Ya sea una boda al aire libre, un evento corporativo o incluso una reunión familiar, los eventos al aire libre son una excelente manera de aprovechar la naturaleza y hacer algo un poco diferente. Pero si bien tienden a ser un poco más informales que sus contrapartes de interior, planificar para ellos es todo lo contrario. ¿Quiere aprender a planificar un evento al aire libre que a los asistentes les encantará? ¡Sigue leyendo!
A continuación, cubrimos todos los elementos esenciales de cómo planificar un evento al aire libre. Incluimos consejos, trucos, consejos de expertos y algunas de las principales herramientas de planificación de eventos necesarias para que todo salga a la perfección.
Descubre cómo planificar un evento al aire libre en unos sencillos pasos:
1. Encuentra un gran lugar para eventos al aire libre.
El lugar es un componente importante de cualquier evento al aire libre. Va a hacer una gran diferencia para la logística y la sensación general del evento. ¿Se dirige a un lugar que normalmente tiene eventos al aire libre? Si es así, todo debería funcionar bastante bien. Si va a un entorno más «natural» con menos infraestructura, tendrá más trabajo por delante para poner todo en orden.
Aproveche la oportunidad de recorrer el lugar y comience a buscar lo que el espacio podría necesitar. Tenga en cuenta las características especiales que le gustaría resaltar, como un lago que sirva como telón de fondo o un árbol para colgar luces. También tenga en cuenta cualquier peculiaridad o desafío relacionado con el lugar. ¿Hace viento? ¿Está en un área baja que se moja mucho? ¿Hay muchos errores? Tome nota de cualquier cosa que observe en su recorrido para que pueda elaborar un plan para ello.
2. Contrata un servicio de catering.
Habla con tu proveedor sobre la logística del catering de un evento al aire libre y asegúrate de que tenga experiencia en la organización de eventos al aire libre. Dependiendo del lugar, es posible que deban traer su propia fuente de calor (como parrillas de propano), carpas para protegerse del sol y equipo para mantener la comida fresca y segura. Haga un plan sobre qué equipo proporcionarán ellos y de qué otros son responsables.
Si no habrá acceso al refrigerador, elija alimentos simples que puedan estar fuera durante la duración del evento. Lo mismo ocurre con las estufas y otras fuentes de calor: preparar platos simples con anticipación u optar por platos a temperatura ambiente puede ser la mejor opción.
3. Obtenga los permisos correctos.
Dependiendo de la ubicación, los eventos al aire libre pueden requerir permisos de las autoridades del pueblo o la ciudad para operar legalmente. Estos podrían incluir permisos de zonificación, permisos de alimentos y bebidas y permisos de reunión para el número apropiado de participantes. Investigue los permisos necesarios para su localidad y deje suficiente tiempo para que los aprueben antes del gran día. Confíe en nosotros: no querrá tener que decirles a los asistentes que se vayan a casa si su evento se cancela.
4. Conozca las reglas.
Al igual que los permisos, las demás normas que rigen los eventos al aire libre son muy importantes. Puede que no sea la parte más divertida del proceso, pero aprender sobre las ordenanzas de ruido, los códigos de seguridad y contra incendios y las restricciones locales sobre eventos al aire libre determinará qué puede hacer y cuándo puede hacerlo. Si está planeando algo listo para usar, como fuegos artificiales, tener animales vivos, realizar un espectáculo de luces o una fogata, o traer equipo especial, querrá hablar con el departamento de policía local y el ayuntamiento para asegurarse. todo estará permitido.
5. Asegúrese de que los asistentes se sientan cómodos.
Para asegurarse de que los asistentes tengan la mejor experiencia, hay algunas casillas adicionales para marcar cuando se trata de eventos al aire libre. Para empezar, prepárese para las temperaturas diurnas y nocturnas teniendo listos los calefactores y los ventiladores. Además, considere si necesita acceso a un espacio interior para que los invitados se refresquen o se calienten en temperaturas extremas o en caso de mal tiempo (más sobre esto más adelante).
Tampoco hay forma de evitar el problema del baño. Calcule la cantidad de baños que necesita para sus asistentes (y agregue algunos adicionales para estar seguro). Si está utilizando baños portátiles, elabore un plan sobre dónde colocarlos. Desea que sean fácilmente accesibles pero no en el medio de todo. Si tiene acceso a baños interiores, asegúrese de tener una señalización clara que muestre a los asistentes a dónde ir.
6. Obtenga el equipo adecuado.
Muchos eventos al aire libre requieren una tonelada de equipos para funcionar sin problemas. Como se mencionó anteriormente, sus servicios de catering pueden necesitar equipos especiales para calentar, enfriar, almacenar y servir alimentos. Necesitará lugares para que los invitados se sienten, junto con todo lo necesario para que coman. Si su evento incluye baile, presentaciones o música, necesitará equipo audiovisual. Pero con los desafíos adicionales de un entorno al aire libre, es posible que también necesite calentadores, ventiladores, una pista de baile, electricidad, iluminación, carpas y más.
Si bien esto puede parecer abrumador, no se preocupe. No estás solo en este proceso. Si elige grandes proveedores que tengan experiencia en eventos al aire libre, pueden guiarlo y explicarle qué equipo necesita para su pieza del rompecabezas. Mantenga una lista centralizada para que pueda identificar cualquier superposición o brecha en el equipo y tener la mejor oportunidad de éxito.
7. Obtenga las herramientas y la tecnología adecuadas.
Uno de los pasos más importantes para aprender a planificar un evento al aire libre es familiarizarse con las herramientas y la tecnología que ayudarán a que las cosas funcionen sin problemas. Ya sea que se trate de un recorrido virtual por el espacio para entusiasmar a los asistentes con el evento, una herramienta de RSVP para mantener organizada la lista de asistentes o soluciones de diagramación de eventos para mapear todo antes de que se lleve a cabo, cada evento necesita herramientas para maximizar el éxito.
Por supuesto, cada evento es diferente, así que no espere una solución única para todos. Investigue (nuestra publicación que destaca las mejores herramientas de gestión de eventos en el mercado es un excelente lugar para comenzar) y evalúe los pros y los contras de todas las opciones que cree que pueden ayudar.
8. Piense en la accesibilidad.
Como siempre, tenga en cuenta a los asistentes con discapacidades cuando elabore su plan. Necesitará rampas y puntos de acceso para las personas con problemas de movilidad e iluminación clara y señalización para las personas con visión limitada. Camine por el lugar teniendo en cuenta la accesibilidad. Tenga en cuenta las áreas que pueden presentar dificultades y descubra cómo ayudará a las personas con discapacidades a navegar por ellas.
9. Organizar la instalación y el desmontaje.
Prácticamente cualquier lugar al aire libre que elijas requerirá que dejes el espacio en las mismas condiciones en que lo encontraste. Esto significa que deberás planificar la instalación (¿quién se encargará de qué?) y el proceso de desmontaje y limpieza. antes de tiempo Para algunos lugares, es posible que incluso deba retirar toda la basura, así que asegúrese de preguntar con anticipación qué se requiere.
10. Tenga un plan de respaldo.
Los eventos al aire libre son muy divertidos, pero hay algunas cosas más que pueden salir mal en comparación con los eventos en interiores. El mayor de ellos es el clima. Haga un plan de lo que hará si llueve, nieva o hace mucho calor o frío, para que sepa cómo cambiarán las cosas y qué planificación especial debe hacerse. Es posible que pueda hacer arreglos con sus proveedores para obtener equipos que solo se utilizarán en caso de mal tiempo, como sombrillas, tiendas de campaña o fundas para muebles.
También debe tomarse el tiempo para pensar en cualquier otro problema que pueda surgir el gran día para que pueda idear un plan de respaldo para esos también. Una vez que tenga una buena idea de todo lo que podría salir mal, estará en una posición mucho mejor para que todo salga bien y tenga un gran evento.
¡Ahora ya sabes cómo planificar un evento al aire libre!
¿Listo para comenzar con su planificación? Aquí hay 27 ideas creativas para su evento al aire libre. ¿Quiere profundizar más en el proceso de planificación de eventos en su conjunto? Nuestra guía sobre cómo planificar un evento tiene todo lo que necesitas.