Ha llegado el momento: se le ha dado la oportunidad de planificar un gran evento para su empresa que dejará a los empleados sintiéndose inspirados y llenos de energía. ¡Genial! Pero si sus responsabilidades normales no incluyen la planificación de eventos, es posible que se sienta abrumado. Incluso después de leer una guía completa para la planificación de eventos corporativos, puede decidir que trabajar con un planificador de eventos profesional le dará la flexibilidad para concentrarse en el panorama general y dejar que otra persona se encargue de los detalles esenciales. ¿Quiere aprender a planificar un evento corporativo con la ayuda de un planificador externo? ¡Sigue leyendo!
Los planificadores profesionales de eventos corporativos son una excelente opción para muchos eventos corporativos. Aportan años de experiencia y saben mucho sobre los obstáculos que pueden surgir durante el proceso de planificación. Al trabajar con un equipo de especialistas en planificación de eventos corporativos, ya tendrán una lista de socios proveedores examinados y equipos establecidos necesarios para realizar el trabajo. Tendrán la capacidad de tener un mayor control de los costos, los plazos y la calidad, con un amplio conocimiento y sabiduría sobre las últimas tendencias, los lugares más nuevos, los secretos para ahorrar presupuesto y los detalles que quizás no conozca.
Sin embargo, un planificador de eventos corporativos externo probablemente no conozca la cultura de su empresa. Es probable que tampoco conozcan las personalidades involucradas o el mensaje que le gustaría transmitir con su evento. Ahí es donde usted entra. Ya sea que el evento corporativo sea una capacitación de un pequeño equipo o un gran espectáculo de varios días, debe administrar cuidadosamente la relación que crea con su equipo de planificación de eventos para lograr un evento inolvidable.
Aprende a planificar un evento corporativo con estos 8 consejos:
1. Conozca los objetivos de su evento corporativo.
Para llevar a cabo un evento exitoso, primero deberá saber cómo se ve el éxito. ¿Qué espera el liderazgo de este evento? ¿Qué características harán que todos estén de acuerdo en que el evento fue exitoso?
Los eventos corporativos generalmente se enfocan en un objetivo principal. Por lo general, se llevan a cabo para comunicar un mensaje o aumentar un comportamiento dentro de la organización. Son una excelente manera de aumentar la moral de la empresa, transmitir un nuevo mensaje o compartir información valiosa.
Estos son algunos objetivos comunes para los eventos corporativos:
- Cambiando las percepciones de los clientes
- Crear un vínculo de equipo más fuerte
- Motivar al personal de ventas y otros empleados.
- Entretener a ejecutivos y gerentes
- Planificación para el próximo año
- Formando nuevo personal
- Crear oportunidades para la prensa o la cobertura de las redes sociales.
- Apoyo a las actividades de marketing.
- Crear entusiasmo por un nuevo producto o iniciativa.
- Hacer feliz a una persona (el jefe)
2. Crea un plan de eventos corporativos.
Una vez que haya decidido el objetivo principal de su evento, puede comenzar a planificar. Incluso si está contratando ayuda, cree un plan breve que describa la información más importante sobre el evento. Debe incluir:
- Metas y objetivos del evento
- Mensaje(s) que desea compartir
- Tu audiencia y número de asistentes
- Formato y tema del evento
- Presupuesto del evento: ¡utilice este estimador de costos para obtener ayuda!
- ROI esperado (y métricas relevantes para medir)
Detalles como ubicación del evento, tecnología, proveedores, alimentos y bebidas, entretenimiento y otros evento la logística puede quedar fuera de este plan inicial. El planificador que contrate se hará cargo de muchas de esas cosas. El objetivo de este plan inicial es transmitir su visión del evento y lo que le gustaría lograr.
3. Comunicar el panorama general.
Su objetivo principal como representante de la empresa para el evento es transmitir información sobre la empresa al planificador. Es probable que los planificadores de eventos no sepan mucho sobre su empresa y su cultura antes de tiempo. Eres la mejor fuente de información que tienen. Trate de darle al planificador una buena idea de la historia del evento, los objetivos que el liderazgo le ha comunicado y cualquier idea sobre el ambiente general del evento.
¿Se imagina una reunión formal para transmitir los objetivos estratégicos de la empresa para el año? ¿O es un retiro donde los empleados pueden relajarse y ser recompensados por sus esfuerzos? Es útil hacer un trabajo de preparación con anticipación para pensar en cómo será un evento exitoso y escribir sus pensamientos. Incluso puede incluir algunas imágenes para inspirar al planificador. Cuanto más clara sea su visión, más fácil será para el planificador ayudarlo a crear un gran evento.
4. Decidir roles y responsabilidades.
Si bien el planificador se encargará de muchos de los detalles, es probable que recurra a usted para algunas cosas. En su primera reunión, pregunte qué necesitan de usted y cuál es la mejor manera de ayudar a crear un gran evento. Apreciarán su previsión y voluntad de ayudar. Informe al planificador en qué recursos internos puede confiar, ya sean personas específicas que están disponibles para ayudar o departamentos.
Es probable que esté a cargo de la comunicación con los asistentes antes del evento, el enlace con el liderazgo corporativo sobre el progreso de la planificación y la orientación de la estrategia general para el evento. Más allá de eso, las tareas que asuma dependen en gran medida de usted. Si hay algo que definitivamente quiere hacer usted mismo, o algo que sabe que está más allá de sus capacidades, este es un buen momento para hacérselo saber al planificador. No tengas miedo de hablar. El objetivo final del planificador es asegurarse de que usted y la empresa estén contentos con el evento.
5. Deje ciertas cosas a los profesionales.
La realidad es que ha contratado a un planificador por una razón. Aunque puede ser difícil, debe confiar en el equipo de planificación para manejar los detalles que no ha asumido. Esto puede ser difícil cuando sabes que la responsabilidad del evento recae en última instancia sobre ti. Pero si microgestiona o trata de involucrarse demasiado, los planificadores no podrán hacer su trabajo.
Así que respira hondo y concéntrate en el panorama general. Disfrute del tiempo extra que ha ganado al delegar los detalles a su equipo de planificación de eventos de confianza.
6. Tener una fuente de verdad.
Con muchas personas trabajando en su evento corporativo, es importante tener un lugar donde todos puedan buscar respuestas. Si bien es probable que el planificador utilice su propio sistema de gestión de proyectos, coordine con ellos para asegurarse de que haya algún lugar donde pueda acceder a los detalles del evento. Esto puede significar que se le otorga acceso al sistema del planificador, que utiliza su propio sistema interno o que diseña un sistema compartido con acceso para cualquiera que lo necesite.
A medida que se acerca el evento y necesita confirmar los detalles, no querrá esperar una respuesta del planificador. Tener un lugar para todos los documentos y activos relacionados con el evento te ahorrará ese dolor de cabeza.
7. No te des un rol definido el día del evento.
Si está ayudando a planificar un evento corporativo, es probable que sea una persona que asuma tareas adicionales además de sus responsabilidades normales. Pero cuando se trata del día del evento, es necesario frenar ese impulso. No levantes la mano por muchas tareas de última hora que te ataren el día del evento. ¡No recoja a las personas del aeropuerto, registre a los asistentes en el registro o tome notas durante las sesiones de trabajo!
Como la persona a cargo del evento internamente, debe estar disponible para cualquier problema u obstáculo de última hora. Cuando el servicio de banquetes se atasque en el tráfico o la persona de A/V necesite saber dónde instalarse, su equipo se dirigirá a usted. Asegúrese de estar disponible para todos los involucrados en el evento internamente, así como para el equipo externo que ha contratado, para que pueda lograr una experiencia perfecta e inspiradora para todos sus asistentes.
8. No olvide hacer un seguimiento.
Una vez que llega al día del evento y las cosas funcionan sin problemas, puede parecer que no queda nada que pueda salir mal. Por lo general, es cuando el orador principal dice: «Claro, podemos enviar eso a todos después del evento» en respuesta a una pregunta de la audiencia, y nadie toma nota de lo que necesita enviar.
El seguimiento del evento es tan importante como el evento en sí. Las tareas de seguimiento en forma de acciones o respuestas a preguntas a menudo forman el «trabajo» real al que conduce el evento. Entonces, aunque no debería ser una tarea que se asigne a sí mismo (ver arriba), debe asegurarse de haber pensado en el seguimiento del evento durante el proceso de planificación. Si está organizando sesiones de grupo o pequeños grupos de trabajo, asegúrese de asignar personas que tomen notas para realizar un seguimiento de las acciones posteriores al evento. En cualquier sala, los miembros del equipo deben escuchar las promesas de seguimiento de los oradores, las preguntas que aún deben responderse y los comentarios de los asistentes para el próximo evento. Puede ponerse en contacto con su equipo de planificación de eventos para asegurarse de que el seguimiento se realice sin problemas para los asistentes y cumpla con las promesas del evento.
¡Aproveche estos consejos de planificación de eventos corporativos!
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