Ya sea que sea un planificador de eventos de tiempo completo o recién esté comenzando, esta guía sobre cómo planificar un taller es lo que necesita para dar vida a este tipo especial de evento.
Primero, aclaremos cualquier confusión. El término taller se usa comúnmente para describir muchos tipos diferentes de eventos. Pero según Merriam-Webster, un taller se define como “un programa educativo intensivo generalmente breve para un grupo relativamente pequeño de personas que se enfoca especialmente en técnicas y habilidades en un campo en particular”.
En otras palabras, piense en un taller como un pequeño evento con el objetivo principal de proporcionar a los asistentes un valor informativo. Algunos ejemplos de ideas para talleres incluyen lecciones de fotografía, clases de codificación, sesiones de escritura creativa y hackatones. Pero va mucho más allá de eso. Casi cualquier cosa puede convertirse en un taller con la planificación adecuada.
Descubre cómo planificar un taller con estos 22 trucos y consejos:
Aquí está todo lo que necesita hacer antes, durante y después de su taller para asegurarse de que sea un éxito.
1. Contesta las 5 W (y 1 H)
Las 5 W (y 1 H) conforman el panorama general de su taller. Una vez escrito, tendrá una excelente hoja de ruta para usted y sus colaboradores para que todos estén en la misma página desde el principio.
Las 5 W (y 1 H) y sus significados son:
- Quién organiza este taller, quién lo planifica y quién asiste?
- Qué tipo de taller es? Por ejemplo, un taller de capacitación profesional probablemente será muy diferente a un taller de yoga.
- Cuando planeas hacerlo? ¿Es un evento único o una serie?
- Donde se llevara a cabo el taller? Además, ¿será presencial o virtual? ¿Y dónde espera que se ubiquen los participantes?
- Por qué este taller y por qué ahora? ¿Por qué los asistentes deben estar allí?
- Cómo ¿Ejecutará este taller basado en lo que sabe en este momento?
2. Determine los objetivos de su taller
Probablemente ya sepas cómo crear objetivos SMART. Pero proponer metas para un taller tiene sus propios desafíos.
En primer lugar, está el nivel de experiencia. Si ha organizado un taller como este antes, puede usar datos históricos para revisar lo que salió bien y lo que puede mejorar. Si no lo hace, tendrá que investigar un poco para descubrir qué puede esperar de manera realista. Busque eventos similares en su área y pregúnteles a esos anfitriones si estarían dispuestos a participar en una llamada rápida para compartir sus experiencias.
En segundo lugar, tendrá que pronosticar cuántas personas se presentarán. Si está organizando un taller para una corporación, es probable que los asistentes deban unirse. En ese caso, no tienes que preocuparte por la asistencia. Pero si está organizando un evento sin una audiencia garantizada, busque las estadísticas asociadas con su tipo de taller y las tasas promedio de asistencia.
3. Elige un tipo
Ya sea presencial o virtual, una formación profesional o una sesión de yoga, el tipo de taller que elijas determinará cómo planificarlo. Por ejemplo, si está organizando un baño de sonido virtual, deberá equipar a su médico con el equipo de audio necesario para que la experiencia sea buena.
4. Forma un equipo
Al igual que con cualquier proyecto grande, un equipo ayuda a aligerar el ascensor. Incluso si su taller es solo para sus colegas internos, es posible que pueda encontrar voluntarios entre sus compañeros de trabajo, amigos u oradores. Comience preguntando a las partes interesadas qué estarían dispuestos a contribuir. Establezca una reunión semanal y calcule el compromiso de tiempo que necesitará de cada participante.
5. Investiga a tu audiencia
Busque qué tipo de contenido (video, audio, memes, etc.) les atrae más. Considere cuáles son sus objetivos para el taller y comience una lluvia de ideas para actividades basadas en eso. Si tiene comunicación directa con su público objetivo ahora, publique una encuesta que les permita compartir sugerencias.
6. Delinear el presupuesto
Haz una hoja de cálculo que enumere todos los artículos que necesitarás para el taller. Incluya todo, desde el alquiler del lugar hasta los anuncios digitales. Agregue los precios y cotizaciones para cada uno. Después, calcule sus posibles ingresos si se trata de un evento con fines de lucro y vea si el costo de organizar el taller tiene sentido con los precios de admisión previstos.
7. Crea una agenda
Comience presentando de qué se trata este taller, quiénes son usted y/o los oradores, y de qué se trata el taller. Incluya una conferencia principal, una sesión paralela que aliente a los participantes a interactuar entre sí y una reflexión final o una sesión de preguntas y respuestas para cerrar el evento.
8. Aprende de la competencia
Investigue eventos similares en línea para tener una idea de lo que suelen hacer los planificadores y cómo puede mejorarlo. Busque la duración de los talleres, las actividades, los temas, las bonificaciones y las descripciones para informar los suyos.
9. Elige una fecha para el taller
Tenga en cuenta a su audiencia al elegir las fechas y los horarios de sus talleres potenciales. Por ejemplo, si desea llegar a los cantineros, no organice su taller por las noches o los fines de semana.
10. Redacta tu plan de comunicación
Pregúntate a ti mismo las siguientes preguntas:
- ¿Cuándo y por qué se comunicará con la audiencia de su taller?
- ¿Qué canales debe utilizar para llegar a ellos?
- ¿Cómo puedes aportar valor más allá de la publicidad de tu taller?
11. Crea un calendario de marketing
¿Necesita un buen lugar para comenzar? Una lista de correo electrónico y 1 o 2 canales de redes sociales deberían ser más que suficientes. Programe tiempo para redactar, aprobar, compartir y responder a los comentarios de cada contenido que publique.
12. Prepárate para las ventas
Elija su plataforma de emisión de boletos y planifique cómo aceptará pagos en persona. Tenga en cuenta las tarifas y el equipo en el presupuesto de su evento.
13. Desarrolla tu contenido
Cree 3-4 pilares para basar su contenido. Uno puede ser su taller, pero los otros deben ser sobre temas relacionados interesantes. Tenga en cuenta que su objetivo debe ser construir una comunidad, no vender ciegamente, vender y vender.
14. Busca ubicaciones
Si organiza en persona, cree una lista de deseos de lugares o tipos de lugares. Si realiza un alojamiento virtual, determine qué plataforma de software le gustaría usar.
15. Crea una estrategia para tu diseño
Utilice nuestras herramientas de diagramación de eventos para organizar el diseño de su taller. Necesitará espacios para el registro de eventos, actividades, salas de descanso y cualquier espacio especial que le gustaría incluir, como un área al aire libre para cócteles después del taller.
16. Planificar actividades
Las mejores actividades del taller comienzan con un rompehielos relacionado con el tema del taller seguido de su evento principal y un período de descompresión. Aquí también es donde entra en juego la investigación de la competencia. Toma tus ideas favoritas de eventos relacionados y dales tu propio giro.
17. Considera asociaciones
Si aún no lo ha pensado, considere asociarse con marcas que puedan beneficiar a su audiencia o beneficiar a su evento. Por ejemplo, una marca que puede beneficiar a su audiencia de yoga sería una empresa de té centrada en el yogui. Una marca que beneficiará tu evento, por otro lado, sería un estudio de yoga local que haya ofrecido a uno de sus maestros como líder del taller.
18. Reúne herramientas
Este paso incluye todo, desde lápices hasta un proyector y la plataforma de boletines por correo electrónico que elijas. Planifique esto con anticipación en caso de que necesite que le envíen un artículo o si desea probar algún software.
19. Revisar las mejores prácticas del taller
Asegúrese de que su orador sepa qué energía traer al evento. Además, tenga en cuenta que si bien debe delinear la presentación, también debe haber espacio para que el evento fluya con la vibra del grupo. Eso significa dar a los participantes espacio para hablar, mejorar parte de su diálogo y tener uno o dos segmentos adicionales en su bolsillo trasero en caso de que acelere los demás.
20. Haz una reunión
Reúnase con su equipo en los días previos al evento. Revise las responsabilidades de todos, repase su plan para el día y elabore un Plan B para los elementos clave de la agenda si aún no lo ha hecho.
21. Organice una carrera de prueba
Si tu evento es virtual, este paso es especialmente importante. Verifique las velocidades de Internet, la calidad de video y audio y la iluminación para todos los hosts. Ejecute los programas de software y vea si se requieren actualizaciones antes de poder usarlos.
22. Organice un análisis posterior al taller
En un estudio masivo realizado por equipos de la Universidad de Manchester, la Universidad de Oxford y muchos otros, los investigadores idearon un sistema para medir el impacto de los talleres. Según sus hallazgos, “vale la pena entender por qué queremos medir el impacto en primer lugar y equilibrar esto con la cantidad de tiempo necesario para organizar el taller y el tiempo que queremos dedicar a evaluar el taller”.
Continúa señalando: “Con buenas mediciones, podemos convencer a los financiadores para que mantengan y apoyen el trabajo que hacemos, alentar a las personas a asistir a nuestros talleres y sentirse satisfechos de que el trabajo que estamos haciendo con nuestros talleres vale la pena y genera un impacto positivo. diferencia.»
¡Ahora ya sabes cómo planificar un taller!
Ahora que ya sabes cómo planificar un taller y tenga esta lista de verificación del taller para una fácil referencia, puede completar sus planes con las lecciones aprendidas de estos ejemplos de eventos virtuales.
A continuación, evite errores innecesarios con estos importantes consejos para reuniones con clientes para planificadores de eventos principiantes.