¿Conoces las 5 mejores formas de aumentar la asistencia a eventos?

Los eventos son un momento para que las personas se reúnan y aprendan algo nuevo. Son un momento para que los planificadores de eventos brinden a los invitados una experiencia que recordarán. De hecho, el 91 por ciento de los planificadores de eventos miden si un evento es exitoso o no en función de la satisfacción de los asistentes, según EventMB.

¿Cuáles son algunas formas en las que puede asegurarse de atraer a los asistentes a su evento, llenar los asientos y hacer que la mayor cantidad posible de personas pueda recordar su evento? Aquí hay cinco formas efectivas de aumentar la asistencia a eventos.

1. Haz que la ciudad sea parte del evento

Para impulsar la asistencia a su evento, destaque su ubicación y todo lo que tiene para ofrecer en marketing, como correos electrónicos, sitio web e invitaciones.

Emma’s Marketing United incorpora la creciente ciudad de Nashville en su evento. Marketing United se lleva a cabo en el Museo y Salón de la Fama de la Música Country de Nashville. El museo se llama el «Smithsonian de la música country» debido a su «colección incomparable», según el sitio web del museo. Tener el evento en el museo destaca la cultura de Nashville y anima a la gente a estar en un lugar increíble cerca de los mejores bares y restaurantes de Nashville.

Emma también crea contenido sobre lo que los asistentes pueden hacer mientras están en Nashville, como esta guía sobre lo que los asistentes pueden hacer mientras están en Nashville. El escritor Mckenzie Gregory incluso enumera algunas cervecerías para visitar en Nashville:

Otro ejemplo de incorporación de la ciudad en un evento proviene del Congreso Mundial de Educación organizado por Meeting Professional International. El evento tiene lugar en Indianápolis, Indiana. Esta página de inicio analiza las características y la cultura de Indianápolis y le da al lector una idea de cómo será su experiencia general en relación con el lugar dentro de la ciudad.

2. Crea contenido que cuente una historia

Desarrolle contenido utilizando participantes de eventos anteriores o algunas personas influyentes clave que invite antes de este evento, para explicar sus experiencias con él y entusiasmar a otros.

En una entrevista telefónica, Rachel Stephan, propietaria de Sensov/marketing de eventos, dijo que para lograr que la gente asista a un evento, cree contenido que cuente una historia. Si está promocionando un evento que tuvo lugar en el pasado, dice: “Cuente la historia del orador, cuente la historia de un expositor, un patrocinador o incluso participantes anteriores. Pueden compartir algunas de las conexiones que han hecho en el evento, sus ‘momentos ajá’ y lo que han aprendido y aplicado en el último año de ese evento. Y tal vez incentivarlos y darles algo a cambio de compartir algunas de esas ideas con usted”.

La segunda empresa de Stephan, una plataforma de marketing de influenciadores de eventos llamada snöball, crea herramientas de marketing que se pueden compartir y que son únicas para cada expositor, orador y participante para ayudar a cultivar la confianza y ampliar el alcance al promocionar un evento. Por ejemplo, un orador obtendrá su propia página de inicio con su contenido y publicaciones personalizadas en las redes sociales ya hechas para él, de modo que sea más fácil para los influencers compartir contenido con sus redes. Tener páginas de destino para todas las personas influyentes de su evento ayudará a amplificar sus marcas.

Stephan también sugiere crear contenido sobre lo que hablarán los oradores en el próximo evento.

“Concierta una entrevista con uno de los ponentes de tu evento y profundiza en lo que hablarán. Luego reutilícelo en un video, un artículo de blog o compártalo en las redes sociales”, dijo.

Aquí hay un ejemplo simple de Emma. Emma entrevistó a los asistentes y oradores después de Marketing United 2016. Uno de los asistentes dijo: “La única conferencia de marketing a la que asisto todos los años”. Las entrevistas con personas reales, incluso las más cortas, son poderosas cuando se trata de entusiasmar a las personas para que asistan a su próximo evento.

3. Planifique una experiencia única y luego promuévala

Cree una experiencia personalizada según los objetivos de sus asistentes y asegúrese de que su sitio web destaque cómo los ayudará a lograrlos. Tres elementos clave a considerar incluyen cómo configurar su contenido, cómo configurar su habitación y qué comida servir.

Si está planeando un evento para una empresa de software, se puede crear una experiencia única en torno a la participación de los asistentes en grupos pequeños. Puede facilitar la discusión grupal para fomentar la participación entre los asistentes mediante la creación de sesiones de trabajo que tengan temas específicos para discusiones en grupos pequeños para que las personas puedan hablar sobre sus intereses. Asegúrese de darles a todos la oportunidad de hablar.

Y asegúrate de no olvidarte de la comida. En serio, la buena comida es una parte importante de cualquier evento, ya sea para sus clientes, un evento corporativo o una recaudación de fondos para una organización sin fines de lucro. La comida es un elemento importante y debe estar bien ejecutada. El equipo de la empresa de catering Food For Thought lo dice bien. Escriben: «Un evento memorable se compone de varios elementos, combinados de manera experta para crear magia».

4. Enviar invitaciones personales

Enviar invitaciones personalizadas es una excelente manera de diferenciarse de todas las noticias con las que todos son bombardeados todos los días.

Envíe invitaciones personales a las personas que hayan asistido al evento en el pasado o, si se trata de un evento nuevo, envíe una invitación a los clientes potenciales que ingresaron a través de su sitio web. Las invitaciones personalizadas ayudarán a construir relaciones con los asistentes potenciales, y las relaciones sólidas y reales les darán a los asistentes potenciales razones adicionales para asistir a su evento. Se puede enviar una invitación personal en forma de carta o correo electrónico. Es posible que desee separar quién recibe una carta y quién recibe un correo electrónico. Para aquellos que asistieron en el pasado, puede enviar una carta con un regalo dentro para mostrar su agradecimiento por su asistencia. Un ejemplo de una invitación personal podría verse así:a

Querida Susan,

¡Esperamos que haya disfrutado de Event Fun el año pasado! Estamos encantados de invitarle a Event Fun de este año.

Este año, nuestros oradores incluirán __ y ___.

Debido a que ha asistido a los últimos tres eventos de Event Fun, también está invitado a nuestra cena privada en ___ con algunos de los oradores principales del evento. Puede discutir tendencias de eventos, ideas de eventos y hacer cualquier pregunta a algunos de los mejores profesionales de eventos.

Por favor confirme su asistencia directamente a mí en [insert owner email address].

Gracias,

[Insert CEO/owner of company name]

5. Haz que los medios cubran tu evento

Por último, pero no menos importante, la cobertura de los medios puede ayudar a atraer a más asistentes, y hay algunos pasos simples para asegurarla.

Envíe un comunicado de prensa a los medios de comunicación locales con toda la información que pueda pensar sobre su evento. Este es un ejemplo de un artículo sobre una recaudación de fondos en un periódico local en Ann Arbor, Michigan. El artículo destaca un evento de recaudación de fondos con una subasta de arte. Las ganancias se destinaron a los servicios de apoyo de Avalon y los artistas que crearon el arte.

¿No sabe a quién enviar comunicados de prensa? Cree una lista de medios de reporteros que cubran un tema relacionado con su evento.

Asegúrese de darles a los reporteros una razón para asistir a su evento dentro de su correo electrónico. ¿Está presentando a un orador que podría ser de interés para el reportero? ¿Cuál es el objetivo de tu evento? ¿Cómo se destaca su evento?

Ya sea que el evento esté dirigido a la comunidad o a una determinada industria (o a ambos), la cobertura de los medios locales ayudará a correr la voz sobre el evento y hará que los asistentes potenciales confíen en usted (especialmente si nunca han oído hablar de usted).

¡Ahora está listo para aumentar la asistencia a eventos!

Se necesita mucho trabajo para planificar un evento. Y dado que ha puesto todo ese trabajo, asegúrese de hacer la última milla y asegúrese de que su evento sea experimentado por la mayor cantidad de personas posible. Desde la creación de contenido de calidad hasta diferentes tipos de experiencias de eventos para los asistentes, aquí cubrimos muchos métodos efectivos para asegurarnos de llenar asientos en cualquier tipo de evento. Obtenga nuestra guía de tendencias de eventos para descubrir más sobre cómo hacer de su experiencia un evento imperdible.