¿Sabía que hay una perspectiva general de crecimiento laboral del 9 % para los coordinadores de ventas y catering entre ahora y 2026? Prepare su currículum y conjunto de habilidades para ser aún más competitivo en este mercado laboral en crecimiento. Explore los consejos descritos en este artículo para impulsar con éxito las ventas grupales, apoyar a los equipos de catering del hotel y administrar el personal en los eventos del hotel.
¿Qué es un coordinador de ventas y catering?
Un coordinador de ventas y catering en un hotel está a cargo de aumentar los ingresos, facilitar eventos y administrar todos los detalles esenciales que intervienen en eventos en vivo exitosos. Hay muchas maneras diferentes de convertirse en un coordinador de ventas y catering, pero todos los caminos implican la gestión empresarial.
Además, los coordinadores de ventas y catering exitosos son excelentes en el servicio al cliente, las finanzas y la organización. Las habilidades como la resolución rápida de problemas y la mejora de la eficiencia de los sistemas establecidos también son muy deseables para este trabajo.
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Cómo ser un coordinador de ventas y catering exitoso
Un coordinador de ventas y catering exitoso se destaca en las tres áreas principales de su puesto, que incluyen ventas, catering y administración. Sigue estos consejos para sobresalir en todos los sentidos:
1. Aumentar los ingresos
Proporcione información valiosa sobre el presupuesto, aumente las ventas de los clientes y simplifique la comunicación entre los clientes potenciales y los hoteles para mejorar las ganancias.
Ayudar con el presupuesto.
Ayude al equipo de administración de su hotel a crear presupuestos realistas con detalles como cotizaciones de proveedores, datos de eventos pasados similares y pronósticos de ingresos.
Mantenga una lista de proveedores a los que acudir con su información de contacto, precios y especialidades. Actualice sus notas sobre sus tarifas y servicios al comienzo de cada nuevo año, ya que los proveedores tienden a crecer y cambiar sus negocios con el tiempo.
Organice datos de eventos pasados similares utilizando un software de planificación de eventos de hotel como Cvent o una plataforma de gestión de catering. Realice un seguimiento de los detalles clave, como el gasto proyectado frente a los gastos reales. Imprima informes personalizados que respalden sus recomendaciones de presupuesto para que los administradores de hoteles y eventos los revisen.
Pronostique los rangos de ingresos: los alimentos y bebidas del hotel generalmente representan el 25% de los ingresos generales de todos modos, por lo que tiene sentido incluirlos en sus notas presupuestarias.
Maximizar las ventas.
Los coordinadores exitosos de ventas y catering saben cómo aumentar las ventas de los clientes y mejorar la eficiencia de las operaciones de alimentos y bebidas. Realice ventas adicionales a los clientes sobre proveedores particulares, menús más grandes o complementos especiales con propuestas visuales. Incluya diagramas de espacio en 3D hechos con una herramienta de software de catering de hotel como ATARE para persuadirlos.
Luego, mejore la eficiencia de la operación de alimentos y bebidas con una plataforma de comunicación de eventos todo en uno. Reúna a planificadores, gerentes y clientes con notas de eventos fáciles de consultar y mensajería centralizada.
Además, piense en formas en que su hotel puede encontrar más negocios. Comuníquese con sus asociaciones profesionales para obtener recomendaciones o referencias de clientes corporativos a corto plazo. Luego, construya su propia base de seguidores leales de planificadores de eventos y ejecutivos corporativos a lo largo del tiempo para brindar aún más valor a los hoteles, ¡y conviértase en una contratación irresistible!
Consejo profesional: conviértase en un coordinador de ventas y catering irresistible contratando creando su propia base de seguidores leales de planificadores de eventos: envíe una nota de agradecimiento escrita a mano de seguimiento una vez que finalice el evento.
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Comunicar la visión del cliente.
Ayude a la gerencia del hotel a comprender la visión del cliente con una plantilla de cuestionario que puede usar para documentar los detalles más importantes de cada reunión e interacción digital. Incluya elementos de plantilla como lo que hacen, lo que es más importante para ellos y por qué quieren organizar este evento en particular en este momento específico. Detalles como estos inspiran a los gerentes de hoteles y planificadores de eventos a encontrar soluciones relevantes para sus necesidades y deseos.
2. Apoyar a los equipos de catering de eventos del hotel
Realice los pedidos a tiempo, asegúrese de que los chefs se mantengan al día con los códigos y vigile las preocupaciones generales del evento para ayudar a los equipos a sobresalir.
Mantener el inventario.
Reconozca que los coordinadores de ventas y catering exitosos a menudo solicitan ingredientes para los menús de eventos del hotel, suministros de cocina según sea necesario y suministros administrativos de manera regular. Familiarícese con las tiendas digitales de equipos de catering como WebstaurantStore y Caterer’s Warehouse.
A continuación, cree un sistema de calendario digital para organizar los tres calendarios de pedidos. Ordenes con código de colores por comida, cocina y oficina. Configure recordatorios automáticos por correo electrónico para pedidos de alimentos de dos a cuatro semanas antes de los eventos.
Luego, haga una colaboración colectiva para obtener una lista de suministros de cocina de bajo inventario colocando un letrero en las áreas de preparación de alimentos. Finalmente, use herramientas convenientes como Subscribe and Save de Amazon para reabastecer automáticamente los suministros de oficina trimestral o semestralmente.
Cumplir con los requisitos de higiene y seguridad de la cocina.
Asegúrese de que todos los chefs y el personal de eventos del hotel practiquen los consejos de seguridad alimentaria recomendados por el gobierno, como la desinfección adecuada de superficies y el control de la temperatura de la carne. Prepare una lista de recordatorios de higiene general y colóquelos en áreas donde su personal pueda revisarlos fácilmente.
Vuelva a verificar que todas las personas que manipularán alimentos en el evento tengan una certificación ServSafe válida.
Reponga el jabón de manos, el detergente para lavar platos, las toallas de papel y los artículos de limpieza al menos una semana antes del evento. Mantenga guantes desechables y redecillas para el cabello en una variedad de tamaños disponibles. Tenga listo un botiquín de primeros auxilios y un extintor de incendios que funcione.
Trabaje junto con sus chefs para preparar un diseño de cocina. Brinde a los trabajadores suficiente espacio para moverse sin chocar entre sí y establezca estaciones de trabajo con dispositivos eléctricos que estén lejos de cualquier posible derrame de agua. Contrate o asigne el lavado de platos y el saneamiento de utensilios a una persona o equipo y mantenga un flujo constante durante todo el evento.
Anime a los trabajadores que se sientan mal a quedarse en casa. Fomentar hábitos saludables como el consumo de agua y estiramientos ligeros en el trabajo. Además, envíe un aviso con anticipación pidiéndoles a todos los empleados de catering que usen calzado antideslizante adecuado. Aproveche esta oportunidad para enviar formularios de responsabilidad también.
Supervisar la presentación de los alimentos.
Guarde las notas de pedidos de los clientes y las imágenes de inspiración en una carpeta para una referencia rápida durante el evento. Tenga paños desinfectados listos para limpiar las salpicaduras de salsa y las huellas dactilares de los platos y los bordes de las fuentes. Cree una bandeja de presentación de maqueta para servidores o quien esté a cargo del emplatado. Reponga servilletas de cóctel, swizzlers y adornos cuando estén medio vacíos si están en exhibición pública como parte de su decoración.
Gestionar invitados al evento.
Salúdelos usted mismo o asigne un equipo de registro de invitados a la tarea. Proporcióneles sillas y una mesa o un podio. Infórmeles sobre la línea de tiempo del evento cualquier otro detalle relevante, como descansos y oportunidades para comer. Cree un sistema de guardarropas para cualquier evento que tenga lugar durante el otoño o el invierno.
Use el software de catering para eventos para crear un diseño de evento que sus invitados disfrutarán. Agregue preferencias de comidas y restricciones dietéticas especiales a los perfiles de invitados individuales y asigne asientos donde sea necesario.
3. Sobresalir en la gestión
Dirija a los empleados de principio a fin para ayudar a que los eventos de su hotel sean lo mejor posible.
Administrar los horarios de eventos de los empleados.
Reserve y confirme el personal de eventos del hotel para los días de eventos determinados. Incluya la configuración y el desglose en los detalles de su asignación de turnos. Confirme la disponibilidad antes de agregarlos a su programa de eventos.
Trabaje con la propiedad de su hotel y elabore un plan sobre qué hacer si uno o más miembros del personal del evento se enferman. Si puede, tenga al menos un miembro completo del equipo de guardia durante el transcurso de su evento en caso de que necesite ayuda adicional en algún momento.
Supervisar al personal de eventos del hotel.
Asegúrese de que todos sepan cuáles son sus responsabilidades y cuándo pueden tomar los descansos obligatorios estatales y federales. Reserve un guardarropa o un armario para que coloquen ordenadamente sus pertenencias personales. Proporcione una caja fuerte cerrada para objetos de valor o, si hay celebridades presentes, sus teléfonos.
Manténgalos informados con una sesión informativa del evento al comienzo de su turno. Cubra temas como los elementos del menú, las metas y expectativas del cliente y el horario del día. Ayúdelos a encontrar cosas que hacer si hay un momento de calma y sugiérales algunas actividades de trabajo simples y ocupadas que serán de gran ayuda para los chefs durante las horas punta.
Coordinar la instalación y el desglose de los eventos del hotel.
Para configurar el evento: Planifique y reúna una lista de artículos de decoración y configure los suministros que necesitará con anticipación. Cree un programa de organización de eventos y prepare al personal en consecuencia.
Para desglosar el evento: Asigne equipos de personas para retirar la basura, lavar los platos en la cocina, empacar los manteles y desarmar los muebles. Haga que una persona de contacto revise y comunique las expectativas que las empresas de alquiler tienen sobre sus artículos.
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¿Qué hace un coordinador de ventas y catering?
Un coordinador de ventas y catering aumenta los ingresos del hotel, supervisa los equipos de catering y gestiona los detalles del evento.
¿Cómo me convierto en un gerente de ventas de catering?
Conviértase en gerente de ventas de catering solicitando un puesto vacante o adquiriendo experiencia en la industria hotelera.
¿Cómo me convierto en un coordinador de catering exitoso?
Conviértase en un coordinador de catering exitoso 1. aprendiendo cómo vender más a los clientes y encontrar nuevos clientes potenciales para eventos, 2. manteniéndose al tanto de las últimas tendencias de la industria y 3. encontrando nuevas formas de optimizar los procesos de oficina y eventos.
Conviértase en un exitoso coordinador de ventas y catering con la herramienta adecuada
Ahora sabe exactamente lo que es un coordinador de ventas y catering en un hotel junto con consejos y trucos sobre cómo sobresalir en cada área importante de responsabilidad. También sabe cómo tener éxito en esta industria. A continuación: consulte este útil software de gestión de eventos para hoteles que le ayudará a gestionar invitados, colaborar con clientes y mucho más.