Consejos innovadores para el almacenamiento de archivos en la nube

Tienes contratos de eventos, listas de invitados, fotografías de eventos y… podríamos seguir. Pero la cuestión es que estás haciendo malabarismos con muchos activos cuando se trata de gestionar un evento de principio a fin. Y con COVID-19, que hace que más personas trabajen desde casa, todo tu entorno de trabajo es probablemente muy diferente al de antes.

Por eso, para muchos profesionales de los eventos, el almacenamiento de archivos en la nube está teniendo su momento. El almacenamiento de archivos en la nube ofrece a los organizadores de eventos y a los hoteleros una forma sencilla de guardar la información en línea de forma segura, para poder acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar. Más allá de la comodidad añadida, Datometry informa de que el ahorro de costes es la razón número uno por la que las empresas trasladan sus archivos (léase: carpetas de eventos) a la nube.

Hoy nos adentraremos en el almacenamiento en la nube y revelaremos algunas formas sencillas de sacarle el máximo partido para su negocio de reuniones y eventos.

Explora 12 consejos para el almacenamiento de archivos

en la nube
La comodidad es tentadora, pero subir los datos a la nube plantea, sin duda, algunos problemas de seguridad. Por un lado, nunca se puede estar seguro de quién podría acceder a esa información sensible. Por eso, aquí tienes algunas formas de mantener tus eventos lejos de las miradas indiscretas.

Formas sencillas de mantener la seguridad de los archivos en la nube

He aquí un par de consejos prácticos para mantener sus datos en la nube tan seguros como sea posible.

1. Evite almacenar información sensible en

la nube.
Sube sólo los archivos a los que necesites acceder con frecuencia o que necesites compartir con otros. Intenta evitar subir documentos con tus contraseñas, el número de tu tarjeta de crédito o la dirección de tu casa. Si tienes que incluir esta información en tus archivos, codifícalos antes de subirlos.

2. Cifra tus datos

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Antes de subir tus archivos a la nube, siempre es beneficioso encriptar tus datos, incluso si el almacenamiento en la nube los encripta automáticamente. Una solución rápida y sencilla para cifrar tus archivos es utilizar el software BitLocker de Microsoft.

Consejo: Cuando configures el cifrado, se te pedirá que introduzcas una contraseña como clave de descifrado. Asegúrate de utilizar siempre contraseñas fuertes y únicas que contengan diferentes caracteres, como letras mayúsculas y minúsculas y números, y que tengan más de 15 caracteres.

3. Activa la autenticación de dos factores

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Si tu proveedor de almacenamiento en la nube ofrece la autenticación de dos factores, actívala Es increíblemente útil para cualquiera de tus cuentas, y garantiza que sólo el personal autorizado pueda iniciar sesión en tu almacenamiento en la nube.

Recibirás un código por SMS o a través de una aplicación de autenticación cada vez que inicies sesión en un nuevo navegador/dispositivo, para que el servicio pueda verificar tu identidad y bloquear los intentos maliciosos.

4. Lee las condiciones del servicio

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Antes de confiar tus datos a un proveedor de servicios en la nube, tómate un momento para leer sus términos y condiciones. Además de almacenar tus datos, algunos servicios en la nube te permiten compartir tus fotos y archivos con otros.

Esto parece muy atractivo, pero a veces estos servicios vienen con una trampa. Si lees la letra pequeña, descubrirás dónde almacenan tus datos y qué ocurre en caso de que se produzca una infracción u otro tipo de peligro

Aquí tienes algunos enlaces rápidos a las condiciones de servicio de Google Drive, Dropbox, OneDrive y iCloud, para que puedas hacerte una mejor idea de lo que debes buscar.

5. Utiliza una solución antivirus de última generación

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Puede que estés utilizando un proveedor de servicios en la nube seguro en el que confías plenamente, pero a veces el eslabón más débil resulta ser el sistema informático desde el que te conectas. Mantén tu software actualizado, incluido tu sistema operativo.

Evita las ubicaciones web peligrosas, como los sitios web de torrents, que no parecen de confianza. Y edúcate para detectar posibles ciberataques a través de correos electrónicos de phishing, banners infectados, correos electrónicos de spam, intentos de ingeniería social, etc. Aquí tienes una lista de los mejores antivirus de este año.

Consejos para desordenar su almacenamiento en la nube

Puede que necesites la lista de catering para tu cliente, pero ahora no puedes localizarla entre las aparentemente miles de listas de catering en tu almacenamiento, no importa lo que busques. ¿Le resulta familiar?

La comodidad del almacenamiento en la nube facilita la realización de copias de seguridad de tus archivos. Pero a menos que le dediques tiempo a organizar ese espacio, puede convertirse rápidamente en algo abrumador. Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a desordenar tu nube.

6. Utiliza carpetas

desde el principio.
Todos los principales servicios de almacenamiento en la nube te permiten crear carpetas. Empieza por crear carpetas para tus diferentes tipos de archivos. Por ejemplo, podrías crear primero dos carpetas, una para los eventos que ya han ocurrido y otra para los próximos.

7. Estandarice los nombres de las carp

etas.
Establecer una convención de nomenclatura eficaz facilitará que todos encuentren lo que necesitan, especialmente a medida que crece el número de archivos en el espacio de tu equipo.

Por ejemplo, prueba: Fecha_Tipo_Nombre_de_carpeta. Así, si planeas un evento corporativo en enero de 2020, podrías nombrar la carpeta «2020Enero_Conferencia_Forbes». El truco está en elegir un sistema de nomenclatura que funcione para ti y luego documentarlo.

8. Asigna etiquetas a los archivos

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Otra forma estupenda de controlar tus archivos y almacenarlos en carpetas es asignarles etiquetas. No siempre podrás recordar los nombres de los archivos, pero las palabras clave pueden ser de gran ayuda.

Por ejemplo, puedes estar trabajando en una propuesta y guardar el borrador inicial para un cliente como «evento uno». Si lo etiquetaras con palabras clave como «plantilla» o «powerpoint», tendrías menos problemas para encontrarlo más adelante.

9. Determina tu estructura de carpetas

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Esta es una de las razones más comunes para tener un almacenamiento en la nube desorganizado. Si tu actual estructura jerárquica de carpetas está excesivamente dispersa, rehazla hasta dar en el clavo.

Intenta organizarla por aquello a lo que accedes con más frecuencia. Muchos profesionales que trabajan en la gestión de eventos organizan su estructura empezando por el año, seguido de los tipos de eventos o tipos de clientes, y luego el nombre del evento.

Consejos para compartir archivos y carpetas en la nube

Ahora que has estandarizado todo tipo de organización de archivos y carpetas, vamos a entrar en las mejores formas de compartir archivos. Cuando compartes archivos, éstos se sincronizan automáticamente con el ordenador de cada persona, o se puede acceder a ellos a través de la web o de dispositivos móviles. Debido a este acceso instantáneo, es mucho más cómodo que enviar correos electrónicos de un lado a otro. Veamos algunas de las mejores prácticas para compartir archivos.

10. Comprueba dos veces la configuración de permisos

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La mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube ofrecen una opción para compartir tus archivos, y también para compartirlos públicamente. Esto significa que cualquier persona con el enlace correcto puede obtener tus archivos. Antes de compartir un enlace a un plan o diagrama de un evento, asegúrese de comprobar la configuración de los permisos, así como cualquier acceso adicional para editar/descargar el archivo.

11. Audite sus

archivos.
Realiza auditorías periódicas de tus archivos para comprobar quién accede a ellos; por ejemplo, establece un recordatorio en el calendario cada trimestre (¡hazlo ahora mismo!).

Si un archivo ya no es necesario, asegúrate de eliminarlo por completo de tu sistema en la nube. De este modo, te asegurarás de que no haya accesos no deseados y liberarás espacio adicional de tu almacenamiento en la nube.

12. Almacena todos los documentos de tu evento en un solo lugar

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Dado que las cosas cambian con tanta frecuencia en los eventos, utilizar un software que se actualice en tiempo real, sin importar dónde se encuentren los miembros de tu equipo, puede ahorrarte tiempo.

Guarde sus innumerables archivos de hojas de cálculo, listas, logotipos, vídeos y listas de invitados junto a los diagramas de su evento con la solución de servicios para eventos de ATARE. Y compártalos fácilmente con sus compañeros de equipo, clientes y proveedores.

Explore las ventajas del almacenamiento en la nube

Cuando se trata de almacenamiento y protección de datos, la nube ofrece un montón de beneficios empresariales que no querrá perderse. Éstas son sólo algunas:

1. Productividad empresarial ininterrumpida

El trabajo no está, a estas alturas, obligado a la oficina. No importa si estás charlando con un cliente en tu coche o mientras estás en un hotel, sincroniza los documentos desde cualquier lugar.

Los planificadores de eventos y los hoteleros ya no tienen que depender del envío por correo electrónico de archivos excesivamente grandes ni estresarse con el control de versiones entre documentos estáticos.

2. Copia de seguridad y recuperación sencillas

Una de las mayores ventajas de utilizar el almacenamiento en la nube es que siempre tendrás una copia de seguridad en caso de que algo falle en tu hardware (¡ordenador de sobremesa!).

En caso de que se produzca un fallo en el disco duro o cualquier otra avería del hardware, siempre podrás acceder a la nube y recuperar los datos que se hayan dañado o perdido.

3. Los datos de tu evento están protegidos

¿Qué pasa con tus propuestas de eventos cuando pierdes tu dispositivo? Si almacenas tus datos en un disco duro local y no están encriptados, no puedes garantizar que no se copien. La mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube añaden capas adicionales de protocolos de seguridad para evitar que tus archivos acaben en las manos equivocadas.

Así que, tanto si eliges Amazon Web Services, Azure o Google Cloud, lo mejor de utilizar el almacenamiento en la nube es que los datos del servidor se distribuyen en servidores redundantes, y los datos almacenados en la nube están protegidos contra cualquier tipo de fallo de hardware.

4. Es un servicio más escalable

Si utiliza una unidad física, se quedará sin almacenamiento muy pronto y tendrá que gastar dinero para comprar más espacio en el disco duro. Almacenar los datos en la nube puede ayudar a las organizaciones a aprovechar una mayor escalabilidad.

¿Necesita su equipo de eventos poder ampliar y reducir su capacidad con facilidad? Aproveche las ventajas del almacenamiento en la nube para ampliar y reducir sus necesidades de almacenamiento de archivos bajo demanda.

5. Puede reunir a la gente

Los datos almacenados en la nube pueden compartirse fácilmente con los clientes y colegas de eventos y hoteles de forma sencilla y segura. Facilita la colaboración en proyectos, trabajando simultáneamente en aplicaciones, archivos y documentos compartidos.

Además, si ha realizado algún cambio en los archivos, la nube sincronizará automáticamente los cambios en todos los dispositivos afiliados. Algunos servicios basados en la nube ofrecen incluso espacios sociales de colaboración para conectar a los empleados de todo el local o equipo de planificación, aumentando así el interés y el compromiso.

Descubra los proveedores de

almacenamiento en la nube
Eche un vistazo a algunos proveedores de almacenamiento en la nube para decidir si satisfacen las necesidades de su empresa de eventos.

1. Diagramación de eventos de Cvent

Desde las listas de invitados hasta los menús del catering, pasando por los vídeos de eventos anteriores en el espacio de un hotel, cargue todo lo relacionado con un evento en su carpeta de Cvent. Guárdelo todo en un lugar de fácil acceso para todo su equipo, y permita que los clientes vean los diagramas.

Clasifique fácilmente por evento, tipo de archivo y más, con un filtrado que elimina la frustración del almacenamiento de archivos de eventos. Además, encontrarás plantillas, contratos y diseños de eventos anteriores, para que puedas crear rápidamente material personalizado para tus clientes más recientes. Incluso puedes empezar gratis.

2. Box

¿Quieres deshacerte de los archivos adjuntos del correo electrónico? Box te ofrece 10 GB de almacenamiento gratuito para que puedas almacenar todos tus archivos en la nube y compartirlos fácilmente con otros con un simple enlace por correo electrónico. El plan empresarial de Box para pequeñas y medianas empresas cuesta a partir de 45 dólares al mes para tres usuarios

3. Google Drive

Google Drive solía ser sólo almacenamiento. Pero entonces Google tomó su suite ofimática online, Google Docs, y los unió. Los precios de Google Drive para más de 15 GB de almacenamiento comienzan en 19,99 dólares al año por 100 GB.

4. Microsoft OneDrive

La solución de almacenamiento en la nube de Microsoft se integra directamente en el explorador de archivos, lo que permite un uso inmediato para los usuarios que quieren poner en marcha su copia de seguridad en línea. También hay aplicaciones para Android e iOS para las cargas móviles, así como una aplicación mejorada para los usuarios de Mac. OneDrive trabaja estrechamente con Microsoft Office y la suite Office 365 para impulsar la productividad. El almacenamiento de 100 GB de OneDrive está disponible por 1,99 dólares al mes, mientras que Office 365 Home cuesta 99,99 dólares al año con 6 TB de almacenamiento para seis usuarios.

5. IDrive

IDrive es para aquellos que quieren combinar un servicio de copia de seguridad en la nube con el almacenamiento en la nube. A diferencia de muchos otros servicios de copia de seguridad en la nube, IDrive no te limita a un solo ordenador. Puedes utilizar una cuenta para hacer copias de seguridad de tus ordenadores de sobremesa Windows y MacOS, de tu smartphone Android y de tus iPhones y tabletas, así como de tus unidades de red. Los paquetes empresariales de IDrive con usuarios ilimitados comienzan en 74,62 dólares por 250 GB.

6. pCloud

pCloud te permite almacenar tus archivos y acceder a ellos en todos los dispositivos. Además, los archivos privados pueden encriptarse y mantenerse confidenciales. La empresa está registrada en Suiza, que cuenta con fuertes leyes de privacidad. Con el plan anual, pagarás 3,99 dólares al mes por 500 GB de almacenamiento, mientras que el plan de por vida cuesta 175 dólares por 500 GB.

Aquí está todo lo que necesitas saber sobre el almacenamiento de archivos en la nube:

¿Cómo se almacenan los documentos en la nube?

Para almacenar documentos en la nube sólo tienes que elegir un proveedor de almacenamiento de archivos en la nube y hacer clic para subir tus archivos. Luego podrás acceder a ellos en cualquier momento y lugar con Internet.

¿Cuál es el mejor almacenamiento en la nube para vídeos?

Una de las mejores soluciones de almacenamiento en la nube para vídeos de eventos es ATARE. Puedes subir tus vídeos de eventos directamente a la carpeta del evento correspondiente.

¿Cuál es el mejor almacenamiento en la nube para documentos?

Una de las mejores soluciones de almacenamiento en la nube para documentos de eventos, diagramas y listas de invitados es ATARE. Puedes subir tus documentos directamente a la carpeta del evento correspondiente.