente puedes usar:
- Elija bocadillos, brochetas y bocados de aperitivo con carnes inesperadas (como el cangrejo desmenuzado de Coachella sobre papas fritas sazonadas) en lugar de comidas completas para acomodar el ajetreo y el bullicio normal de un festival de música.
- Ofrezca barras de alimentos con bases asequibles como papas al horno o yogur griego para brindar opciones divertidas por una fracción del costo.
- Pruebe los camiones de comida emergentes organizados por restaurantes locales para infundir un sentido de comunidad y ofrecer una experiencia completamente única tanto a los visitantes como a los habitantes de la ciudad.
- Sirva granizados de champán, cerveza y limonada en lugar de bebidas mixtas para ahorrar en su presupuesto de coctelería.
- Cree opciones de menú con paletas alucinantes y atractivas para Instagram, como bollos de hamburguesa rojos o sándwiches de helado de dona azul neón sumergidos en trozos de cereal arcoíris.
Planifica el mejor festival de la historia con la agenda de eventos y los servicios de catering adecuados
Ahora conoces el proceso paso a paso para planificar el mejor festival posible para tus clientes. Combine su nuevo conocimiento sobre presupuestos de festivales e ideas creativas de catering con algunos consejos profesionales de diseño de agendas de eventos, además de una guía infalible para contratar a un proveedor de catering que hará de su festival de música el paquete completo.